機(jī)構(gòu)改革背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作芻議

張亞茹

（承德市避暑山莊博物館，河北 承德 067000）

人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)組織在人事活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值、反映個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等的文件資料，與人才考察、任免、入黨、調(diào)動(dòng)、退休等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，人事檔案管理成為事業(yè)單位人事部門(mén)的常項(xiàng)工作之一。隨著機(jī)構(gòu)改革和人事制度改革的深入，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用普及，事業(yè)單位人事檔案管理工作效率得以顯著提升。然立足當(dāng)前，人事檔案管理狀態(tài)仍不盡如人意，難以達(dá)到相關(guān)要求。基于現(xiàn)階段人事檔案現(xiàn)狀及檔案管理工作實(shí)際，剖析不足，應(yīng)著力建立合乎單位發(fā)展的管理模式。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）人事檔案形成過(guò)程中其本身存在的問(wèn)題，主要分為以下兩個(gè)方面：一是材料不齊全。納入人事檔案收集范疇的資料眾多，涉及干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位、考察鑒定、職稱(chēng)評(píng)審、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等等，且收集環(huán)節(jié)較多，不同環(huán)節(jié)都會(huì)形成新的信息資料，需要不間斷的添加完善，這就容易出現(xiàn)材料缺失、不齊全的問(wèn)題；二是材料不規(guī)范、不準(zhǔn)確。由于歷史和個(gè)人原因?qū)е滦畔⒂涊d的不準(zhǔn)確、材料填寫(xiě)不規(guī)范，如“三齡”前后不一致、全日制學(xué)歷和參加工作時(shí)間沖突。

2）支撐人事檔案信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施落后、硬件設(shè)備薄弱，檔案保管方式傳統(tǒng)保守。近年來(lái)，事業(yè)單位為提高工作效率，在辦公自動(dòng)化上下足了功夫，但檔案信息化與之相比仍顯落后，主要體現(xiàn)在兩方面：一是保管方式落后，目前事業(yè)單位人事檔案仍以紙質(zhì)為載體，檔案資料的編目、查閱、提取完全依賴(lài)人工，沒(méi)有建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)；二是檔案室的硬件設(shè)備捉襟見(jiàn)肘，計(jì)算機(jī)多為日常辦公設(shè)備更新?lián)Q代的產(chǎn)物，未添置掃描儀等必需品，致使人事檔案的收集、整理、查詢(xún)難度增大，檔案管理工作枯燥、重復(fù)、繁瑣， 效率低下。

3）人事檔案管理工作缺乏專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人才和專(zhuān)業(yè)對(duì)口的檔案管理人才，人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。在具有保存人事檔案權(quán)限的事業(yè)單位中，幾乎未設(shè)置專(zhuān)職檔案管理員。雖然近幾年的事業(yè)編招聘考試成擴(kuò)招趨勢(shì)，但職位表中設(shè)置檔案管理專(zhuān)業(yè)的崗位少之又少。檔案管理工作多由擔(dān)任其他職務(wù)或負(fù)責(zé)其他事務(wù)的人事科科員兼任，其所接受的檔案管理理論知識(shí)多為自學(xué)及老一代經(jīng)驗(yàn)傳承，常規(guī)培訓(xùn)也不夠系統(tǒng)化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員的理論知識(shí)更新不及時(shí)，對(duì)檔案工作的了解還停留在表面，對(duì)信息的綜合研判能力有待加強(qiáng)，難以保證人事檔案管理工作的科學(xué)性。

4）人事檔案利用率不高，其利用價(jià)值和所蘊(yùn)含的信息未得到充分挖掘。人事檔案與其他領(lǐng)域的文書(shū)檔案、科技檔案的不同在于其具有很強(qiáng)的保密性，人事檔案的查詢(xún)、利用甚至是銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的程序性要求和實(shí)體性規(guī)定。雖具有保密性，但卻不應(yīng)該被束之高閣，因?yàn)樗哂泻艽蟮睦脙r(jià)值。而目前人事檔案的利用價(jià)值只是體現(xiàn)在政審、調(diào)升工資以及職務(wù)變動(dòng)中，在人才選拔等方面的作用并沒(méi)有真正體現(xiàn)出來(lái)，這就難以實(shí)現(xiàn)信息的綜合利用和分析。

2 解決事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的合理化建議

1）人事檔案資料的形成、收集、分類(lèi)、編目、裝訂、查詢(xún)、利用和銷(xiāo)毀應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，保證收集到的材料具有比較高的完整性，若不完整，及時(shí)告知個(gè)人檔案資料的缺失情況，使其協(xié)助單位完成資料的查缺補(bǔ)漏；資料收集完成后，檔案管理員要運(yùn)用相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，發(fā)揮自身專(zhuān)業(yè)能力，對(duì)信息進(jìn)行研判和甄別，將無(wú)效信息過(guò)濾出去，將錯(cuò)誤信息重新認(rèn)定，確保檔案資料的科學(xué)性和客觀性。這樣有助于讓人事檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大，為單位的發(fā)展提供助力。

2）適當(dāng)加強(qiáng)在檔案管理工作方面的物力和財(cái)力投入，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息化建設(shè)。的事業(yè)單位資金投入應(yīng)向人事檔案管理部門(mén)傾斜，建立一個(gè)具有防盜、防潮、防火的多功能檔案室；添置計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化提取，完成人事檔案資料的信息錄入工作，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展形成推動(dòng)。

3）結(jié)合單位實(shí)際情況，合理調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，打破兼職模式的束縛，為檔案管理工作提供可靠的人才支持和保障。增加檔案管理人員數(shù)量，選聘政治站位高、專(zhuān)業(yè)對(duì)口、掌握一定信息技術(shù)、耐心細(xì)致、具有高度負(fù)責(zé)精神的人員作為專(zhuān)職檔案管理員，充實(shí)到檔案管理建設(shè)隊(duì)伍中來(lái)；充分發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡(luò)教學(xué)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作者關(guān)于檔案學(xué)、人力資源管理學(xué)和計(jì)算機(jī)科學(xué)等方面的理論知識(shí)培訓(xùn)，保障整體工作的專(zhuān)業(yè)性和先進(jìn)性；還可開(kāi)展檔案管理技能比拼活動(dòng)，提高檔案管理人員工作的積極性，促進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展。

4）挖掘人事檔案的潛在信息，提高檔案利用價(jià)值。建立檔案優(yōu)化管理和利用的長(zhǎng)效機(jī)制，不斷探索和挖掘干部人事檔案的優(yōu)勢(shì)。首先檔案管理人員應(yīng)緊隨人事制度改革的步伐，及時(shí)更新觀念，了解最新的人才政策，發(fā)現(xiàn)人才流動(dòng)規(guī)律，清楚組織人事部門(mén)的現(xiàn)實(shí)需要，及時(shí)主動(dòng)的提供全面、完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息，為人事管理工作服務(wù)；其次，傳統(tǒng)的人事檔案材料多注重政治歷史和思想品德等方面的內(nèi)容，缺乏反映職工工作實(shí)績(jī)和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料，導(dǎo)致人事檔案在選拔任用人才方面利用價(jià)值不高。因此，應(yīng)優(yōu)化人事檔案內(nèi)容，在檔案原有材料的基礎(chǔ)上加入能反映職工技術(shù)水平、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、個(gè)人征信和特殊貢獻(xiàn)的資料，使檔案的利用既能滿(mǎn)足組織人事部門(mén)的要求，又能滿(mǎn)足職工個(gè)人生涯的發(fā)展需求。

3 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作，作為事業(yè)單位統(tǒng)籌全體工作中的一項(xiàng)重要工作，對(duì)于事業(yè)單位更充分的履行社會(huì)責(zé)任有著重要的作用。只有解決好檔案本身存在的歷史問(wèn)題，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，充分挖掘人事檔案的利用價(jià)值等多措并舉，才能讓陳列在檔案室里的一本本人事檔案“活”起來(lái)，從檔案層面上實(shí)現(xiàn)“人盡其才”，促進(jìn)事業(yè)單位的決策科學(xué)化，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。