大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變化研究

任 杰

（山東省濱州市招生考試服務(wù)中心，山東 濱州 256602）

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展和進步，已逐漸滲透到人們?nèi)粘Ｉ钪械姆椒矫婷?，并且給人們帶來了極大的便利。同時，在現(xiàn)階段的時代背景下，檔案管理工作也出現(xiàn)了很大的變化，且面臨著較大的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，其中發(fā)展機遇主要體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)背景下具有豐富的資源和各項先進技術(shù)，通過對這些技術(shù)和資源進行充分利用，能夠大大減少工作人員的工作量；挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在檔案存儲數(shù)量不斷增多，既加大了工作人員的壓力，也讓查找與服務(wù)工作的展開更加困難[1]。檔案管理工作具體指對一些具有價值的檔案進行保存與保管，從而為相關(guān)單位、機構(gòu)或是個體提供相應(yīng)的服務(wù)。為能夠提高檔案管理的有效性，相關(guān)人員需要積極轉(zhuǎn)變自身以往的檔案管理模式和理念，不斷完善相關(guān)制度，從而較好地應(yīng)對大數(shù)據(jù)背景下所遇到的挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理思維的變化

1.1 網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維

在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理思維發(fā)生了很大的改變，其中網(wǎng)絡(luò)化思維與檔案管理的共享性之間相互影響，密不可少。通過實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠讓檔案管理服務(wù)不再受限于時間、空間及利用手段等，由點對點的檔案查詢服務(wù)形式轉(zhuǎn)變成了點對面的網(wǎng)絡(luò)化思維形式，只需一個查詢系統(tǒng)或是客戶端就能夠滿足使用者的需求。根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的共享性特征，搭建網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)思維模式，也就是借助先進的設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確的查找，并有效提高檔案信息的針對性，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[2]。同時，隨著時代的不斷發(fā)展，檔案服務(wù)模式也會隨之進一步升級轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化思維模式既使以往的檔案存儲方式發(fā)生改變，節(jié)省了檔案管理成本，減少了相應(yīng)的物理風(fēng)險，還能夠促使管理人員更加高效簡便的進行檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理及保管工作，更好地滿足不同使用者豐富多樣且個性化的服務(wù)需求。

1.2 專業(yè)化思維

檔案管理模式專業(yè)化思維主要體現(xiàn)在以下三個方面：1）檔案管理人員的專業(yè)化，通過組建專門檔案管理工作部門，對先進的信息化、數(shù)字化技術(shù)進行充分利用，從而更加簡便快捷的處理龐大的電子檔案數(shù)據(jù)信息，而在這一過程中，必須確保檔案管理人員具備較強的檔案管理專業(yè)化意識，其能夠充分認(rèn)識到檔案管理和信息技術(shù)之間存在的密切聯(lián)系；2）檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)的專業(yè)化，通過對原有的設(shè)備的專業(yè)化、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的專業(yè)化平臺進行有效應(yīng)用，來對檔案數(shù)據(jù)信息的收集環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格監(jiān)督與控制，既要保證信息的真實性和充分性，還應(yīng)對各類檔案數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)性進行深入、準(zhǔn)確地挖掘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和存儲的一體化管理，借助先進的網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)來有效提高檔案數(shù)據(jù)的安全性[3]；3）檔案管理模式的專業(yè)化，其滲透在檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)之中，管理人員需要結(jié)合自身具體情況，對專業(yè)的檔案管理技術(shù)和管理手段進行有效使用，強化與其他部門的溝通交流，建立完善的檔案管理信息平臺，從而對整個檔案工作進行綜合管理，為使用者提供專業(yè)、科學(xué)的信息服務(wù)。

1.3 信息化思維

信息化思維具體指技術(shù)人員在大數(shù)據(jù)視角下重新認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)，對檔案管理工作的矛盾點和聯(lián)系點進行全面分析，并有效處理相關(guān)問題，從而有效促進檔案管理工作的有序展開。其中信息化思維也涉及檔案數(shù)據(jù)信息化模式的轉(zhuǎn)變，通過對掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫處理技術(shù)等進行充分應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變成電子檔案資料，從而有效避免以往紙質(zhì)檔案資料保存中存在的損壞、遺失等問題的發(fā)生。關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)，主要內(nèi)容為：1）構(gòu)建全方位數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫；2）全數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫；3）實現(xiàn)檔案資源的數(shù)據(jù)化管理。通過實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)，不僅能夠更好地適應(yīng)于檔案管理的數(shù)字化發(fā)展規(guī)律，且能夠顯著提高檔案數(shù)據(jù)信息化管理效率，促使檔案信息資源得到更加充分的利用[4]。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理手段的變化

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理手段出現(xiàn)較大的變化，如：在檔案采集、檔案處理、檔案保管等方面都發(fā)生變化，下面對之做具體分析：

2.1 檔案采集和處理方式的變化

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員可利用標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)平臺來進一步拓展和延伸數(shù)據(jù)來源渠道，對具有極高價值的數(shù)據(jù)資料進行有效整合，不斷豐富數(shù)據(jù)種類與數(shù)目，優(yōu)化檔案歸檔流程，且通過對數(shù)據(jù)資料進行科學(xué)有效地整理，能夠建立起相對完善的數(shù)據(jù)庫，以便使用者能夠更加簡便迅速的獲取到所需數(shù)據(jù)信息，還能夠大大提高檔案管理的工作效率和檔案數(shù)據(jù)處理質(zhì)量。同時，對于檔案的翻閱與校對，可依據(jù)相關(guān)規(guī)范和要求來剔除一些無用信息，增加新的極具價值的信息，確保檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性[5]。而針對檔案信息的存儲，可以記錄下數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時間，設(shè)置存儲時長，對檔案內(nèi)容與空間進行有效改善。

2.2 檔案保管形式的變化

在以往的檔案管理模式下，大多數(shù)檔案材料都是紙質(zhì)版的，很少有電子檔案，且這些少數(shù)的電子檔案都是管理文件或是視頻，以光盤的形式進行存儲，無需花費大量的檢索時間和管理成本。然而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的數(shù)據(jù)種類出現(xiàn)了很大的變化，呈現(xiàn)出豐富的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，包括：文本、圖片、音頻、視頻、多媒體鏈接、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，特別是當(dāng)前郵件、網(wǎng)頁等非結(jié)構(gòu)化或是半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)不斷增多，這時若依然使用網(wǎng)盤來存儲這些數(shù)據(jù)信息，是無法滿足現(xiàn)階段檔案存儲的需求，故而需要采用適宜的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)存儲方式對半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行更好地兼容，從而確保檔案數(shù)據(jù)得到更好地分析與挖掘。同時，檔案管理人員借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對龐大的檔案信息進行更加高效的處理，且能夠?qū)n案數(shù)字化所需的各種資源進行科學(xué)調(diào)配，從而在極大程度上節(jié)省檔案管理成本，為使用者提供更加高效的檔案檢索服務(wù)[6]。

2.3 檔案使用機制的變化

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的使用機制所涉及的對象、手段、載體及內(nèi)容均出現(xiàn)了很大的轉(zhuǎn)變，且逐漸實現(xiàn)豐富性、時效性、個性化等。具體體現(xiàn)在以下幾點：1）使用者多元化。在以往的檔案管理模式下服務(wù)對象只是局限在內(nèi)部使用，而在大數(shù)據(jù)時代下使用者范圍得到進一步擴展，讓每一個外力成員均能夠成為檔案管理的潛在使用者；2）載體豐富化。當(dāng)下的數(shù)據(jù)存儲方式不僅有以往的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)存儲方式，還有圖片、音頻、多媒體鏈接等半結(jié)構(gòu)化與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的儲存方式，從而大大提高了檔案數(shù)據(jù)信息查找和應(yīng)用的便捷性；3）內(nèi)容集成化。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，既能夠增加檔案數(shù)據(jù)資料的廣泛性，還能夠?qū)ο嗷ブg的聯(lián)系性進行挖掘[7]。同時，隨著檔案使用者的需求的轉(zhuǎn)變，逐漸不再注重檔案數(shù)據(jù)的廣泛性，而是更加追求檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性價值；4）服務(wù)便捷化與個性化。特別是網(wǎng)絡(luò)化的檢索查詢服務(wù)體驗，讓使用者能夠隨時隨地、高效快捷檢索查詢到所需信息。

2.4 檔案安全保障的變化

安全是檔案管理工作中最為核心的一環(huán)，管理人員必須充分保障檔案數(shù)據(jù)資料的安全性與穩(wěn)定性，以此來確保檔案資料得到充分的利用。在大數(shù)據(jù)時代背景下，紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全管理也遇到了諸多挑戰(zhàn)，隨著檔案的形態(tài)不斷的多樣化，涌現(xiàn)出更多的檔案類型，這就大大增加了檔案保管人員的工作壓力和難度。為能夠切實保障檔案的安全性與穩(wěn)定性，檔案保管人員應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的需求，采取以下有效措施：1）制定切實有效的應(yīng)急方案，防止因為意外性事件而造成重大損失；2）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工檔案管理模式，在檔案管理中引入云計算技術(shù)，并做好數(shù)據(jù)備份工作，提高檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的防御能力，能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)木馬、不法分子的入侵進行有效抵御，以此來顯著提高檔案數(shù)據(jù)資料的全面性、安全性，有效推動檔案管理工作的高質(zhì)高效展開。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理服務(wù)體系的變化

在以往的檔案管理服務(wù)中，大多選擇被動服務(wù)模式，即當(dāng)使用者對某一方面的檔案數(shù)據(jù)信息有需求時，由相關(guān)服務(wù)人員為其查找和提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，可以說這種服務(wù)模式十分的單一。而在大數(shù)據(jù)背景下，隨著檔案數(shù)據(jù)信息的迅速增長，使用者對檔案數(shù)據(jù)信息也提出了更加多樣化的需求，故而檔案服務(wù)人員需要結(jié)合使用者的這一需求，積極轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新自身的檔案管理服務(wù)體系，使之具備主動性與多樣性的特點，具體包括：1）被動服務(wù)模式。使用者可借助APP、網(wǎng)站網(wǎng)頁等平臺來查詢檔案數(shù)據(jù)信息，或是向檔案服務(wù)人員尋求幫助，以此來獲取所需檔案數(shù)據(jù)信息；2）主動服務(wù)模式。這是一種高效率采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的移動模式，通過檔案管理系統(tǒng)來獲取使用者應(yīng)用平臺情況，然后結(jié)合其需求，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析結(jié)果為其推送相關(guān)信息，從而有效提高檔案管理的服務(wù)效率，促使檔案管理信息的價值得到更大程度的發(fā)揮[8]。

4 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人員的變化

在以往的檔案管理工作中，管理人員并不注重服務(wù)，人們對管理人員的要求也不高，只要其熱愛檔案事業(yè)、具有一定的專業(yè)知識等即可。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作涵蓋了多技術(shù)、多領(lǐng)域及多學(xué)科，故而要求管理人員具備更強的專業(yè) 能力和技能水平?；诖?，檔案管理部門不僅要大力引進新的科技設(shè)備，還需加大對管理人員的檔案數(shù)據(jù)處理技能、先進大數(shù)據(jù)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，一定情況下可向社會招聘網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專業(yè)技術(shù)人員，參與到檔案管理工作中，并定期或是不定期組織管理人員外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以此來有效提高其綜合素質(zhì)，促進大數(shù)據(jù)背景下檔案管理更加規(guī)范、完善的開展。

5 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下我國檔案管理模式發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在管理思維、管理手段、管理服務(wù)體系、管理人員方面，為能夠更好地適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變，檔案管理部門必須結(jié)合大數(shù)據(jù)下的具體需求、自身實際情況，來積極轉(zhuǎn)變自身的管理思維，不斷創(chuàng)新管理手段，讓自身的管理服務(wù)體系更加多樣化，并加大對管理人員的教育培訓(xùn)力度，從而有效確保檔案管理工作在大數(shù)據(jù)下能夠順利展開，最終促進我國檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。