公立醫(yī)院捐贈(zèng)管理主要問題和對策研究

■李云香

（昆明醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院）

引 言

從近年來人類面臨的重大公共衛(wèi)生事件的實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)都出現(xiàn)醫(yī)療救治設(shè)備、醫(yī)療用品、防護(hù)用品，消毒用品及其他物資短時(shí)間之內(nèi)供不應(yīng)求的現(xiàn)象。隨著社會(huì)捐贈(zèng)活動(dòng)不斷增多，社會(huì)各界的捐贈(zèng)款物紛紛匯集醫(yī)院。但是如何優(yōu)化應(yīng)急物資的管理工作，保證物資籌措的科學(xué)性和合法性是每個(gè)醫(yī)院必須落實(shí)的工作重點(diǎn)。在醫(yī)療救治的過程中，各地公立醫(yī)院都有過捐贈(zèng)管理經(jīng)驗(yàn)，取得了一定的效果，但是也存在著一系列的不足之處?，F(xiàn)就管理過程中的應(yīng)注意事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)和問題進(jìn)行有關(guān)探討和分享。

1 醫(yī)院捐贈(zèng)管理中存在的主要問題

1.1 捐贈(zèng)機(jī)制不健全

我國的捐贈(zèng)文化底蘊(yùn)不夠，在公立醫(yī)院日常的診療行為中，捐贈(zèng)行為發(fā)生的概率不高，所以大多數(shù)醫(yī)院的制度僅僅是宏觀的主要制度，缺乏系統(tǒng)化的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，沒有樹立與時(shí)俱進(jìn)的精神，可操作和執(zhí)行力不高，面對突發(fā)事件突發(fā)捐贈(zèng)款物的到來，很多公立醫(yī)院都是臨時(shí)修改制度，制定工作流程，短時(shí)間之內(nèi)無法建立全面完整的管理制度，缺乏統(tǒng)籌全局的管理機(jī)制，或者制定的制度不夠精細(xì)，在實(shí)際中難免有疏漏的地方，建立的相關(guān)運(yùn)行機(jī)制不成熟，缺乏實(shí)踐的檢驗(yàn)，很多往往只關(guān)注物資接收、發(fā)放的制度流程，現(xiàn)有制度大多未包含捐贈(zèng)管理預(yù)評估制度、緊急采購制度、內(nèi)部控制制度、物資評估、入賬、處置相關(guān)財(cái)務(wù)管理制度、監(jiān)督管理制度、信息公開制度，等，隨著物資管理的要求被動(dòng)進(jìn)行相關(guān)制度的建設(shè)。在忙亂和緊急狀態(tài)下，管理工作難免會(huì)產(chǎn)生一些管理疏漏，制度間隙，責(zé)任缺失等現(xiàn)象。

1.2 捐贈(zèng)管理認(rèn)識(shí)不足

由于捐贈(zèng)業(yè)務(wù)很少發(fā)生或沒有發(fā)生過，相關(guān)管理人員和醫(yī)務(wù)工作者缺乏對捐贈(zèng)管理的相關(guān)政策知識(shí)，缺乏必要的學(xué)習(xí)研究，往往依據(jù)歷史職業(yè)經(jīng)驗(yàn)，與其他物資混同管理，開展相關(guān)工作，在實(shí)際管理工作中，站位不夠高，為了高效配合相關(guān)醫(yī)療救治工作，忽略了捐贈(zèng)管理的合法性和規(guī)范性認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)。

在接受捐贈(zèng)前，對受捐物資的必要性認(rèn)識(shí)不足，發(fā)布的捐贈(zèng)需求細(xì)化程度低，缺乏必要的說明，無法明確提供具體標(biāo)準(zhǔn)。對接受捐贈(zèng)的可行性論證不足，對捐贈(zèng)主體和捐贈(zèng)行為的合法合規(guī)性認(rèn)識(shí)不足，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審核，部分受捐物資由捐贈(zèng)主體直接先送達(dá)相關(guān)臨床科室，然后再進(jìn)行入庫登記等處理。導(dǎo)致捐贈(zèng)行為不規(guī)范，流程倒置，捐贈(zèng)管理存在管理漏洞和各種風(fēng)險(xiǎn)隱患。

在具體管理中，人員的認(rèn)識(shí)不到位，直接影響捐贈(zèng)信息的準(zhǔn)確性和完整性，忽略了對物資來源信息收集，記錄統(tǒng)計(jì)管理，與其他物資混同，未進(jìn)行單獨(dú)管理分析，未正確區(qū)分定向捐贈(zèng)與非定向捐贈(zèng)的統(tǒng)計(jì)管理識(shí)別，影響物資來源去向的準(zhǔn)確性、完整性、公開性，對后續(xù)相關(guān)精細(xì)化管理工作帶來一定的難度。

1.3 捐贈(zèng)管理人員專業(yè)性不夠

捐贈(zèng)物資來源的多樣化，質(zhì)量不統(tǒng)一，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要求不同，進(jìn)行識(shí)別和控制難度大。如何對眾多物資進(jìn)行有效識(shí)別和分配，以適應(yīng)不同的臨床應(yīng)用場景，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用是個(gè)難題。在實(shí)際中，醫(yī)院在緊急的情況下缺乏專業(yè)的人士，不了解相關(guān)防護(hù)用品，醫(yī)療用品等相關(guān)知識(shí)，在與捐贈(zèng)人溝通中，對捐贈(zèng)行為缺乏有效的指導(dǎo)性和目的性，對獲贈(zèng)財(cái)產(chǎn)性質(zhì)和用途是否合適、能否發(fā)揮最大效用未予深究。在收到捐贈(zèng)后，捐贈(zèng)管理者對收到的物資無法判別其等級標(biāo)準(zhǔn)，無法進(jìn)行一一翻譯和管理是否符合醫(yī)用標(biāo)準(zhǔn)、分辨防護(hù)級別，只能委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。導(dǎo)致捐贈(zèng)物資與實(shí)際需求相差甚遠(yuǎn)，沒有很好地體現(xiàn)捐贈(zèng)價(jià)值。

1.4 接受捐贈(zèng)風(fēng)險(xiǎn)管理有難度

對于公立醫(yī)院來說，接受的捐贈(zèng)主要來源于藥品供應(yīng)商、耗材設(shè)備供應(yīng)商等，有些還與醫(yī)院有業(yè)務(wù)往來，這就給我們處理和識(shí)別捐贈(zèng)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)帶來一定的挑戰(zhàn)，風(fēng)險(xiǎn)主要有受捐主體合規(guī)合法風(fēng)險(xiǎn)，接受捐贈(zèng)的廉政風(fēng)險(xiǎn)，物資的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，管理風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)入賬風(fēng)險(xiǎn)等。特別是接受與醫(yī)院有業(yè)務(wù)往來的公司，隱形風(fēng)險(xiǎn)更多，更復(fù)雜。在接受捐贈(zèng)前必須嚴(yán)格論證，全面了解，盡量規(guī)避或者處理好風(fēng)險(xiǎn)。若處理不得當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致決策失誤或者產(chǎn)生違規(guī)行為。

1.5 捐贈(zèng)款物管理水平低

捐贈(zèng)物資品種多樣、種類各異，管理部門眾多，在管理中，不僅需要高效科學(xué)，還必須保證合法規(guī)范。在醫(yī)院管理過程中，醫(yī)院缺乏完善的精細(xì)化的物資管理制度、財(cái)務(wù)制度和內(nèi)部控制等制度，管理缺乏全局性和前瞻性，同時(shí)各部門的職能界定難，工作有交叉和配合，也會(huì)影響捐贈(zèng)管理效率和水平。

在物資來源接收管理環(huán)節(jié)，各個(gè)部門的責(zé)任劃分不明確，由于部門之間溝通不夠，分工不細(xì)致，職責(zé)界定不清，各個(gè)部門相互推脫責(zé)任，決策工作不能有效落實(shí)，入庫不僅時(shí)，捐贈(zèng)來源信息缺失，各部門在物資傳遞中溝通不到位，統(tǒng)計(jì)、整理數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者信息分散，未集中統(tǒng)一，給后期捐贈(zèng)物資的估價(jià)、入賬、處置等精細(xì)化管理帶來難度。

在物資庫存管理環(huán)節(jié)，大部分公立醫(yī)院捐贈(zèng)管理信息化水平低，沒有專門的捐贈(zèng)物資信息化模塊，存在未將捐贈(zèng)物資錄入信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況，實(shí)施手工登記，或者只是進(jìn)行出庫入庫，手工登記由于人為原因出錯(cuò)率高，且入庫數(shù)據(jù)滯后錄入，缺乏準(zhǔn)確性和及時(shí)性，分發(fā)物資時(shí)，標(biāo)識(shí)不清，不及時(shí)登記出庫數(shù)，無法實(shí)時(shí)監(jiān)測實(shí)際庫存數(shù)量，導(dǎo)致庫存結(jié)余信息不及時(shí)或者出現(xiàn)不準(zhǔn)確的情況。庫存物資堆放不規(guī)范，未進(jìn)行嚴(yán)格的分類堆放，分區(qū)分級管理，未將合格品和不合格品分類，未按照發(fā)放順序堆放，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)缺失，未真正發(fā)揮物資的價(jià)值，導(dǎo)致發(fā)放效率和管理效率低。嚴(yán)重影響捐贈(zèng)物資的分發(fā)、使用、處置的全程決策管理效率和實(shí)時(shí)監(jiān)督。

在財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)管理部門和業(yè)務(wù)部門缺乏緊密聯(lián)系，存在財(cái)務(wù)部門與相關(guān)接收部門未預(yù)先進(jìn)行溝通，未提前制定入賬標(biāo)準(zhǔn)和入賬程序，未參與物資盤點(diǎn)，導(dǎo)致管理部門在接收時(shí)未進(jìn)行相關(guān)入賬資料的收集和整理，等入賬時(shí)再依據(jù)財(cái)務(wù)部門要求收集資料數(shù)據(jù)，入賬效率低，時(shí)間長，賬目整合不及時(shí)，也會(huì)加大實(shí)施賬實(shí)控制的難度。

2 醫(yī)院捐贈(zèng)管理中處理的主要對策

2.1 完善管理制度，健全內(nèi)部控制

醫(yī)院應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本單位的捐贈(zèng)管理制度，重點(diǎn)明確部門分工職權(quán)，制定應(yīng)急情況下的管理工作流程，建立捐贈(zèng)管理決策制度，應(yīng)急采購管理制度，捐贈(zèng)管理財(cái)務(wù)制度，捐贈(zèng)物資管理工作制度，捐贈(zèng)物資發(fā)放制度、監(jiān)督管理制度。加強(qiáng)捐贈(zèng)管理工作的內(nèi)部控制，把工作細(xì)化到具體責(zé)任人，抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的緊密性，確保捐贈(zèng)管理前期論證合法，接收、分配、發(fā)放科學(xué)、高效和規(guī)范，捐贈(zèng)物資信息完整準(zhǔn)確公開，捐贈(zèng)資產(chǎn)入賬及時(shí)、核算正確，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和合理分配，捐贈(zèng)資產(chǎn)處置合規(guī)，整個(gè)管理環(huán)節(jié)流程順暢，進(jìn)而保障突發(fā)事件時(shí)的快速響應(yīng)和高效運(yùn)行。

2.2 提高思想認(rèn)識(shí)，提高管理能力

加強(qiáng)對醫(yī)院資產(chǎn)管理人員、財(cái)務(wù)人員、醫(yī)務(wù)人員等的思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)政策法規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，正確認(rèn)識(shí)捐贈(zèng)管理相關(guān)知識(shí)，進(jìn)行專業(yè)能力學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新規(guī)定、新政策，熟悉醫(yī)院捐贈(zèng)管理流程，嚴(yán)格按照流程履職盡責(zé)，積極貫徹落實(shí)“九不準(zhǔn)”相關(guān)規(guī)定。積極研究先進(jìn)的管理方法和手段，加強(qiáng)應(yīng)對應(yīng)急采購、入賬、庫存管理、供應(yīng)保障、調(diào)劑管理等相關(guān)能力的提升。提高捐贈(zèng)管理論證決策、質(zhì)量控制、財(cái)務(wù)管理、監(jiān)督管理等相關(guān)水平。

2.3 加強(qiáng)部門協(xié)作，提高管理效率

增強(qiáng)部門協(xié)作的意識(shí)，建立部門配合制度，加強(qiáng)部門之間的合作與溝通，部門在處理問題時(shí)，如涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，主動(dòng)征求有關(guān)部門的意見，認(rèn)真協(xié)商，積極配合。規(guī)范部門間協(xié)調(diào)配合管理。堅(jiān)持一件事情原則上由一個(gè)部門負(fù)責(zé)，確需多個(gè)部門管理的事項(xiàng)，要明確牽頭部門，分清主次責(zé)任，責(zé)任到人。堅(jiān)持信息共享，互通有無，出現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)，重大決策面對面溝通，加快決策進(jìn)程，嚴(yán)格執(zhí)行限時(shí)辦結(jié)，加強(qiáng)監(jiān)督力度，有效提高辦事效率和能力，增強(qiáng)執(zhí)行力度。

2.4 強(qiáng)化監(jiān)督檢查，督促職能履行

捐贈(zèng)管理中，由于公立醫(yī)院內(nèi)部控制的水平不同，業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控的力度不一樣，審計(jì)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)該按照各自職責(zé)，積極參與到醫(yī)院的應(yīng)急物資捐贈(zèng)管理中，根據(jù)捐贈(zèng)管理工作的不同要求和不同階段的工作重點(diǎn)，依法履職盡責(zé)，主動(dòng)服務(wù)，提早監(jiān)督，明確重點(diǎn)，經(jīng)常監(jiān)督檢查，全程監(jiān)控，對照制度流程發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)溝通交流，商議解決方案，提出整改建議，督促整改落實(shí)。做到早參與、早預(yù)防、早發(fā)現(xiàn)、早處置。這樣不僅能夠提高管理工作的合理合法性，還能把管理的風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍內(nèi)。

2.5 借助信息技術(shù)，提升管理水平

從醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展和精細(xì)化管理的角度來看，積極研究借助信息技術(shù)，結(jié)合物資管理中的內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、管理流程，并對現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)，研究增設(shè)捐贈(zèng)物資專項(xiàng)信息系統(tǒng)模塊，一方面可以統(tǒng)一對所有捐贈(zèng)物資統(tǒng)一入庫，實(shí)行每一筆次專用代碼管理，逐筆驗(yàn)收入庫登記、逐筆發(fā)放登記、實(shí)時(shí)結(jié)余監(jiān)控，對物資進(jìn)行完善追溯，對定向捐贈(zèng)管理進(jìn)行有效控制。實(shí)現(xiàn)捐贈(zèng)物資從捐贈(zèng)清單到醫(yī)院使用科室的全流程監(jiān)管。另外一方面用信息化手段公開透明地通過系統(tǒng)平臺(tái)查知捐贈(zèng)物資的動(dòng)向，把捐贈(zèng)管理工作放到明面上，為各個(gè)操作流程構(gòu)建信息鏈，確保各項(xiàng)工作都能有跡可循，同時(shí)為醫(yī)院及時(shí)制定科學(xué)的管理方法，提升決策的準(zhǔn)確性提供有力支持。