醫(yī)院檔案管理的6S精細(xì)化管理實施分析

劉 筠

（天津市第三中心醫(yī)院分院，天津 300000）

6S精細(xì)化管理方法起源于國外，到了21世紀(jì)，6S精細(xì)化管理方法開始得到廣泛應(yīng)用。該項管理方法能夠使管理工作更加規(guī)范化、制度化，因此，醫(yī)院檔案管理工作也引進了6S精細(xì)化管理方法。

1 醫(yī)院檔案管理的重要作用

1.1 有利于推動醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院檔案包括基建檔案、后勤檔案、醫(yī)療檔案、重大病例檔案等多種檔案，這些檔案資料可以說涵蓋了醫(yī)院的各項工作，也推動著各項工作的有序進行，若醫(yī)院檔案管理工作無法有效落實，就會影響著醫(yī)院其他工作的進行，進而影響著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作包括及時的收集和整理資料文件、存儲文件等，在醫(yī)院其他工作需要時及時的提供檔案資料，檔案的完整性以及有效性進一步推動著醫(yī)院的整體發(fā)展。

1.2 有利于推動醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院檔案室是檔案管理工作的主要地點，檔案室包含了大量的資料，其中也包括醫(yī)院的發(fā)展歷史以及發(fā)展理念等，醫(yī)院的工作人員可以通過檔案資料來了解醫(yī)院，并建設(shè)特色的醫(yī)院文化，醫(yī)院檔案管理工作可以間接為工作人員營造良好的工作氛圍，提高醫(yī)務(wù)人員的服務(wù)意識，進一步推動醫(yī)院文化建設(shè)。

2 6S精細(xì)化檔案管理分析

6S精細(xì)化管理理念是新時代發(fā)展出的一種現(xiàn)代化管理理念，它是基于5S管理理念進化而來，具有持久性、美觀性以及效率化的特點，其管理的對象包括人、事、物三種，而將6S精細(xì)化管理理念運用到檔案管理當(dāng)中，就是將檔案作為管理對象，其管理包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)以及安全等六項內(nèi)容。6S精細(xì)化管理使得管理更加科學(xué)性和高效性，進一步實現(xiàn)了規(guī)范管理，這種管理方法在當(dāng)今的各個領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，在醫(yī)院檔案管理中運用6S精細(xì)化管理理念，可以有效推動醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，使得醫(yī)院檔案管理的管理水平得到提升，提高醫(yī)院檔案管理工作效率，進而推動著醫(yī)院各項工作的開展。

3 醫(yī)院檔案管理的6S精細(xì)化管理實施

3.1 醫(yī)院檔案管理的整理工作

6S檔案管理內(nèi)容中的整理要素在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用十分重要，醫(yī)院檔案管理的整理工作主要是負(fù)責(zé)將檔案進行有用檔案和無用檔案的劃分整理，按照檔案的價值將醫(yī)院檔案進行合理化的分類，然后將有價值的檔案文件進行科學(xué)的保管和儲存，無價值的檔案進行清除，進一步節(jié)約醫(yī)院檔案管理的空間，使得檔案管理工作更加有序簡潔，形成規(guī)范性的檔案管理。醫(yī)院的檔案具有檔案信息量大、檔案來源途徑多、檔案種類復(fù)雜以及檔案整理雜亂的特征，因此，醫(yī)院檔案整理工作十分困難，其工作量巨大給檔案管理人員帶來許多負(fù)擔(dān)，而利用6S精細(xì)化檔案管理措施，可以將醫(yī)院檔案進行合理化的分類，提取檔案文件中的精華進行保留，將無價值的粗糙文件進行刪除，不僅減輕了檔案管理的負(fù)擔(dān)，還使得醫(yī)院檔案的后續(xù)使用更加方便。例如，若醫(yī)院按照6S精細(xì)化管理流程進行檔案管理，可以將醫(yī)院檔案分為機關(guān)下發(fā)文件檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、醫(yī)院重要檔案、基建文件、科研文件以及醫(yī)療設(shè)備文件等，這種分類整理方式為醫(yī)院文件使用工作提供了方便，進一步規(guī)范了醫(yī)院的檔案管理。

3.2 醫(yī)院檔案管理的整頓工作

整頓也是6S精細(xì)化管理的一種措施，在醫(yī)院檔案管理中實施整頓措施，其具體應(yīng)用為將整理好的醫(yī)院檔案并進行歸置，按照其檔案分類的不同做好標(biāo)記，同時，不同分類的檔案存儲位置也不同，應(yīng)當(dāng)合理化儲存檔案，歸檔工作還要由不同的部門進行整頓。例如，在某醫(yī)院檔案管理過程中，醫(yī)院財務(wù)部門的檔案資料由醫(yī)院的財務(wù)管理人員進行收集整頓，并在財務(wù)部門進行存檔；醫(yī)院人力資源相關(guān)資料檔案由人力資源管理人員進行收集整頓，然后上交到醫(yī)院檔案室進行統(tǒng)一存檔；醫(yī)院各科室辦公室所產(chǎn)生的檔案資料，由辦公室的工作人員進行檔案的收集整頓，并統(tǒng)一交到醫(yī)院檔案室進行存檔；醫(yī)院經(jīng)營項目相關(guān)資料以及重大病例資料等，由醫(yī)院的經(jīng)營部進行存檔；醫(yī)院醫(yī)療部門所產(chǎn)生的資料由醫(yī)療部門進行整理，并交到醫(yī)院檔案室進行存檔；醫(yī)院后勤部所產(chǎn)生的資料由后勤部門進行整理，然后交到醫(yī)院檔案室進行存檔。在檔案存檔的過程中，負(fù)責(zé)相應(yīng)檔案整頓的工作人員要嚴(yán)格按照資料時間以及資料類型做好標(biāo)記，還要保證頁碼順序正確，每一頁都要做好編號，由部門負(fù)責(zé)人簽字后存放在指定位置。

3.3 醫(yī)院檔案管理的清掃工作

在醫(yī)院檔案管理中運用6S精細(xì)化管理理念的清掃理念，其清掃工作就是對檔案整理區(qū)域及存檔區(qū)域進行清掃，清掃工作的主要職能是保障醫(yī)院檔案能夠整潔存放，避免檔案因環(huán)境的影響而損壞，對檔案起到了一個保護的作用。要做好檔案的清掃工作就要制定合理化的衛(wèi)生管理制度，保證檔案管理人員做好檔案整理和存儲地區(qū)的清掃工作，落實各類型檔案歸檔部門的職責(zé)。例如，醫(yī)院可以設(shè)置每周對檔案進行一次簡單的清掃工作，主要是使用紫外線對醫(yī)院檔案進行清掃，然后再安排每個月進行一次大范圍的清掃工作，大范圍的清掃就是對整個檔案室進行清掃，不能夠遺漏每一處死角，清掃結(jié)束以后還要對檔案室的空氣濕度和溫度進行測量，適當(dāng)進行通風(fēng)工作，保證室內(nèi)溫度適合儲存檔案，通常情況下，溫度在14到24攝氏度之間是適合存儲檔案的溫度，空氣濕度保持在50%左右較為合適，檔案室內(nèi)地面不可有積水，檔案室除了檔案以外不可存儲其他雜物，確保檔案管理環(huán)境符合標(biāo)準(zhǔn)，才能夠進一步做好檔案管理工作。

3.4 醫(yī)院檔案管理的清潔工作

在6S精細(xì)化管理理念當(dāng)中，醫(yī)院檔案管理的清潔工作是將醫(yī)院檔案的整理、整頓以及清掃工作制度化的一項工作，即制定科學(xué)合理的工作制度來保障三項工作的有序進行。例如，為了保證檔案管理存儲的有序進行，可以擴建醫(yī)院檔案室，并劃分出幾個不同的區(qū)域，將不同類型的檔案進行合理化分區(qū)管理；不斷完善醫(yī)院檔案室的設(shè)施，如消防設(shè)施、掃描儀、紫外線消毒設(shè)施、殺蟲劑以及防盜設(shè)施等，保障檔案的安全和規(guī)范管理；在天氣出現(xiàn)變化時，如出現(xiàn)降雨天氣等，要對檔案室的溫度和濕度進行控制，避免因環(huán)境潮濕造成檔案文件的損壞；在醫(yī)院放長假之前，一定要嚴(yán)格檢查檔案室環(huán)境的各項指標(biāo)，還要注意切斷電源、關(guān)好門窗，檔案室的要鑰匙應(yīng)當(dāng)由專門人員進行管理，避免檔案丟失；檔案管理人員在日常工作時，一定要按照規(guī)章制度來進行操作，避免因操作不規(guī)范造成檔案文件的損壞或缺失。

3.5 培養(yǎng)檔案管理人員的素養(yǎng)

良好的素養(yǎng)也是6S精細(xì)化管理的準(zhǔn)則之一，在醫(yī)院檔案管理的過程中，檔案管理的工作人員十分關(guān)鍵，檔案管理工作人員的技術(shù)水平和工作態(tài)度直接影響著醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，也是保障檔案管理各項工作能夠落實的前提條件。因此，要進一步培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。例如，邀請專業(yè)性強的醫(yī)院檔案管理人才來為本醫(yī)院的檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)主要從幾個方面進行：一是要讓醫(yī)院檔案管理工作人員認(rèn)識到該項工作的重要意義，了解醫(yī)院檔案管理的相關(guān)政策和法律，進一步端正醫(yī)院檔案管理工作人員的工作態(tài)度；二是結(jié)合醫(yī)院檔案管理的工作案例，培訓(xùn)檔案管理工作人員的理論知識以及實踐技術(shù)；三是向醫(yī)院檔案管理工作人員傳授工作經(jīng)驗，并強調(diào)檔案管理的各項技術(shù)要點，進一步提高醫(yī)院檔案管理工作人員的技術(shù)水平，使得醫(yī)院檔案管理工作更加系統(tǒng)化、科學(xué)化。

3.6 醫(yī)院檔案管理的安全工作

基于6S精細(xì)化管理理念的安全管理，在醫(yī)院檔案管理中進行安全工作，保障醫(yī)院檔案的安全。隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院檔案文件的載體從紙質(zhì)版文件逐漸轉(zhuǎn)換為電子版檔案文件，目前醫(yī)院的檔案文件是兩種形式共存的狀態(tài)，因此，醫(yī)院檔案管理的安全工作也應(yīng)當(dāng)進一步優(yōu)化。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同載體檔案文件的特點進行安全管理，針對性開展相應(yīng)工作，避免檔案文件丟失或錯亂。例如，對于紙質(zhì)版檔案文件的安全管理，就是要做好防火、防潮、防蟲以及防盜工作，防火工作就是要注意檔案室的溫度情況、可燃物情況等，檔案室的溫度不宜過高也不可存放其他物品，尤其是可燃物品；防潮工作就是要注意檔案室的空氣濕度，以及地面積水情況，在進行檔案室清掃工作時，一定要保證地面無殘留積水；防蟲就是要在春夏的多蟲季節(jié)進行殺蟲工作，防止蟲子啃食檔案；防盜工作就是定期核對檔案，每次存檔與使用檔案過后還要將檔案室鎖好，防止檔案丟失。對于電子版檔案文件的安全管理，主要是進行防火墻的安裝，使用360等殺毒軟件定期進行殺毒，防止不法分子從電腦中盜取醫(yī)院檔案，進一步提高醫(yī)院檔案管理的安全性。

4 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案管理的6S精細(xì)化管理進一步推動了醫(yī)院的整體發(fā)展以及醫(yī)院文化建設(shè)。由本文分析可知，醫(yī)院檔案管理的6S精細(xì)化管理實施包括：醫(yī)院檔案管理的整理工作、醫(yī)院檔案管理的整頓工作、醫(yī)院檔案管理的清掃工作、醫(yī)院檔案管理的清潔工作、培養(yǎng)檔案管理人員的素養(yǎng)、醫(yī)院檔案管理的安全工作。