試論在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代做好高校外事檔案管理工作

鄭金蘭

（沈陽(yáng)大學(xué)，遼寧 沈陽(yáng) 110044）

在高校開(kāi)展國(guó)際間文化交流以及學(xué)術(shù)研討的過(guò)程中，需要對(duì)相關(guān)的活動(dòng)以及事件進(jìn)行記錄，而對(duì)這些記錄信息進(jìn)行管理就是外事檔案管理。高校外事檔案管理能夠提升高校管理的規(guī)范性，同時(shí)能夠促進(jìn)高校的對(duì)外交流，對(duì)高校的發(fā)展具有重要的意義。但隨著我國(guó)高校的外事活動(dòng)逐漸頻繁，高校國(guó)際化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，傳統(tǒng)的外事檔案管理方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前發(fā)展階段下高校外事檔案管理的需求。在這個(gè)過(guò)程中高校需要把握網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入到外事檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)高校外事檔案管理創(chuàng)新，提升外事檔案管理的效率，為高校的外事交流活動(dòng)提供基礎(chǔ)。

1 網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代檔案管理工作的變化

在當(dāng)前的發(fā)展階段下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)滲透到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域行業(yè)中，在社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代帶來(lái)了的最直觀的變化就是信息存儲(chǔ)方式以及信息傳播方式的變化。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，信息的存儲(chǔ)以及傳播突破了時(shí)間以及空間的限制，讓信息能夠更加高效的被管理，同時(shí)更加高效的傳播?；诰W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的以上優(yōu)勢(shì)，該技術(shù)被逐步的應(yīng)用于檔案信息的管理中，在很大程度上提升了檔案信息管理的效率。但是從實(shí)際的管理工作的開(kāi)展上來(lái)看，還存在著很多的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在提升管理效率的同時(shí)也暴露出了安全性的缺陷，由于信息與電子形式在存儲(chǔ)介質(zhì)中排列，因此相關(guān)的信息容易被更改，同時(shí)在網(wǎng)路環(huán)境下，信息泄露的概率也大大的增加。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中還需要進(jìn)行光盤(pán)移交等復(fù)雜的手續(xù)，因此在管理的環(huán)節(jié)上也較為繁瑣，這種繁瑣的程序也對(duì)檔案管理的效率造成了一定的影響。其次在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，檔案信息的分類(lèi)方式也發(fā)生了一定的改變，相關(guān)的管理人員可以借助計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)對(duì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的查找并分類(lèi)。在高校外事活動(dòng)逐漸頻繁的情況下，重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，并保證網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠被有效的應(yīng)用于外事檔案管理中，對(duì)于提升外事檔案的管理效率，促進(jìn)高校外事活動(dòng)的進(jìn)一步開(kāi)展具有重要的意義。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代高校外事檔案管理工作的措施

2.1 將傳統(tǒng)管理方式與電子檔案進(jìn)行結(jié)合

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的檔案管理以電子檔案為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，能夠有效降低管理的成本，并提升管理的效率。但是在推動(dòng)檔案管理信息化的過(guò)程中，也不能忽視紙質(zhì)檔案的作用，在紙質(zhì)檔案中，信息與信息的載體有著比較強(qiáng)的依附關(guān)系，二者是統(tǒng)一的關(guān)系，而在電子檔案中這一點(diǎn)往往是難以實(shí)現(xiàn)的，因此紙質(zhì)檔案具有原始記錄性。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)在檔案管理中紙質(zhì)檔案具有原始真實(shí)性，以及信息的原始依附性。在對(duì)高校外事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中也不能忽視紙質(zhì)檔案的作用。一方面需要做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)分，另外一方面需要發(fā)揮二者的互補(bǔ)作用，以紙質(zhì)檔案保證信息的原始性以及真實(shí)性，以電子檔案提升檔案管理的效率。比如在檔案檢索，以及檔案信息查閱中可以充分利用電子檔案，而對(duì)于一些重要的檔案信息這需要做好紙質(zhì)檔案的保存，從而保證相關(guān)的檔案信息權(quán)威性以及可信性，做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式與電子檔案管理方式的結(jié)合。

2.2 提升網(wǎng)絡(luò)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性

隨著檔案管理方式的調(diào)整以及信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案的形式也在發(fā)生改變。目前可以將檔案的形式分為三種，分別最初電子檔案，單純紙質(zhì)檔案以及本級(jí)接收紙質(zhì)文檔。在高外外事檔案管理中，為了提升管理的效率，往往需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而在進(jìn)行檔案形式轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，相關(guān)的檔案管理人員需要對(duì)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分析，保證信息錄入的準(zhǔn)確性，同時(shí)還需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行編號(hào)，保證所轉(zhuǎn)化的電子檔案與紙質(zhì)檔案與比較高的一致性。從而充分發(fā)揮出電子檔案信息的價(jià)值，保證電子檔案信息的真實(shí)性以及可靠性，對(duì)于促進(jìn)高校外事檔案管理的信息化建設(shè)，提升電子檔案的實(shí)用價(jià)值，具有重要的意義。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)促進(jìn)信息技術(shù)在外事檔案管理中的應(yīng)用

長(zhǎng)期以來(lái)，在高校外事檔案管理中紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無(wú)法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就需要保證信息技術(shù)在高校外事檔案管理工作中的有效應(yīng)用。

現(xiàn)代化的檔案管理不僅需要從技術(shù)層面上進(jìn)行改造提升，同時(shí)還需要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的素質(zhì)。因?yàn)樵跈n案管理中，管理的主體始終是人，只有相關(guān)的檔案管理人員具有現(xiàn)代化的管理意識(shí)以及管理技能，才能保證信息化的檔案管理手段能夠得到有效的利用，才能積極的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理思維進(jìn)行檔案管理。在這個(gè)過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，相關(guān)的人員需要具備信息化檔案管理?xiàng)l件下的計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案管理的業(yè)務(wù)能力水平，相關(guān)的管理部門(mén)需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，保證檔案管理人員能力水平能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理的能力要求，同時(shí)還需要加強(qiáng)人才引進(jìn)，通過(guò)引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)。同時(shí)還需要對(duì)檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行不斷的完善，將現(xiàn)代先進(jìn)的多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)中，全方面的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行展示，以此促進(jìn)高校外事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的落實(shí)。

3 總結(jié)

在當(dāng)前的發(fā)展階段下，我國(guó)高校的外事交流活動(dòng)愈加的頻繁，在這個(gè)過(guò)程中傳統(tǒng)的外事檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)目前高校外事檔案管理的需求。針對(duì)這種問(wèn)題就需要將高校外事檔案管理工作重視起來(lái)，促進(jìn)高校外事檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新。從當(dāng)期高校外事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，把握目前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，以新的管理思路以及新的管理模式，促進(jìn)高校外事檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段進(jìn)行結(jié)合。相關(guān)的管理人員需要明確網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下高校外事檔案管理工作的變化，一方面需要考慮到對(duì)現(xiàn)有的外事檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，另一方面需要將新的管理方法融入到高校外事檔案管理工作中，提升高校外事檔案管理工作的效率，促進(jìn)高校外事檔案管理工作的有序開(kāi)展。