高校檔案管理工作中存在的問題及對策研究

麗 麗

（赤峰學(xué)院檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案作為高校文化在不同發(fā)展階段記錄載體之一，記載著高校在教學(xué)科研等各項(xiàng)管理工作中產(chǎn)生的各類文件、圖表、照片、錄像、實(shí)物等檔案材料，這些寶貴財(cái)富承載了高校辦學(xué)歷程，傳承著高校文化，對高校科學(xué)發(fā)展起著歷史性重要的作用。做好高校檔案管理工作是確保高校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。高校檔案管理作為高校教育教學(xué)工作的一部分，隨著當(dāng)前教育教學(xué)工作的改革與發(fā)展，檔案工作者面臨的新挑戰(zhàn)是怎樣建立健全高校檔案管理工作規(guī)范適應(yīng)高校教育教學(xué)管理新模式及如何加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，高質(zhì)量地為檔案利用者提供檔案服務(wù)。作者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)從以下幾個方面分析了高校檔案管理的存在的幾點(diǎn)問題及解決對策。

1 高校檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理規(guī)范化落實(shí)不到位。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。高等院校檔案室應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作規(guī)范完成日常檔案收集歸檔及檔案利用服務(wù)工作，但是在實(shí)際工作中執(zhí)行和遵守檔案管理規(guī)范開展工作時遇到實(shí)際問題很多，在多年的檔案管理實(shí)踐中體會到因二級單位檔案管理人員流動性和不穩(wěn)定性以及二級單位部分兼職檔案員沒有受過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，兼職檔案員在單位還擔(dān)任著其他業(yè)務(wù)工作，對檔案收集工作的認(rèn)識沒有提到一定的高度，對檔案工作的重要性認(rèn)識欠缺沒能把檔案管理工作擺在與日常教學(xué)管理工作同等位置，使得檔案收集歸檔工作難度加大。部分應(yīng)歸檔的文件流失在外不能及時存檔，存檔文件形式單一，基本以紙質(zhì)材料為主，一些重要的影響、照片、實(shí)物等檔案資料沒能及時歸檔保存。檔案室工作人員指導(dǎo)不及時，二級單位檔案員在分類過程中憑著自己的理解對檔案進(jìn)行分類歸檔，沒有按著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化來進(jìn)行分類歸檔，出現(xiàn)歸檔文件缺附件、缺公章、有批復(fù)沒請示、分類不準(zhǔn)確、歸檔文件不完整、保管期限劃分不準(zhǔn)確，歸檔檔案不規(guī)范收集檔案的完整性和規(guī)范性達(dá)不到檔案歸檔要求。各教學(xué)二級單位應(yīng)把檔案文字資料收集整理移交到綜合檔案室，再由負(fù)責(zé)各類的檔案管理人員對不符合檔案歸檔要求的文件一一檢查，指導(dǎo)二級單位檔案管理人員補(bǔ)充完成后移交檔案室歸檔保存。

2）檔案管理模式落后。高校教育教學(xué)離不開檔案信息數(shù)字化管理。目前高校教職員工對檔案管理工作的內(nèi)容了解不夠，高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，不能給檔案工作人員提供高效的數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)。

近年來隨著各行業(yè)對檔案管理制度的完善在錄用人員和職稱聘任、人員考核、畢業(yè)證丟失等都會用到個人學(xué)籍檔案。學(xué)校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是檔案室查閱利用較高的檔案門類，例如：我院2019年利用學(xué)籍檔案查閱率為例，全年查閱利用學(xué)籍檔案2123人次。就查閱檔案現(xiàn)狀來看，我們至今還停留在人工手工查找方法，查一個學(xué)籍檔案須要學(xué)生的錄取花名冊，學(xué)籍檔案，成績，畢業(yè)生花名冊，查閱利用一次學(xué)籍檔案須至少須要5分鐘時間，在學(xué)生利用檔案高峰就會給我們查閱利用工作帶來很大壓力，檔案利用工作急需改進(jìn)信息數(shù)字化管理檔案迫在眉睫。

3）檔案室工作人員年齡偏大。由于對檔案管理工作的偏見，認(rèn)為檔案管理工作不適合年輕人，工作單一，工作崗位平凡目前檔案管理工作的人員雖業(yè)務(wù)能力過硬但年齡都偏大，對新事物接收能力慢，對網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式有著強(qiáng)烈的渴望但心有余力不從心。檔案工作從傳統(tǒng)的手工整理到網(wǎng)絡(luò)信息化管理必須有新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)人才來彌補(bǔ)檔案隊(duì)伍老齡化，從而更好地完成新老接替推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的整體工作水平的提升。

2 加強(qiáng)高校檔案管理的對策

1）加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理。高校檔案管理是高校管理工作不可分割的一部分，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是推進(jìn)高校檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。嚴(yán)格按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》執(zhí)行高等學(xué)校檔案管理工作。高校檔案管理專職檔案人員要有較高的文化素養(yǎng)和現(xiàn)代管理技能，同時也要具有較高的政治理論水平，能科學(xué)地制定高校檔案管理事業(yè)發(fā)展長期規(guī)劃，制定完整的檔案管理工作制度，加強(qiáng)檔案管理工作做到每一項(xiàng)工作都落實(shí)到人有章可循，抓好檔案形成部門與收集部門的交接工作。檔案員要與各教學(xué)單位的檔案管理人員相互配合及時收集齊全檔案材料，保證檔案的完整性，凡不符合要求的案卷限期改正后再移交檔案室。檔案工作者不僅要與二級單位檔案員做好溝通工作，也要宣傳講解檔案業(yè)務(wù)知識，做到職工和學(xué)生都對檔案工作有一定的認(rèn)識，在師生中開展問卷調(diào)查，網(wǎng)上答題等形式多樣的活動，掌握師生對檔案的了解程度，開辦校園網(wǎng)宣傳欄，利用室藏實(shí)物檔案舉辦實(shí)物檔案展覽讓師生了解學(xué)校的發(fā)展歷程。 讓師生真證了解檔案歸檔的意義，加強(qiáng)檔案室歸檔率和提高對檔案的認(rèn)識增加檔案室歸檔材料多樣化。通過一個個實(shí)例比如，學(xué)生在丟失個人畢業(yè)證時就要通過到畢業(yè)學(xué)校查閱學(xué)籍檔案辦理學(xué)歷證明以證明此人是本校畢業(yè)生。對教師而言比如評職稱時統(tǒng)計(jì)課時量，查閱獲獎情況，查找晉升職務(wù)職稱時間等都要通過查找檔案來證明考證。

2）加強(qiáng)檔案信息化管理。數(shù)字檔案建設(shè)是一個高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的復(fù)雜性系統(tǒng)工程，必須有高素質(zhì)的專業(yè)檔案人才隊(duì)伍來運(yùn)轉(zhuǎn)，因此培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才提升檔案人員業(yè)務(wù)水平、更新業(yè)務(wù)知識是當(dāng)前檔案室迫不及待地工作任務(wù)。信息化的管理手段改變了傳統(tǒng)手工整理檔案的歷史，不僅是檔案管理水平地提高也是適應(yīng)社會快速發(fā)展和高校改革大局。網(wǎng)絡(luò)信息化管理提高了檔案準(zhǔn)確率，大大減少檔案利用時人工查找的繁瑣性，減少查找中的失誤率。為保證檔案管理軟件及軟件環(huán)境的安全，對檔案軟件運(yùn)行情況定期進(jìn)行檢查，確保檔案系統(tǒng)在安全環(huán)境下工作。

3）加強(qiáng)自身建設(shè)培養(yǎng)檔案人才。檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)掌握電腦操作常識也要熟練運(yùn)用新時期信息化的檔案管理知識，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的自身建設(shè)是推進(jìn)檔案工作在新的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)過程中重要任務(wù)。培養(yǎng)檔案技術(shù)過硬的網(wǎng)絡(luò)管理人才利用信息化管理檔案、利用檔案，給檔案管理隊(duì)伍增加專業(yè)技術(shù)人員。通過參加盟市檔案局舉辦的線上、線下學(xué)習(xí)從而提高檔案信息化管理水平，有效地提高工作效率。如今高校提高了檔案信息軟硬建的投入增加了檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才改進(jìn)工作環(huán)境為檔案信息化提供有力保障的同時調(diào)動了檔案管理人員的工作干勁，加強(qiáng)了檔案管理隊(duì)伍人才檔案管理信息化更加完善，更好得為高校教育發(fā)展提供檔案服務(wù)。

總之，檔案管理工作對于學(xué)校檔案各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展而言是非常重要的。高校的檔案管理工作還存有與時代脫鉤落后現(xiàn)象，推進(jìn)高校檔案信息化管理的步伐必須提高教職工檔案管理意識、完善檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍配置，檔案管理工作要與時俱進(jìn)，緊跟學(xué)校發(fā)展步伐，做好信息化建設(shè)。