新時(shí)期工會(huì)檔案管理的功能以及發(fā)展趨勢(shì)探究

周 微

（玉林市第一人民醫(yī)院，廣西 玉林 537000）

檔案管理，顧名思義，對(duì)檔案的收集，整理，管理，歸檔，保存的過程。在醫(yī)院工會(huì)檔案管理中，檔案管理發(fā)揮著工會(huì)記錄本作用，記錄著工會(huì)發(fā)展歷程。隨著社會(huì)進(jìn)步，新時(shí)期工會(huì)檔案管理備受社會(huì)關(guān)注。那么，在醫(yī)院實(shí)際發(fā)展運(yùn)營(yíng)中，工會(huì)如何開展檔案管理工作，檔案管理工作如何發(fā)揮檔案管理重要作用，以及檔案管理未來將向著怎樣的方向發(fā)展？以下，我們將從新時(shí)期工會(huì)檔案管理功能、新時(shí)期工會(huì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)探究?jī)煞矫鎸?duì)新時(shí)期檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

1 新時(shí)期工會(huì)檔案管理功能

1.1 新時(shí)期工會(huì)檔案管理具有輻射性

工會(huì)是醫(yī)院職工自發(fā)組成的群眾性組織。從工作職責(zé)上，工會(huì)既接受著醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受工會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)。因而，在工會(huì)檔案管理中，檔案管理具有獨(dú)特性，其不但需要管理本部門檔案及醫(yī)院管理涉及的檔案。同時(shí)，在檔案收集中，需要工會(huì)成員與醫(yī)院及其他相關(guān)部門做好溝通，及時(shí)收集具有價(jià)值的檔案。由此可見，工會(huì)檔案管理不但記錄著工會(huì)本身大小事宜，同時(shí)輔助著醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展。因而，我們說工會(huì)檔案管理具有輻射性[1]。

1.2 新時(shí)期工會(huì)檔案管理具有佐證功能

工會(huì)檔案管理形式多樣，內(nèi)容不一。從記錄形式上，其包含電子版文件、紙質(zhì)性文件、圖片文件及語(yǔ)音錄像等。從檔案具體內(nèi)容上，工會(huì)檔案包括醫(yī)院運(yùn)行管理文件、工會(huì)本身產(chǎn)生文件。工會(huì)檔案管理不具有執(zhí)行性，是記錄性文件，具有原始性。檔案的原始性，代表著檔案具有憑證作用。因而，在工會(huì)檔案管理中，檔案能夠幫助工會(huì)及醫(yī)院在運(yùn)行發(fā)展中，提供相應(yīng)憑證作用，進(jìn)而發(fā)揮工會(huì)檔案管理的積極作用，促進(jìn)工會(huì)及醫(yī)院運(yùn)行的規(guī)范性和科學(xué)性。

1.3 新時(shí)期工會(huì)檔案管理具有傳承功能

伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)形態(tài)發(fā)生改變，新的社會(huì)形態(tài)下，各行各業(yè)快速發(fā)展，不斷創(chuàng)新。在快速發(fā)展中，醫(yī)院工會(huì)為保障工會(huì)健康長(zhǎng)久發(fā)展，需要不斷引進(jìn)新鮮血液，給更多更優(yōu)秀人才展現(xiàn)的機(jī)會(huì)，讓真正有實(shí)力的職工在工作中肩負(fù)工會(huì)發(fā)展重任，更好地為醫(yī)院服務(wù)。這時(shí)，醫(yī)院傳統(tǒng)經(jīng)典活動(dòng)的收錄能夠幫助新晉員工更好地了解工會(huì)及醫(yī)院歷史進(jìn)和現(xiàn)狀，以在工會(huì)發(fā)展中，作出更精準(zhǔn)決策，發(fā)揮工會(huì)檔案管理的傳承功效。

1.4 新時(shí)期工會(huì)檔案管理能夠提升職工歸屬感

新時(shí)期，工會(huì)檔案管理功用廣泛，提升醫(yī)院職工歸屬感是工會(huì)檔案管理功能之一。2020年，在這個(gè)特殊時(shí)期，我國(guó)各個(gè)地區(qū)，各個(gè)醫(yī)院紛紛伸出援助之手。我們醫(yī)院同樣，展開了馳援湖北活動(dòng)，部分醫(yī)生遠(yuǎn)赴湖北。為溫暖英雄心，醫(yī)院工會(huì)專門為馳援湖北醫(yī)務(wù)人員建立一戶一檔愛心關(guān)愛檔案。以從醫(yī)院角度出發(fā)，建立更有針對(duì)性的人文關(guān)懷，提升職工歸屬感。

2 新時(shí)期工會(huì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)探究

2.1 能夠得到檔案管理工作人員更充分的重視

在醫(yī)院工會(huì)日常檔案管理中，雖然檔案作為原始文件不能時(shí)刻被利用，但原始文件卻具備著極其重要的作用。它是憑證，是真實(shí)記錄，是工會(huì)及醫(yī)院運(yùn)行的歷史記載。伴隨時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院工會(huì)檔案管理人員已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。醫(yī)院工會(huì)檔案得到科學(xué)有效管理是工會(huì)本身及醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展的助推力，是給信任我們的患者帶來更好服務(wù)的基礎(chǔ)。在實(shí)際工會(huì)檔案管理工作中，工會(huì)作為醫(yī)院發(fā)展的服務(wù)保障，應(yīng)恪盡職守，嚴(yán)格要求自己。盡管不存在絕對(duì)完美的事物，盡管世間并不存在完美的工會(huì)檔案管理。但我們可以追求完美，追求卓越。沒有最好，只有更好。在工作中，不但要重視檔案管理，知曉檔案管理的重要性，還要在本職工作的基礎(chǔ)上，孜孜不倦地追求高質(zhì)量檔案管理，追求更好的、更科學(xué)的檔案管理辦法。在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值同時(shí)更好地為醫(yī)院及醫(yī)院職工服務(wù)。不能因其不能時(shí)刻被利用便忽略了檔案科學(xué)管理的重要性，忽略了檔案存在的價(jià)值及意義。思想是行為指南，一個(gè)人只有思想意識(shí)上發(fā)生改變，才能帶動(dòng)其行為改變。因而，在醫(yī)院工會(huì)日常檔案管理中，只有檔案管理受到充分重視，檔案管理人員才能積極進(jìn)行檔案管理工作研究，努力提高工會(huì)檔案管理質(zhì)量及檔案管理效率，更好地為工會(huì)及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)與時(shí)俱進(jìn)不斷攀升

歸根結(jié)底，人才是生產(chǎn)力，是工會(huì)及醫(yī)院發(fā)展的核心。任何一個(gè)組織的發(fā)展代表著人的發(fā)展，代表著人類技術(shù)的進(jìn)步，代表著服務(wù)的完善。因而，在醫(yī)院工會(huì)檔案管理中，若想達(dá)到檔案管理的科學(xué)性、精準(zhǔn)性、高效性最終還要落實(shí)到人，落實(shí)到工會(huì)檔案管理人員。只有不斷提高工會(huì)檔案管理人員的專業(yè)性，保證工會(huì)檔案管理能夠跟隨醫(yī)院發(fā)展，跟隨時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)，才能確保工會(huì)檔案管理工作的高質(zhì)量開展。因而，新時(shí)期工會(huì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，必然帶動(dòng)著檔案管理人員素質(zhì)與時(shí)俱進(jìn)，不斷攀升。只有能夠緊隨醫(yī)院發(fā)展，緊隨工會(huì)檔案管理發(fā)展的人才才不會(huì)被淘汰。尤其，在信息化時(shí)代的今天，人工智能取代人工已為常見[2]。不論是通訊領(lǐng)域還是工廠機(jī)械化，甚至到人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)點(diǎn)滴滴，人工智能無處不在。工會(huì)檔案管理工作同樣，伴隨信息化技術(shù)的發(fā)展，同樣可以實(shí)現(xiàn)人工智能化。伴隨技術(shù)發(fā)展，新時(shí)代，對(duì)醫(yī)院工會(huì)檔案管理人員提出了新要求。因而，為滿足工作需要，強(qiáng)化工會(huì)檔案管理工作，工會(huì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)必須得到強(qiáng)化。

2.3 檔案管理工作制度更加健全

合理的檔案管理制度是檔案管理工作制度更加規(guī)范化的體現(xiàn)，是新時(shí)期工會(huì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。在現(xiàn)今合理化檔案管理制度中，我們可以發(fā)現(xiàn)，不論是國(guó)家機(jī)構(gòu)還是行政事業(yè)單位，其檔案管理都在不斷完善。其從檔案管理秩序到員工職能匹配都有較為明確的規(guī)章制度。例如，在檔案管理秩序中，明確規(guī)定檔案管理文件標(biāo)識(shí)，比如用顏色進(jìn)行檔案分類?；蛘咴跈n案管理中，將檔案放置的具體位置存在嚴(yán)格要求，從樓層上分類，從檔案室角度分類，從具體的位置和空間分類等。而對(duì)于具體檔案管理工作中，同樣將不同的管理人員放到了不同的位置，負(fù)責(zé)著不同的職責(zé)。比如：在工作中，安排計(jì)算機(jī)技術(shù)能力較強(qiáng)的工作人員主要負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)操作，進(jìn)行電子檔案的管理。對(duì)于計(jì)算機(jī)能力相對(duì)較弱的，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的管理等?？梢?，檔案管理在悄無聲息地向著科學(xué)性、健全性前進(jìn)。那么，工會(huì)檔案管理應(yīng)如何與時(shí)俱進(jìn)？筆者認(rèn)為，現(xiàn)今很多醫(yī)院工會(huì)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的健全管理系統(tǒng)勢(shì)必是醫(yī)院工會(huì)檔案管理未來發(fā)展方向。在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中，工會(huì)完全可以依賴網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院管理相關(guān)檔案收集。同時(shí)，醫(yī)院層面可以積極配合工會(huì)，安排兼職醫(yī)護(hù)檔案信息管理人員，輔助工會(huì)收集有價(jià)值的信息文件等。實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理全員參與，共同維護(hù)醫(yī)院發(fā)展。

2.4 基于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理

基于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理是新時(shí)期，工會(huì)檔案管理發(fā)展必然趨勢(shì)?，F(xiàn)今，伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)深入人們生活的每一個(gè)角落，與人們生活息息相關(guān)。在日常生活中依托于信息技術(shù)及電子技術(shù)的智能電子設(shè)備能夠隨時(shí)將世界各地各領(lǐng)域信息第一時(shí)間推送到人們視線之內(nèi)。醫(yī)院工會(huì)發(fā)展同樣，只要我們?cè)敢鈱W(xué)習(xí)，就能夠找到諸多相關(guān)材料。在信息大爆炸下，我們可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院工會(huì)管理模式快速發(fā)展，其積極結(jié)合和學(xué)習(xí)著其他領(lǐng)域的工會(huì)運(yùn)營(yíng)模式。在工會(huì)發(fā)展中，職工之家漸漸走進(jìn)大眾視野，成為現(xiàn)今工會(huì)運(yùn)營(yíng)模式之一。不同的醫(yī)院運(yùn)行中，職工之家管理模式不同。從學(xué)習(xí)型職工之家、維護(hù)性職工之家、服務(wù)性職工之家、務(wù)實(shí)性職工之家到創(chuàng)新型職工之家。其中，學(xué)習(xí)型職工之家，會(huì)結(jié)合社會(huì)力量共同構(gòu)建職工加油站，在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建職工學(xué)習(xí)屋，為職工提供相應(yīng)學(xué)習(xí)資料。例如。臨床醫(yī)學(xué)書籍，護(hù)理相關(guān)書籍等。而服務(wù)性職工之家，工會(huì)同樣會(huì)積極發(fā)揮自身力量，積極構(gòu)建醫(yī)院運(yùn)營(yíng)激勵(lì)制度，幫助醫(yī)院及醫(yī)護(hù)人員實(shí)現(xiàn)雙贏。其他職能職工之家同樣，在基于自身特點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)服務(wù)活動(dòng)，以幫助醫(yī)院及醫(yī)院職工共同發(fā)展。而我們醫(yī)院從自身角度出發(fā)，完全可以借鑒各類型職職工之家構(gòu)建適合自己的職工之家。與此同時(shí)，為保證職工之家符合工會(huì)職能特點(diǎn)，服務(wù)醫(yī)院。在未來發(fā)展中，工會(huì)完全可以在職工之家中構(gòu)建數(shù)字化檔案管理。通過數(shù)字化檔案管理將職工之家服務(wù)以及醫(yī)院運(yùn)行中有價(jià)值的檔案進(jìn)行電子歸檔。在電子檔案管理中，根據(jù)檔案種類，進(jìn)行進(jìn)一步分類管理，以方便醫(yī)院職工以及工會(huì)人員隨時(shí)高效查閱[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期工會(huì)檔案管理的功能以及發(fā)展趨勢(shì)探究是一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)意義的課題，是一個(gè)具有時(shí)代標(biāo)志的重要課題，值得廣大醫(yī)院及其工會(huì)檔案管理工作者高度重視。以在實(shí)際檔案管理中，深入理解工會(huì)檔案管理功能，探索符合時(shí)代發(fā)展的工會(huì)檔案管理方式，為新時(shí)期工會(huì)檔案管理提供有力保障。