陳冰影
(福建省泉州市城市燃?xì)夤芾碚?,福?泉州 362000)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和科技能力的不斷提升,信息化技術(shù)對(duì)人類日常生活、工作和學(xué)習(xí)產(chǎn)生了不可忽視的重要影響。在繁雜的政務(wù)處理過程中,信息管理水平直接關(guān)系政府工作效率與服務(wù)能力的高低。針對(duì)燃?xì)鈾n案特點(diǎn),構(gòu)建燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái),不僅能有效提升政府對(duì)燃?xì)鈾n案管理的工作效率,保證較高的精確度,更能夠?yàn)檎畔⒒l(fā)展和燃?xì)庑袠I(yè)分析提供支撐,因此,本文對(duì)燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)及其建設(shè)方案的探討與研究也就具備重要理論意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。
首先,政府關(guān)于燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)的建設(shè),能夠有效保證政府對(duì)燃?xì)庑畔n案工作管理的高效性、完整性和可用性。與傳統(tǒng)模式下的人工檔案管理手段相比,借助檔案管理信息平臺(tái),政府關(guān)于燃?xì)夤┣笮畔⒌臋n案管理工作能夠更加高效精確。其次,燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建,強(qiáng)化了燃?xì)鈾n案的實(shí)用性。借助管理信息平臺(tái),檔案使用者能夠快速搜索所需檔案資料,能在海量檔案資料中迅速獲取數(shù)據(jù)信息,準(zhǔn)確度更高且內(nèi)容更加豐富。最后,燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建,能夠利用一體化、信息化和智能化的綜合性管理平臺(tái),使政府部門在燃?xì)鈾n案管理工作上實(shí)現(xiàn)縱向貫通和橫向拓展,實(shí)現(xiàn)信息傳遞和信息集成的緊密結(jié)合,在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的高度共享。
隨著國(guó)家城市燃?xì)鈶?yīng)用工程覆蓋范圍的不斷拓寬和政府相關(guān)部門節(jié)能政策的倡導(dǎo)與制定,諸如西氣東輸?shù)瘸鞘腥細(xì)夤こ探ㄔO(shè)密度進(jìn)一步加大,城市燃?xì)獾玫搅丝焖侔l(fā)展。在此過程中,燃?xì)鈾n案存在著檔案數(shù)量大、檔案分類明確和檔案資料形式多樣三大特點(diǎn)。就燃?xì)鈾n案數(shù)據(jù)量較大而言,燃?xì)夤?yīng)作為城市生活正常開展的重要內(nèi)容,城市燃?xì)夤?yīng)規(guī)模較傳統(tǒng)模式下有著大幅度提升,縱向不斷延長(zhǎng),橫向不斷拓寬,關(guān)于燃?xì)鈨r(jià)格、數(shù)量的檔案信息進(jìn)一步增多,造成政府部門管理燃?xì)鈾n案的工作難度進(jìn)一步增大。其次,就檔案分類明確而言,以燃?xì)庑枨蠓綖闃?biāo)準(zhǔn)劃分,檔案信息主要可分為面向居民和面向工商的檔案數(shù)據(jù)兩大類,而按照燃?xì)鈾n案的管理方式為標(biāo)準(zhǔn)劃分,燃?xì)鈾n案可劃分為企業(yè)信息基礎(chǔ)檔案、燃?xì)庑畔踩珯n案以及區(qū)域燃?xì)庑畔⒐芾頇n案三大類。在政府部門燃?xì)鈾n案管理工作中,往往參照檔案劃分形式和具體管理目標(biāo)進(jìn)行檔案歸類。最后,就檔案資料形式多樣而言,政府關(guān)于燃?xì)夤?yīng)、燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)的檔案資料,既有原始圖紙檔案,也有后期因經(jīng)營(yíng)管理升級(jí)和信息化而產(chǎn)生的電子檔案,既有文本資料,也有圖像資料,既有單頁單張檔案資料,也有成冊(cè)成卷資料,形式復(fù)雜,實(shí)際管理難度較高。
1)確立檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)。在政府燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)建設(shè)過程中,平臺(tái)基本建設(shè)目標(biāo)是構(gòu)建燃?xì)鈾n案管理信息化系統(tǒng)的重要支撐,也是為燃?xì)鈾n案管理工作提供更加科學(xué)和更高效的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的重要途徑。根據(jù)燃?xì)鈾n案管理工作的具體目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)需要,檔案管理信息平臺(tái)構(gòu)建目標(biāo)主要包括三大部分:第一,在政府檔案管理內(nèi)部構(gòu)建綜合性更強(qiáng)的檔案管理信息平臺(tái),幫助政府工作人員開展燃?xì)鈾n案管理工作,也有利于政府部門關(guān)于燃?xì)夤?yīng)與企業(yè)管理的時(shí)效性提升。同時(shí),政府部門應(yīng)依托常用的政務(wù)辦公平臺(tái),建立統(tǒng)一對(duì)外且兼容性更強(qiáng)的數(shù)據(jù)接口,使燃?xì)鈾n案管理信息能從統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口輕松導(dǎo)入檔案信息管理平臺(tái)。第二,政府部門應(yīng)根據(jù)燃?xì)夤?yīng)范圍、供應(yīng)時(shí)段建立檔案信息管理查詢中心。以檔案信息管理查詢中心和政府燃?xì)夤?yīng)兩大數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)依托,使政府部門以統(tǒng)一方式調(diào)取檔案目錄或查詢文件資料。第三,政府部門應(yīng)建立更高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì),保證燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)的正常運(yùn)作。在該支高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)中,既應(yīng)包含對(duì)檔案管理工作熟悉且專業(yè)能力較強(qiáng)的管理人才,也應(yīng)包含檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)人才,從管理和技術(shù)兩大方面支持檔案管理工作。
2)燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)建設(shè)的方案和實(shí)施。在確定燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)基本建設(shè)目標(biāo)后,根據(jù)政府部門未來一定時(shí)間段內(nèi)的燃?xì)夤?yīng)規(guī)劃和管理現(xiàn)狀,構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)方案,開展具體方案實(shí)施過程。為了更好地將燃?xì)鈾n案管理信息工作與政府部門其它管理活動(dòng)緊密連接,可借助政務(wù)公開系統(tǒng)、電力信息查詢系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺(tái)支撐,以分期建設(shè)方式實(shí)行燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建。其中,一期建設(shè)方案主要包括檔案管理信息平臺(tái)和政府內(nèi)部辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)連接,而二期建設(shè)內(nèi)容主要包括檔案管理信息平臺(tái)與GIS管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接。借助兩期建設(shè)方案,實(shí)現(xiàn)燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)數(shù)據(jù)收集的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化和系統(tǒng)化,保證燃?xì)鈾n案管理工作的高效率開展和規(guī)范化實(shí)施。
在燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)構(gòu)建過程中,就人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)而言,需以政府部門內(nèi)部檔案管理信息部門為基礎(chǔ)支撐,以各類相關(guān)辦公室為輔助,構(gòu)成專職、兼職檔案管理人才隊(duì)伍,在明確燃?xì)夤?yīng)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施和統(tǒng)一管理的基本工作方式下,建設(shè)更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)且更加信息化的燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)。另一方面,應(yīng)成立專業(yè)小組,應(yīng)對(duì)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)與管控工作,負(fù)責(zé)整個(gè)信息平臺(tái)的初始搭建與后期運(yùn)營(yíng),協(xié)調(diào)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)過程,為信息平臺(tái)的構(gòu)建提供技術(shù)指導(dǎo)和內(nèi)容支撐。
利用燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái),燃?xì)夤こ涛募Y料能夠在管理信息平臺(tái)一期工程中得到良好控制,能夠?qū)θ細(xì)夤こ虒?shí)施項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、安全性評(píng)估、工程管理、設(shè)備采購(gòu)等諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)管理,能夠構(gòu)建更加完善的燃?xì)夤こ虣n案管理目錄,使使用者或查詢者能借助檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行詳細(xì)信息查詢。同時(shí),該平臺(tái)與GIS系統(tǒng)的連接,能夠?qū)崿F(xiàn)信息系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)一對(duì)一的便捷查詢,快速獲取燃?xì)夤艿缹傩再Y料,減少人力成本消耗,提升燃?xì)馄髽I(yè)工作效率。
總而言之,燃?xì)鈾n案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建,是政府實(shí)行辦公現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的重要組成,更是有效提升燃?xì)鈾n案管理工作效率和不斷提升政府燃?xì)夤?yīng)、管控力度的重要依托。在檔案管理信息平臺(tái)構(gòu)建過程中,政府各部門、各單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到管理信息平臺(tái)建設(shè)的重要性,結(jié)合區(qū)域燃?xì)夤?yīng)現(xiàn)狀,構(gòu)建更加規(guī)范、更加合理、更加系統(tǒng)的檔案管理信息平臺(tái),為政府部門強(qiáng)化燃?xì)馄髽I(yè)管理提供強(qiáng)有力支持。