提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

李 亞

（陜西省成通機械化公路生態(tài)工程有限責任公司，陜西 西安 710068）

眾所周知，在辦公室工作中，文秘人員發(fā)揮著重要作用。作為一個合格的秘書，要做的是在會議上準確記錄領(lǐng)導的任務和要求，并整理下發(fā)到各個部門。同時，文秘人員能否做到規(guī)范撰寫公文和材料是判斷工作是否合格的標準。因此，辦公室文秘工作不僅僅需要優(yōu)秀的文字表達能力，更需要溝通協(xié)調(diào)能力，從而更好地進行信息的傳達。

1 企業(yè)辦公室文秘工作現(xiàn)狀

1）辦公室文秘人員沒有明確的工作目的。企業(yè)辦公室文秘工作人員每天面臨的工作數(shù)量繁多，倘若工作缺乏條理性、規(guī)律性，將非常容易導致工作混亂，效率下降。辦公室文秘工作人員要準確抓住領(lǐng)導意圖，否則會出現(xiàn)錯誤傳達領(lǐng)導意見的情況。出現(xiàn)這些問題的主要原因有：沒有對工作內(nèi)容進行統(tǒng)籌規(guī)劃、無法平衡各項工作內(nèi)容之間的關(guān)系、對公司現(xiàn)狀理解不夠透徹等。

2）綜合管理素質(zhì)有待進一步提升。辦公室的性質(zhì)、地位和作用，決定了辦公室工作人員需要具備即“?！庇帧巴ā钡木C合業(yè)務素質(zhì)，也就是人們常說的“雜家”。目前而言，辦公室人員平時忙于處理各類繁雜事務，難以進行系統(tǒng)的政治理論學習，知識儲備更新不夠及時，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社會科學，而疏忽自然科學、管理科學等方面知識積累，這就導致存在一定程度上的知識老化現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮輔助決策的參謀作用。

3）政策制度領(lǐng)會仍需進一步深化。辦公室具有工作任務重、隨機性大的特點，這就要求辦公室工作人員從“強化業(yè)務、有效管理、倡導服務、增強能力、提高效益”五個維度出發(fā)，立足工作實際，加強對上級精神和要求的領(lǐng)會和貫徹，加強對本企業(yè)內(nèi)部各項制度的理解和內(nèi)化，將各項制度靈活且有效地落實在各項管理工作。

2 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

1）創(chuàng)新服務方式，當好參謀助手。如今我國科技水平不斷進步，手機、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節(jié)省了大量的時間。因此，文秘工作的重心可以轉(zhuǎn)移到幫助辦公室領(lǐng)導處理日常事務性工作、協(xié)調(diào)溝通上下級關(guān)系、規(guī)范撰寫公文材料上。同時，為了更好地完成參謀助手的任務，辦公室文秘人員要找準自己的定位，不應該認為文秘工作僅僅是記錄會議內(nèi)容、撰寫公文材料等文字性任務，應該把文秘工作的定位上升一個高度，充分認識到文秘在企業(yè)中的作用，在辦公室領(lǐng)導的大方針下合理安排工作，協(xié)助領(lǐng)導完成信息傳達和決策執(zhí)行，提高工作效率和質(zhì)量。

2）溝通協(xié)調(diào)能力的提升。溝通與協(xié)調(diào)是一個動態(tài)的發(fā)展過程，辦公室秘書在工作中必須要保持工作整體的節(jié)奏，要穿針引線，提出話題、引領(lǐng)話題的發(fā)展、獲取信息、傳遞信息，最后對話題進行歸納總結(jié)。而要完成這些任務，辦公室秘書就必須注意對領(lǐng)導和工作人員在物理量、心理量和情感量上的平衡。語用學中將一次交流過程叫做話輪，話輪有兩種：一種是自然獲得，一般是在工作人員與同事交流時出現(xiàn)。比如在宣布管理層政策時，辦公室秘書在交流開始后擁有天然的首先發(fā)言的機會，在向大家進行簡短的介紹后，就要交代新的規(guī)定要求，然后進入雙方交流的階段，在交流過程中，話輪呈現(xiàn)為自然的雙方交遞，一方結(jié)束，則另一方獲得話輪，彼此闡述觀點，交換意見，這就是自然的獲得。另一種話輪的獲得則是非正常的，比如在必要情況下，辦公室秘書會打斷工作人員的話語，獲得話輪，這種屬于非正常獲得，非正常獲得話輪必須要注意物理量、心理量和情感量，辦公室秘書搶奪性語話標記要盡可能使用轉(zhuǎn)折性連詞，比如“先暫停一下”或者“問題時間到”之類，因為秘書在與工作人員和領(lǐng)導交流中，主要還是承擔協(xié)調(diào)的角色，不能一味地把發(fā)言權(quán)讓給工作人員或者領(lǐng)導，所以為保證工作按照預先設(shè)定的方向發(fā)展，辦公室秘書幾乎不可避免地需要打斷領(lǐng)導、工作人員或其他同事的談話，在這種情況下，就需要插入一些表示歉意的協(xié)調(diào)，起到平衡心理量和情感量的作用，比如“抱歉打斷一下”“我需要做一些緊急補充，在我說完之后會給您發(fā)言時間”之類，以起到減緩搶奪工作人員或者領(lǐng)導話語所造成的不快。而同時，為了傳遞信息、保證話語質(zhì)量，辦公室秘書還要注意物理量，即要保證話語數(shù)量。在工作中，辦公室秘書應當通過設(shè)置足夠的話語標記來保持自己繼續(xù)掌握話輪，比如“然后”“你知道”等等作為暗示自己話語還沒結(jié)束的標記，物理量的保持可以依靠有聲協(xié)調(diào)和無聲協(xié)調(diào)進行，只要話語標記足夠，就能讓話輪的物理量維持平衡，同時避免搶話和重疊等現(xiàn)象出現(xiàn)。但是，被打斷，或者長期占據(jù)話輪畢竟是一件讓其他希望獲得發(fā)言機會的人感到不愉快的事情，長期掌握話輪會容易造成心理量和情感量失衡，所以適當?shù)臅r候，發(fā)話人必須放棄話輪，尤其是在和領(lǐng)導交談時，領(lǐng)導作為上級角色，必然不希望被秘書長期占據(jù)說話的權(quán)利，所以秘書要及時懂得讓渡。此外，在一些公共場合，一般為出現(xiàn)領(lǐng)導發(fā)言不及時的情況，此時秘書要及時救場，而救場之后也要馬上讓出話語權(quán)，此時可以適當給出對應的線索，讓領(lǐng)導判斷對方是否放棄話輪，自己是否可以接話。線索可以體現(xiàn)在語法或者副協(xié)調(diào)或者體勢中，通過語調(diào)、副協(xié)調(diào)、身體動作、社會中心序列某種固定套語的出現(xiàn)、音高和響度降低、句法，結(jié)合上述內(nèi)容，辦公室秘書需要向領(lǐng)導傳達一個自己需要遞交話輪掌控權(quán)的信息，這樣才能保證整個交流過程的平衡，避免和領(lǐng)導撞話、搶話的尷尬。

3）會議管理能力。會議管理是文秘工作的核心之一，也是一項能夠文秘人員統(tǒng)籌能力的工作內(nèi)容。會議是一種很好地總結(jié)工作、總結(jié)經(jīng)驗教訓、交流討論、安排任務等地工作方式，在企業(yè)中會議管理是文秘人員一項重要的工作。要想切實提升會議管理水平，應該從以下幾個方面入手：（1）制定完善的會議管理制度。從企業(yè)全局出發(fā)，會議管理制度建立是保證所有會議有序開展的前提。（2）對于文秘人員來說，處理好會議全程的工作是重點。會前要做好充分地準備，清楚本次會議的議題，領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。做好會前的基礎(chǔ)工作，例如會議資料的準備等。如遇重大會議，文秘人員還要負責工作動員，對每一個細節(jié)、每一個程序考慮周到。（3）會議管理是一項系統(tǒng)性工作，涉及的部門較多，所以要求文秘人員要有較強的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。文秘人員要做好精密的會議計劃，從接待、材料、新聞報道、會議紀要等方面都要有嚴謹?shù)挠媱澓图毠?jié)，只有這樣才能做好會議工作。

3 結(jié)語

眾所周知，辦公室工作是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用，他們是連接上層領(lǐng)導和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領(lǐng)導的決策才能夠及時有效地傳達給員工，及時準確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢下要及時了解國家下發(fā)的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務中找到正確的規(guī)律，從而更好地服務領(lǐng)導和員工，成為合格的參謀助手。