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      芻議醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策

      2020-02-26 06:14:01
      卷宗 2020年34期
      關(guān)鍵詞:管理者檔案管理信息化

      劉 宇

      (承德市第三醫(yī)院,河北 承德 067000)

      醫(yī)院是尋醫(yī)問藥、救死扶傷的地方,醫(yī)院任何工作的開展都是以檔案為依據(jù)的。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展史的見證,是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,以檔案為依據(jù),可以讓醫(yī)院管理者了解過去、認(rèn)識現(xiàn)在、指導(dǎo)未來,從而不斷提高醫(yī)療服務(wù)水平。但是就目前來看,醫(yī)院管理者對檔案管理工作還不夠重視,檔案工作還停留在傳統(tǒng)模式下,檔案的收集、處理、調(diào)用基本上是靠人工來完成的,這種方式不僅效率低,而且很容易造成檔案的丟失、損壞,進(jìn)而影響到檔案的價值。因此,醫(yī)院管理者要認(rèn)清現(xiàn)狀,高度重視起檔案管理工作,有效應(yīng)對,不斷提高檔案管理水平。

      1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

      1)對檔案管理工作的認(rèn)識不到位?,F(xiàn)階段來看,我國許多醫(yī)院的管理者都對檔案工作不重視,認(rèn)為檔案管理工作不僅不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益,反而需要投入更多的人力、資金等成本。由于醫(yī)院管理者未從思想上重視起檔案管理工作,這也造成檔案管理工作缺少必要的人力、資金支持,檔案工作就無法順利開展下去,檔案的價值就得不到有效利用。

      2)檔案管理方法落后。醫(yī)院經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的檔案,這些檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的依據(jù),及時收集、存儲這些檔案信息尤為重要。但是就目前而言,醫(yī)院在檔案的收集、處理、使用等環(huán)節(jié)還停留在傳統(tǒng)模式下。檔案信息的收集、使用是靠人工來完成,這種人工方式效率非常低,檔案的完整性、真實(shí)性得不到保障;同時,檔案的存儲還是以紙質(zhì)檔案袋為主,這種紙質(zhì)檔案在頻繁的使用過程中容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題,進(jìn)而影響到檔案的價值。

      3)檔案管理制度的不完善。檔案管理工作主要是針對檔案的收集、存儲、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范和約束,而要想保證各項(xiàng)工作的有效開展,健全的制度是關(guān)鍵。就目前來看,醫(yī)院檔案管理制度還存在諸多問題。一方面,醫(yī)院對檔案的收集、存儲、使用等環(huán)節(jié)缺乏有效的規(guī)范,沒有對相關(guān)工作的細(xì)節(jié)作出明確規(guī)定;另一方面,檔案工作的監(jiān)管不完善,檔案工作的監(jiān)督主要集中在事中,事前、事后的監(jiān)管缺失,以至于檔案管理達(dá)不到預(yù)期效果。另外,檔案管理工作職責(zé)沒有落實(shí)下去,缺乏專門的部門和負(fù)責(zé)人,以至于檔案管理工作中的權(quán)責(zé)弄不清楚。

      4)專業(yè)的檔案管理人員不足。醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)性非常高,對檔案管理人員的能力、素養(yǎng)有著很高的要求。然而就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員來看,他們的專業(yè)水平不高,缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識和能力,無法有效進(jìn)行檔案管理。另外,一些檔案管理人員把檔案工作當(dāng)作是一項(xiàng)非常簡單的工作,認(rèn)為檔案管理就是收集資料、整理文件,不愿意付出更多的時間和精力,從而造成檔案信息失真的現(xiàn)象時常出現(xiàn),嚴(yán)重影響到了檔案的價值。

      2 醫(yī)院檔案管理工作中存在問題的有效應(yīng)對

      1)提高思想認(rèn)識。醫(yī)院檔案在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用,以檔案為依據(jù),醫(yī)院可以少走彎路,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展,而要想切實(shí)抓好檔案管理工作,醫(yī)院管理者就必須從思想上重視起檔案管理工作,將檔案管理工作與醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展密切掛鉤[1]。首先,企業(yè)管理者要將檔案管理工作提升日常,明確檔案管理工作的重要性,加大檔案管理工作的宣傳,提高各部門、各科室及相關(guān)負(fù)責(zé)人的思想認(rèn)識;其次,加大資金投入,引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備,為檔案信息化管理提供支持[2]。另外,醫(yī)院要設(shè)立相應(yīng)的部門,負(fù)責(zé)檔案管理工作,以便醫(yī)院檔案能夠及時歸檔、能夠得到有效利用。

      2)加快檔案管理信息化建設(shè)?;卺t(yī)院發(fā)展的需要,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用,不利于檔案的高效開發(fā)與利用,迫切需要改進(jìn)。檔案管理信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理改革的重要目標(biāo),實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,可以節(jié)約檔案管理成本,提高檔案管理效率。首先,醫(yī)院管理者要加大信息化投入,借助信息技術(shù),構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、存儲、調(diào)用等環(huán)節(jié)的信息化操作,徹底取代傳統(tǒng)的手工方式,從而提高檔案管理效率;其次,借助信息技術(shù),將醫(yī)院各部門、各科室有效聯(lián)系起來,形成一個統(tǒng)一的系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的共享,方便檔案工作的高效開展[3-4]。值得注意的時,在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時,要安裝殺毒軟件和防火墻,定期排查計(jì)算機(jī)系統(tǒng),保證檔案信息系統(tǒng)安全,防止檔案信息被竊取、篡改。

      3)完善檔案管理制度。在醫(yī)院檔案管理工作中,制度是根本,只有建立起完善的制度,在制度上對檔案管理工作進(jìn)行全面的規(guī)定,檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展。首先,醫(yī)院要建立起完善的檔案管理制度,從制度層面對檔案的收集、存儲、調(diào)用等環(huán)節(jié)作出詳細(xì)的規(guī)定,明確檔案管理目標(biāo),以制度來約束檔案管理工作;其次,建立審查制度,檔案信息歸檔前,要對檔案信息進(jìn)行核對和檢查,確保檔案信息真實(shí)、完整;再者,建立有效的監(jiān)督機(jī)制,對檔案工作全過程進(jìn)行監(jiān)督,確保檔案工作符合規(guī)范及相關(guān)要求[5]。另外,要落實(shí)責(zé)任制,明確檔案工作中的權(quán)責(zé)利關(guān)系,將檔案管理工作職責(zé)落實(shí)到具體人身上,從而提高檔案管理者的責(zé)任心。

      4)強(qiáng)化專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。作為檔案管理工作的主體,提高檔案管理人員的能力水平尤為重要。首先,加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn),包括檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、檔案管理專業(yè)知識及能力,全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平;其次,對外引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才,壯大檔案管理人才隊(duì)伍,為檔案管理工作的高效開展提供人才支持;再者,對檔案管理人員進(jìn)行再教育、再培訓(xùn),引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)“工匠精神”,讓檔案管理人員在工作崗位中踐行“工匠精神”,從而提高檔案工作實(shí)效[6]。作為檔案管理人員,要認(rèn)識到自己的職責(zé)所在,不斷學(xué)習(xí),完善自身知識結(jié)構(gòu),提升自己的業(yè)務(wù)能力,從而更好地迎合醫(yī)院檔案管理工作的需要。

      3 結(jié)語

      綜上,醫(yī)院檔案管理工作十分重要,與醫(yī)院的生存發(fā)展密切相關(guān),做好檔案管理工作,可以全面、真實(shí)地反映醫(yī)院經(jīng)營實(shí)況,以便醫(yī)院管理者制定科學(xué)的經(jīng)營決策?,F(xiàn)行社會形勢下,醫(yī)院管理者要正視檔案管理工作,完善檔案管理制度,加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn),加快檔案管理信息化建設(shè),從而促進(jìn)檔案工作有序、高效開展,更好地服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。

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