醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)存問題與有效應(yīng)對(duì)

余倩霏

（海南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，海南 ?？?570311）

醫(yī)院文書檔案管理屬于檔案管理的分支，主要由公文管理逐步演變而來。在文書檔案中記載著醫(yī)院現(xiàn)有的各種規(guī)章制度條例、醫(yī)療活動(dòng)及發(fā)生的重大事件信息等，反映著醫(yī)院行政管理工作的全過程，是醫(yī)院科學(xué)持續(xù)發(fā)展的歷史見證和現(xiàn)實(shí)依據(jù)，因此文書檔案管理承載了不可忽視的功能。但從目前所了解的情況看，醫(yī)院普遍對(duì)文書檔案管理領(lǐng)域有所忽視，導(dǎo)致文書檔案管理質(zhì)量不高，對(duì)醫(yī)院管理工作的記錄與反映不詳實(shí)，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作的整體性、完整性和科學(xué)性。因此面對(duì)快速變革的檔案管理要求必須要重新審視當(dāng)前做好文書檔案管理工作的各種問題，并以此為基礎(chǔ)探討可提升文書檔案管理工作質(zhì)效的可行舉措。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書檔案管理機(jī)制尚待完善

機(jī)制是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的先導(dǎo)和前提，要提升文書檔案管理的有效性必須依賴完善的制度予以指導(dǎo)和規(guī)劃。在《檔案法》中也明確：檔案管理應(yīng)由單位檔案管理部門實(shí)施統(tǒng)一化的管理，確保檔案管理工作的開展質(zhì)量[1]。但現(xiàn)階段文書檔案管理在檔案管理中的受重視程度不高，沒有專門針對(duì)這方面的管理機(jī)制體制，影響了其作用的發(fā)揮及質(zhì)量的提升。同時(shí)，受制于醫(yī)院檔案管理水平的影響，在文書檔案管理中存在著參差不齊問題使文書檔案管理優(yōu)勢(shì)始終難以發(fā)揮。

1.2 文書檔案資料收集面臨阻礙

文書檔案管理工作具有長期性、反復(fù)性及系統(tǒng)性特征，涉及醫(yī)院諸多業(yè)務(wù)部門的資料收集。然而文書檔案作為醫(yī)院發(fā)展中所收集的重要資料并未得到醫(yī)院各方的重視，尤其是在文書檔案收集管理的過程中尚且存在著缺乏溝通、收集隨意、整理不科學(xué)等現(xiàn)象，即反映出在實(shí)際操作過程中，人員之間的責(zé)任意識(shí)、協(xié)同意識(shí)淡薄，同時(shí)也顯示出管理模式的單一陳舊，無法真正發(fā)揮出文書檔案管理工作效能。另外，醫(yī)院在文書檔案管理的收集方面，主要是檔案管理人員到各科室進(jìn)行相關(guān)資料收集，或利用信息技術(shù)向各科室相關(guān)人員進(jìn)行資料索要，這種單方面的資料收集途徑面對(duì)海量的資料可能會(huì)出現(xiàn)收集不完善，或?qū)е略假Y料的保存整理不到位等問題，甚至產(chǎn)生檔案資料缺失的情況，最終使文書檔案管理質(zhì)量下降。

1.3 文書檔案信息化管理滯后

伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)方面的重視程度逐漸提升，但不可否認(rèn)的是當(dāng)前仍處于探索與起步階段，在信息化應(yīng)用能力上仍有所欠缺。文書檔案作為醫(yī)院檔案管理的分支，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)來進(jìn)行文書檔案管理的意識(shí)仍不夠強(qiáng)，研究也不夠深入[2]。另外，從部分醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐來看，由于對(duì)文書檔案信息化管理的資金及技術(shù)投入力度不足致使諸多管理思維、內(nèi)容及方法落實(shí)不到位，傳統(tǒng)化的文書檔案管理模式依然占據(jù)著主導(dǎo)地位，阻礙了信息化條件下文書檔案信息共享優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，這與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行高效辦公的趨勢(shì)不相符。

2 應(yīng)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作問題的策略

2.1 健全文書檔案管理機(jī)制，優(yōu)化文書檔案管理方式

醫(yī)院作為檔案管理工作謀劃與發(fā)展的主陣地，必須要對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作的開展引起高度重視，在具體實(shí)踐中關(guān)注細(xì)節(jié)化管理，使得從資料收集到管理使用的各環(huán)節(jié)都能井然有序地開展。同時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理工作點(diǎn)多面廣、紛繁復(fù)雜，在實(shí)踐中必須要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)文書檔案管理的重要性，切實(shí)依托在管理機(jī)制上的改進(jìn)和完善，使文書檔案始終處于有條不紊的狀態(tài)。此外，醫(yī)院要加強(qiáng)各領(lǐng)域之間的協(xié)調(diào)，將涉及文書檔案管理的科室、部門進(jìn)行銜接，通過宏觀制度的約束和引領(lǐng)，讓各科室、部門能夠參與到文書檔案管理之中，培養(yǎng)其主體意識(shí)及責(zé)任意識(shí)，并在制度的框架下提升檔案的管理能力。事實(shí)上，醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性，決定了醫(yī)院在文書檔案管理中必須要下大力氣、用真功夫，建立健全各類文書檔案管理制度（制度內(nèi)容涵蓋到日常檔案的產(chǎn)生和收集，以及整體檔案管理的成效等方方面面），使得相關(guān)人員工作的開展都有制度作保障，同時(shí)應(yīng)建立評(píng)比考核、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等條例，對(duì)于工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，創(chuàng)新務(wù)實(shí)的人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，反之則需根據(jù)情況作出嚴(yán)厲懲處，嚴(yán)禁走過場(chǎng)，重形勢(shì)的現(xiàn)象發(fā)生，以防檔案管理制度變成一紙空文，為文書檔案管理工作的高效開展提供保障。

2.2 強(qiáng)化文書檔案資料收集，優(yōu)化文書檔案管理銜接

在醫(yī)院所開展的醫(yī)療服務(wù)過程中將產(chǎn)生大量的文書檔案資料，而這些資料應(yīng)如何高質(zhì)量的收集、整理及保存不僅是檔案管理部門的責(zé)任，更是醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)重視的問題。因此要想提升文書檔案管理質(zhì)量必須要強(qiáng)化對(duì)文書檔案資料的收集，依據(jù)規(guī)范的檔案收集管理流程，將文書檔案完整、系統(tǒng)、安全地進(jìn)行保存。一方面，文書檔案管理人員要發(fā)揮職能，確定文書檔案收集的范圍、時(shí)間及方法，認(rèn)真做好文書檔案的歸檔立卷工作，在處理時(shí)要嚴(yán)格按照工作計(jì)劃和流程，建立統(tǒng)一規(guī)范的資料收集體系，使文書檔案資料的產(chǎn)生、收集、整理、歸檔及查閱形成完整閉環(huán)，形成規(guī)范化的檔案管理模式，確保文書檔案能夠發(fā)揮出最大歷史價(jià)值與現(xiàn)實(shí)價(jià)值。另一方面，檔案管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)協(xié)同配合，即檔案管理部門要加大宣傳引導(dǎo)力度，針對(duì)文書檔案收集與管理的特點(diǎn)，深入進(jìn)行工作宣傳溝通，提升醫(yī)院各科室及部門的認(rèn)識(shí)，在各項(xiàng)文書檔案資料的收集中，確保溝通有效、管理順暢、責(zé)任到位，促進(jìn)文書檔案管理工作的有效銜接，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的整體發(fā)展。

2.3 加快文書檔案信息建設(shè)，優(yōu)化文書檔案智慧能力

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及“互聯(lián)網(wǎng)+”等創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理同樣面臨著全新變革，在此階段必須抓住時(shí)機(jī)切實(shí)以前瞻的籌劃推動(dòng)文書檔案管理信息化建設(shè)，讓智慧檔案管理目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)[3]。一方面，醫(yī)院在認(rèn)清文書檔案管理價(jià)值的同時(shí)，要結(jié)合當(dāng)前的信息化發(fā)展趨勢(shì)，積極加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，既要保證信息化硬件設(shè)備的引入，也要做好整體的信息化建設(shè)規(guī)劃，注重自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建設(shè)，搭建智慧化文書檔案管理平臺(tái)，強(qiáng)化檔案信息的共享，打通文書檔案信息的交互渠道，賦予文書檔案新的歷史定位。另一方面，醫(yī)院要積極督促檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，尤其是改變傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，將紙質(zhì)文書檔案資料向數(shù)字化遷移，通過掃描、識(shí)別等方式建立電子檔案，改變以往文書檔案資料收集難、管理難及查閱難的窘境，使文書檔案信息滿足共享共用的要求。另外，文書檔案管理信息化建設(shè)中，管理人才的引入也至關(guān)重要，因此需要制定完善的引入及培養(yǎng)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化平臺(tái)的高效運(yùn)用。

3 結(jié)語

隨著醫(yī)院檔案管理形勢(shì)的發(fā)展與變革，文書檔案作為其中的重要一環(huán)，同樣需要加大關(guān)注和改革力度，充分認(rèn)清文書檔案的歷史價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義，不斷強(qiáng)化制度建設(shè)、能力建設(shè)及信息化建設(shè)，適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的新特點(diǎn)、新任務(wù)和新要求，通過自身的不斷演進(jìn)和完善，解決傳統(tǒng)管理中的制約性問題，共同推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理可持續(xù)發(fā)展。