電子檔案的有效管理與利用

張玲玲

（云南省大理州云龍縣檔案館，云南 大理 672700）

電子檔案是利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備的優(yōu)勢(shì)對(duì)有關(guān)資料做存儲(chǔ)，它是區(qū)別實(shí)體檔案的一種虛擬檔案。我國(guó)目前的檔案管理已經(jīng)有很大部分用電子檔案代替了實(shí)體檔案，并且在逐漸普及。電子檔案雖然有諸多優(yōu)勢(shì)但對(duì)其管理的要求非常高，雖然管理水平在近年有所提高，但是在實(shí)際管理中由于理念、方法和手段各不相同，暴露的問(wèn)題也各式各樣。只有對(duì)電子檔案做好有效的管理，才能使其在實(shí)際利用中更安全可靠。本文通過(guò)電子檔案在實(shí)際利用中的路徑，給出了管理電子檔案的具體措施，以期更好的為社會(huì)服務(wù)。

1 電子檔案利用的主要路徑

電子檔案有人工無(wú)法比擬的識(shí)讀優(yōu)勢(shì)，對(duì)存儲(chǔ)的信息比較集中，還方便其他多媒體繼承，同時(shí)其準(zhǔn)確率和全面性也是人工檔案無(wú)法比擬的。但是，要想充分利用好電子檔案的優(yōu)勢(shì)，需要依據(jù)一定的檔案管理信息平臺(tái)，還應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理的有效性。目前利用電子檔案的主要路徑有三方面，具體如下。

1）拷貝功能。電子檔案使用的目的是為使用檔案的人員提供檔案最初的狀態(tài)，保證檔案最初的真實(shí)性。在面向使用者時(shí)，首先需要提供原始資料供其拷貝，此時(shí)需要把資料做格式轉(zhuǎn)換，然后在信息平臺(tái)進(jìn)行恢復(fù)和顯示。在實(shí)際使用過(guò)程中，如果沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)換平臺(tái)，也可以為提供檔案的用戶打印出來(lái)。

2）傳輸信息。通過(guò)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)不僅可以幫助使用者有效解決檔案無(wú)法到達(dá)目的地的問(wèn)題，還能節(jié)省大量人力、財(cái)力和時(shí)間，這也是電子檔案的顯著優(yōu)勢(shì)。通過(guò)搭建支撐電子檔案管理的公共環(huán)境，不同檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一收集和管理，方便檔案資源溝通交流，還可以隨時(shí)為查檔機(jī)構(gòu)提供所需資料，還可以利用點(diǎn)技術(shù)達(dá)到數(shù)字轉(zhuǎn)換的目的。

3）方便查詢。電子檔案的方便優(yōu)勢(shì)還在于能夠?yàn)闄n案部門提供不在本單位只要登錄專門網(wǎng)站就能查詢有關(guān)的檔案信息。此功能需要使用者利用一定的技術(shù)支持達(dá)到查詢的目的，同時(shí)在技術(shù)基礎(chǔ)上方便更多人對(duì)同一種電子檔案做查詢。如果檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可供查詢的信息越多，會(huì)給查詢者帶來(lái)更方便的查詢機(jī)會(huì)。

2 對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理的意義

1）管理電子檔案，節(jié)約人力物力。傳統(tǒng)檔案管理中，由于紙質(zhì)檔案的特殊性，尤其是其中含有易碎的檔案資料，為了保證檔案的完整性，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行保管，即便如此，仍舊有破壞部分檔案的可能。網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用和普及，使檔案管理技術(shù)得到了進(jìn)一步提升，檔案管理人員利用快捷的信息技術(shù)，大大節(jié)省了查找檔案或存檔的麻煩，有效減輕了檔案人員的工作壓力，同時(shí)也顯著提升了檢索檔案的速度和存檔質(zhì)量，節(jié)約了人員和物力。實(shí)施電子檔案管理后，立卷存檔也可以實(shí)現(xiàn)更高效的信息網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)，極大提升了檔案管理的效率性。

2）管理電子檔案，提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理最終目的是更好的服務(wù)大眾，對(duì)電子檔案實(shí)施強(qiáng)化管理后，檔案資源的信息更加集中和快捷，對(duì)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量有了顯著提高。電子檔案的明顯特點(diǎn)是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行虛擬的信息化整理，初始檔案可以被檔案人員運(yùn)用技術(shù)手段轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中，既減少了紙質(zhì)檔案占據(jù)空間的麻煩，又方便了檔案人員對(duì)檔案的歸類整理。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)之間能互相傳播，用戶在查閱資料時(shí)能從大量信息中快速篩選自己所需要的資料。為了給用戶提供更好的服務(wù)質(zhì)量，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)拓展知識(shí)范圍，通過(guò)新技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)，努力提升專業(yè)技能，進(jìn)而更好的掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使檔案管理的服務(wù)價(jià)值和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益得到充分發(fā)揮。

3）管理電子檔案，滿足多種需求。隨著社會(huì)的不斷變化，使用者對(duì)檔案的要求也越來(lái)越多樣化，初始的文字信息根本無(wú)法滿足使用者的需求，更多的原始視頻和圖像等也需要展示出來(lái)，傳統(tǒng)檔案無(wú)法做到上述要求，而電子檔案不僅能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案實(shí)體化，例如可以存儲(chǔ)照片、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件，還可以使電子信息檔案化，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)化等，由于其具有多樣靈活性，便于管理，逐漸被越來(lái)越多的檔案管理部門所應(yīng)用。在使用檔案時(shí)對(duì)其需求越來(lái)越多，與如今飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)水平和社會(huì)文明密不可分，科技發(fā)展越來(lái)越進(jìn)步，因此與之服務(wù)的對(duì)象和利用需求也會(huì)截然不同，在管理電子檔案中，要審時(shí)度勢(shì)，對(duì)其科學(xué)靈活的實(shí)施管理，能夠更好的滿足用戶在利用檔案時(shí)的不同需求。

3 電子檔案管理及利用的具體措施

1）建立完整的檔案使用制度，對(duì)不同的檔案資源進(jìn)行集中整合。在檔案利用中，需要建立完整的審批制度，如果有關(guān)人員需要使用或查看檔案，先要征得檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)許可，方可使用或查看。使用檔案時(shí)，為了便于檔案的收集和管理，還應(yīng)建立完整的管理制度，在遵守制度的前提下，利用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集和管理檔案，這樣使收集的檔案更加及時(shí)有效，通過(guò)及時(shí)更新電子檔案信息來(lái)滿足不同使用者的需求。另外，還應(yīng)在使用過(guò)程中做到電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機(jī)融合，通過(guò)集中整合檔案信息使檔案管理模式更具優(yōu)化性，更好的滿足更多電子檔案使用者的需求。

2）對(duì)使用檔案方式實(shí)行規(guī)范化管理，避免造成不必要的損失。使用電子檔案是有原則性的，依據(jù)使用者的具體情況，對(duì)電子檔案內(nèi)容的秘密檔次做規(guī)范化管理。通常情況下，部分電子檔案內(nèi)容不是完全對(duì)外開放的，在使用電子檔案時(shí)，使用者不能復(fù)制或拷貝禁止外傳的內(nèi)容，為了防止泄露，檔案管理部門可以安裝電子監(jiān)控對(duì)其進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)督。如果檔案是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形式提供給使用者的，對(duì)檔案內(nèi)容中禁止外傳的部分需做加密技術(shù)處理，為了安全起見(jiàn)，還需不定期的修改密碼，防止操作失誤為檔案部門帶來(lái)不必要的損失。

3）完善檔案存檔模式，保證重要信息不遺漏。為了保證重要信息的安全完整，以防遺漏，可以采用世界通用的雙套制模式管理檔案，換言之，把內(nèi)容相同的電子檔案和紙質(zhì)檔案一起歸檔保存的做法即為雙套制。在檔案轉(zhuǎn)換過(guò)程中，電子檔案雖然比紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，不可避免會(huì)出現(xiàn)安全或效率問(wèn)題，因此為了不遺漏丟失重要的檔案信息，將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存是必要的。這種情況下，使用雙套制管理檔案給檔案人員帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，由于信息技術(shù)更新較快，需要檔案人員始終保持學(xué)習(xí)狀態(tài)，在檔案歸檔中，能夠運(yùn)用熟練的信息技術(shù)和通訊手段，準(zhǔn)確快速的保管檔案信息。同時(shí)在實(shí)際工作中，檔案人員需要利用自身專業(yè)的操作技能，準(zhǔn)確快速的識(shí)別哪些檔案需要采用雙套制，哪些檔案需要一般歸檔即可。針對(duì)每個(gè)檔案的實(shí)際內(nèi)容和不同特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)合理的存儲(chǔ)歸檔，采取針對(duì)性的雙套制管理，能在一定程度上有效避免人力、物力、財(cái)力的資源浪費(fèi)，同時(shí)還有效預(yù)防了重要檔案信息的不遺漏，進(jìn)而保證了檔案的完整性。

4）對(duì)工作人員加強(qiáng)管理，提升人員的安全意識(shí)。電子檔案在使用過(guò)程多種多樣并且對(duì)系統(tǒng)依賴性較強(qiáng)，導(dǎo)致檔案在真正使用中復(fù)雜多變?nèi)菀壮霈F(xiàn)不穩(wěn)定因素。鑒于此，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)管理，提高他們對(duì)檔案管理的重視，通過(guò)專業(yè)技能的培訓(xùn)保證他們?cè)诠ぷ髦械臏?zhǔn)確度和效率性。這樣不僅使電子檔案得到了充分利用，還保證了檔案信息的安全性。

如今社會(huì)，電子檔案越來(lái)越被廣泛使用，為了保證電子檔案工作安全穩(wěn)定發(fā)展，需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其實(shí)施有效管理，在電子檔案被安全利用的同時(shí)，也使其更好的服務(wù)社會(huì)。