檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)方法

田金鳳

（山東省濟(jì)南市水利工程服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 271114）

在21世紀(jì)為社會帶來顯著改變的科學(xué)技術(shù)當(dāng)屬信息技術(shù)，信息技術(shù)的長足發(fā)展及在各行業(yè)中的有效應(yīng)用，在很大程度上推動了不同行業(yè)及整個(gè)社會的發(fā)展。以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為首的信息時(shí)代產(chǎn)物為人們的生活與工作提供了極大便利，也使得檔案管理工作得到了全新的發(fā)展。就信息技術(shù)本身的特性而言，其運(yùn)算、存儲方面的優(yōu)勢與檔案管理工作的需求有著極高的契合度[1]。因此，檔案管理工作相關(guān)人員需要正確認(rèn)識到檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性，在工作過程中積極應(yīng)用各種信息技術(shù)，進(jìn)而使檔案管理工作能夠滿足新時(shí)期的社會需求。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理制度完善度不足

檔案管理不善的問題在我國多數(shù)單位及機(jī)構(gòu)中均有出現(xiàn)，從管理制度的角度來看，檔案管理制度要具有管理內(nèi)容及責(zé)任明細(xì)化、管理職能合理分配的特點(diǎn)，以使管理工作本身能夠滿足單位或機(jī)構(gòu)的發(fā)展需求。另外管理工作人員還需要及時(shí)按照檔案中數(shù)據(jù)的變化對檔案本身的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與完善，在單位發(fā)展過程中也需要根據(jù)實(shí)際情況對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，優(yōu)化具體的管理?xiàng)l例及規(guī)則，并定期評定檔案管理制度的有效性，找出檔案管理制度中存在的不足加以完善。但就當(dāng)前各單位中檔案管理制度的實(shí)際應(yīng)用情況而言，在管理模式、方略、工作內(nèi)容及檔案管理質(zhì)量控制上均存在一些問題，如檔案的歸檔與材料實(shí)際情況的核對缺乏應(yīng)有的準(zhǔn)確度、一部分管理人員在出現(xiàn)問題時(shí)互相推諉責(zé)任等情況。這些情況致使檔案管理工作即使出現(xiàn)問題也難以得到及時(shí)有效的解決，進(jìn)而影響了檔案信息的準(zhǔn)確度及可利用程度，更表現(xiàn)出管理制度完善程度普遍不足的情況。

1.2 檔案數(shù)據(jù)有效性不理想

檔案本身就是由各種數(shù)據(jù)構(gòu)成，其數(shù)據(jù)內(nèi)容通常作為各項(xiàng)工作開展的關(guān)鍵依據(jù)。然而就當(dāng)前多數(shù)單位對檔案的應(yīng)用狀況來看，存在一部分單位對檔案資源信息利用效果的認(rèn)知較為片面的情況，在檔案信息的存儲與檢索上缺乏系統(tǒng)化的工作流程，也未能表現(xiàn)出應(yīng)有的即時(shí)性，這就使得檔案中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的可靠性大幅下降，也反映出檔案信息收集整理工作存在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。而從信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用來看，該技術(shù)的有效應(yīng)用需要工作人員具備一定水準(zhǔn)的信息素養(yǎng)及能力，但傳統(tǒng)檔案管理人員在整體認(rèn)知上對技術(shù)的有效性并不能完全信任，能力不足導(dǎo)致的錯(cuò)誤操作也影響了他們對信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用效果的判斷，因而也不重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，進(jìn)一步影響了檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的有效性[2]。

1.3 工作效率低下

導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的原因是多方面的。其中工作人員信息意識的匱乏是主要原因，由于缺乏相應(yīng)的信息意識，因而工作人員在檔案管理工作中不能有效應(yīng)用信息技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作。另外則是單位整體對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足，一直以來多數(shù)單位對檔案管理工作的認(rèn)知還只停留在“整理資料”的層面，這導(dǎo)致檔案管理工作在單位內(nèi)部常得不到充分的重視及資源支持，工作本身存在被邊緣化的情況，廣大員工在填寫檔案時(shí)也具有明顯的敷衍現(xiàn)象。最后，檔案管理工作龐大的工作量意味著單純以人力完成很容易造成差錯(cuò)出現(xiàn)，一旦重大數(shù)據(jù)出錯(cuò)，會對檔案管理工作的質(zhì)量及效率造成嚴(yán)重影響。

2 檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)方法

2.1 應(yīng)用信息平臺收集檔案數(shù)據(jù)

在信息技術(shù)得到應(yīng)用之前，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)收集工作以紙質(zhì)資料為主要方式與途徑，用于保管檔案的檔案袋也是紙質(zhì)的。由于紙質(zhì)材料具有耐受力不足及易受環(huán)境影響的特點(diǎn)，因而很容易導(dǎo)致材料本身受到外界環(huán)境因素的影響，造成損壞或信息丟失的情況出現(xiàn)。另外紙質(zhì)檔案的攜帶保管較為麻煩，不僅要占用較多的空間，在具體應(yīng)用上也存在明顯的局限性。而在應(yīng)用了信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作之后，檔案資料中的各項(xiàng)內(nèi)容可以以各類型終端在網(wǎng)絡(luò)上填寫、上傳并保存，從而使檔案的存儲量得到大幅提升，而網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫存儲的方式也免去了攜帶的問題。檔案管理人員及其他相關(guān)工作人員在需要使用檔案信息的時(shí)候可以直接從網(wǎng)絡(luò)上下載，即使是攜帶也可以應(yīng)用隨身存儲設(shè)備保存體量極大的檔案數(shù)據(jù)[3]。另一方面，紙質(zhì)檔案搜集過程中極易出現(xiàn)檔案信息缺失的問題，一旦這種問題出現(xiàn)，就需要再次添加檔案資料，而檔案收錄平臺及網(wǎng)站的出現(xiàn)則免去了這一困擾，只要在平臺及網(wǎng)站上錄入相應(yīng)的檔案信息，很大程度上不需要再擔(dān)心檔案丟失的問題，也就大幅提升了檔案管理工作的效率。

2.2 建立檔案信息檢索系統(tǒng)

檔案信息檢索系統(tǒng)的建立是有效應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著當(dāng)今社會的發(fā)展，檔案在類型上正變得越來越復(fù)雜，數(shù)量也越來越多，因此檔案分類的難度也就越來越高，傳統(tǒng)人力檢索查找方式必然耗費(fèi)大量的時(shí)間，因而效率也不甚理想。而在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作人員能夠按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行智能化分類處理，這就使得檔案的管理工作變得更加有序化。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)則需要建立起相應(yīng)的檔案信息檢索系統(tǒng)，在檢索系統(tǒng)中首先按照檔案信息的類型進(jìn)行分類處理，并根據(jù)同類信息的特質(zhì)再向下劃分不同的子目錄。如果檔案信息的數(shù)量異常龐大，還可聯(lián)合信息技術(shù)企業(yè)設(shè)計(jì)專門的內(nèi)部檔案檢索引擎，根據(jù)檔案管理的需求設(shè)計(jì)引擎的功能，以使建立起的檔案信息檢索系統(tǒng)能夠滿足單位內(nèi)部檔案管理工作的實(shí)際需求。

2.3 重視檔案安全管理工作

信息時(shí)代各方面工作面臨的最大問題就是數(shù)據(jù)的安全性，無論是來自黑客或病毒的攻擊，都有可能對數(shù)據(jù)的隱秘程度及安全性造成嚴(yán)重影響，從而使企業(yè)或單位面臨嚴(yán)重的損失。因此信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用還需做好相應(yīng)的安全防護(hù)工作，不僅要采用網(wǎng)絡(luò)安全措施建立起完備的安全防護(hù)系統(tǒng)，還要做好檔案的備份、交接工作，從各個(gè)角度來保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全。這方面的技術(shù)包括病毒檢測查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密恢復(fù)技術(shù)等，其中病毒檢測查殺技術(shù)是為了有效找出檔案信息管理系統(tǒng)中存在的病毒木馬，而防火墻技術(shù)則是為了防范系統(tǒng)出現(xiàn)的異常操作及非法操作，數(shù)據(jù)加密恢復(fù)技術(shù)則包含加密與恢復(fù)兩方面，加密是為了對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，以提升數(shù)據(jù)破譯難度的方式來保障數(shù)據(jù)的安全性；恢復(fù)技術(shù)則是為了在數(shù)據(jù)受損之后及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。除此之外，人力方面還需要做好數(shù)據(jù)的備份，并根據(jù)工作要求限制檔案管理人員的操作權(quán)限，根據(jù)檔案的重要性不同加入不同等級的權(quán)限識別技術(shù)，進(jìn)而使檔案的安全得到可靠保障。

3 結(jié)語

檔案在當(dāng)代人類的社會活動中有著十分重要的意義，是人類社會實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展的重要信息財(cái)富。當(dāng)今社會的飛速發(fā)展使得各種信息的數(shù)量大幅增加，信息復(fù)雜程度也飛速上升，因此人力進(jìn)行檔案管理工作已無法滿足相應(yīng)需求。在此社會背景下，檔案管理必須重視信息化建設(shè)工作的開展，進(jìn)而大幅提升檔案管理工作的效率，以使檔案管理工作能夠順應(yīng)社會發(fā)展的需求。