數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

王 成

（遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展促進(jìn)中心，遼寧 丹東 118200）

檔案管理是屬于事業(yè)單位的一部分。檔案管理對(duì)于由于它本身性質(zhì)的特殊性，使得它與其他上社會(huì)上的檔案管理軟件有著非常大的不同。然而事業(yè)單位作為我國為數(shù)不多，且極具有特色的企業(yè)之一，它的運(yùn)轉(zhuǎn)流程也是非常的不簡單。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，我們可以將社會(huì)上的一些活動(dòng)以及服務(wù)中的相關(guān)資料信息進(jìn)行管理歸納。由于這些檔案的資料信息比較多且非常繁瑣。因此，找到一種更為高效的方案去提高檔案管理的工作效率是非常有必要的。在信息化時(shí)代，我們就應(yīng)該積極讓數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中。

1 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作的含義及發(fā)展意義

1.1 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的含義

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展非常之快，各種信息數(shù)據(jù)急劇增加，慢慢的數(shù)字化技術(shù)就產(chǎn)生了且大數(shù)據(jù)得到了大力的推廣發(fā)展。然而，什么是數(shù)字化技術(shù)呢？數(shù)字化技術(shù)其實(shí)就是由于各種信息數(shù)據(jù)非常多且非常繁雜，人們不能及時(shí)得到這些數(shù)據(jù)，而且對(duì)于這些繁多的數(shù)據(jù)不能進(jìn)行及時(shí)的加工處理。然而在當(dāng)今社會(huì)所發(fā)展出來的軟件中，也沒有哪個(gè)軟件可以在一定的時(shí)間沒對(duì)這些大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸類整理，甚至查詢檢測都是非常的困難。但是數(shù)字化技術(shù)卻可以對(duì)這些繁雜瑣碎的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的檢索查詢，并且對(duì)這些數(shù)據(jù)信息可以做到高效專業(yè)的處理，節(jié)省了大量的人力物力，并且將資源都有效的利用。大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，為我們的生活帶來了巨大的改變，改變了人們的生活方式。當(dāng)然，與此同時(shí)，繁雜瑣碎的檔案管理工作也得到了快速的發(fā)展，檔案管理的工作數(shù)據(jù)也在快速的增長。

1.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

利用先進(jìn)的高科技信息化技術(shù)，工作人員可以高效快速的將檔案信息進(jìn)行快速的處理整合。再者文書檔案管理工作進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化管理的浪潮中，有利于快速提高有關(guān)事業(yè)單位的檔案管理的工作水平。在當(dāng)今信息化繁多的時(shí)代，如何順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)字化技術(shù)提高文書檔案的管理工作，是各個(gè)有關(guān)機(jī)關(guān)單位以及事業(yè)單位高度重視的一個(gè)問題。再者，利用數(shù)字化時(shí)代發(fā)展檔案管理工作也是為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。通過互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，利用數(shù)字化技術(shù)還有一個(gè)優(yōu)勢。那就是可以讓相關(guān)單位的檔案管理有效的進(jìn)行資料共享。這樣可以很大程度的滿足相關(guān)單位檔案管理工作人員的不同需求，提高了工作人員的工作效率。

2 數(shù)字化技術(shù)下檔案管理出現(xiàn)的問題

2.1 對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不足

檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，它包括了對(duì)數(shù)據(jù)信息的整理，歸納，處理，檢索等一系列工作。所以，高效率的完成這項(xiàng)工作，我們必須采用一些高科技手段。所以，我們需要利用高科技的產(chǎn)品輔助工作，必須首先充分了解檔案工作，然后積極利用數(shù)字化技術(shù)處理這些方案數(shù)據(jù)信息。由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，工作人員認(rèn)為檔案管理工作沒有什么技術(shù)性可言，就是簡單的重復(fù)著整理歸納資料的工作，認(rèn)為她們也不能為檔案工作作出貢獻(xiàn)，從而創(chuàng)造有用的價(jià)值。這種傳統(tǒng)觀念嚴(yán)重影響著檔案管理的發(fā)展，制約著檔案管理工作的改革步伐。

2.2 檔案資料的保存問題

對(duì)于檔案資料的保存問題是制約檔案管理快速發(fā)展的一個(gè)重要因素。因?yàn)樵诋?dāng)今社會(huì)，這些有關(guān)的檔案資料都是保存在相關(guān)的檔案資料室中的。工作人員采用紙質(zhì)材料對(duì)這些檔案進(jìn)行管理保存。采用紙質(zhì)形式的管理，暴露了許多現(xiàn)實(shí)性的問題。例如，紙質(zhì)容易腐爛，而且存放時(shí)間不夠長，且查找起來非常的麻煩。還有的問題就是在這些檔案管理室中，有許多閑雜人員，且這些工作人員對(duì)于文件的管理手機(jī)整理不夠集中，這樣一來，想要查找一些檔案信息就是非常的困難了。然而，紙質(zhì)的檔案管理還有一個(gè)非常大的缺點(diǎn)就是對(duì)于需要修改的地方，非常麻煩。用紙質(zhì)保存檔案資料，非常不容易修改。而且這樣一來，檔案管理的工作效率非常的低且管理手續(xù)繁雜。而且，對(duì)于紙質(zhì)式的檔案管理工作成本價(jià)值也是非常的不菲。這些問題的產(chǎn)生都將嚴(yán)重制約文書檔案管理工作的快速發(fā)展，影響社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。所以，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中是非常有必要的。

2.3 檔案管理工作人員的專業(yè)情況

對(duì)于檔案管理工作來講，我們必須 有效的利用高科技數(shù)字化技術(shù)。只有這樣，才能很大程度的高效快速的處理信息以及相關(guān)數(shù)據(jù)，但是，利用高科技信息化技術(shù)是一個(gè)方面，而檔案管理工作的工作人員的專業(yè)素質(zhì)更是一個(gè)重要的因素。由于相關(guān)單位的檔案資料與信息是一些非?？菰餆o味的數(shù)字，而且工作也是非常的單調(diào)。如果我們想要更高質(zhì)量的處理這些檔案信息。必須首先利用先進(jìn)的高科技數(shù)字化技術(shù)，工作人員可以高效快速的處理信息以及數(shù)據(jù)。而且還有的還會(huì)出現(xiàn)不會(huì)整理數(shù)據(jù)信息等等錯(cuò)誤。

3 將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中

3.1 高度重視數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中

工作人員內(nèi)心必須高度重視自身的數(shù)字化發(fā)現(xiàn)，從而有效的應(yīng)用在檔案管理工作，加強(qiáng)工作人員的意識(shí)教育。利用先進(jìn)的高科技信息化技術(shù)，工作人員可以高效快速的處理信息以及數(shù)據(jù)，從而將事業(yè)單位的檔案管理工作充分的融入到當(dāng)今快速發(fā)展的信息化時(shí)代。在科學(xué)的基礎(chǔ)上確?；鶎尤藛T的信息檔案可以等到安全的管理，并且有關(guān)信息化的管理都是繁瑣的，不可避免的出現(xiàn)雜亂的現(xiàn)象，這就需要管理人員的耐心，更需要制定合理的保存措施來降低信息化混亂的問題。在科學(xué)的基礎(chǔ)上，通過加強(qiáng)對(duì)電子產(chǎn)品的運(yùn)用，來加強(qiáng)數(shù)字化儲(chǔ)存的安全性和長久性。在正規(guī)的保存軟件中，把重要性的信息進(jìn)行分類、排序和保存從而可以進(jìn)一步的加強(qiáng)信息的安全性，還提高了信息的整齊化保存。一舉兩得。隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的運(yùn)用能力也是逐步的提升。所以，在信息管理方面我們也要積極的參與到數(shù)字化技術(shù)的好處中去，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也減輕了人力的使用。更多的依托科技的力量。

3.2 改革創(chuàng)新檔案的保存問題

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，我們對(duì)于檔案的管理工作要進(jìn)行及時(shí)的改革創(chuàng)新。因?yàn)?，我們已?jīng)充分意識(shí)到紙質(zhì)版的檔案管理嚴(yán)重制約著檔案管理工作的快速發(fā)展。所以，我們要積極改革創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代潮流，利用高科技數(shù)字化技術(shù)去保存檔案信息。這樣以來，工作人員可以高效快速的處理這些檔案信息以及數(shù)據(jù)，讓其快速的發(fā)展。

3.3 提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

任何事業(yè)的發(fā)展都需要專業(yè)的人才，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作在利用數(shù)字化技術(shù)處理信息的基礎(chǔ)上，還要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力。企業(yè)也應(yīng)積極開展教育，讓工作人員多進(jìn)行學(xué)習(xí)。從而促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，要想檔案管理工作發(fā)展的風(fēng)生水起，必須有效的利用數(shù)字化技術(shù)以及專業(yè)的工作人員高度重視。只有這樣，檔案管理工作才能發(fā)展的更好。