事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理研究

譚艷君

（山西省呂梁市汾陽(yáng)市政務(wù)大廳，山西 呂梁 032200）

事業(yè)單位是指政府部門設(shè)立的公益性機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)所轄區(qū)域的教育、行政、科技等社會(huì)服務(wù)。事業(yè)單位檔案管理工作具有顯著的公共性、服務(wù)性、公益性、機(jī)密性特征，可為事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)工作提供幫助。為發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用，工作人員應(yīng)樹(shù)立規(guī)范化意識(shí)，實(shí)施檔案的規(guī)范化管理。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案具有憑證、參考作用，可體現(xiàn)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，用于分析事業(yè)單位的工作績(jī)效、管理狀況，也可總結(jié)事業(yè)單位某個(gè)時(shí)間段的發(fā)展成果，便于事業(yè)單位的管理、決策。但在實(shí)際工作中，事業(yè)單位檔案管理存在如下不足，影響其作用發(fā)揮。

第一，缺乏重視，部分事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理的重視，并未結(jié)合自身工作需求制定相應(yīng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作存在偏差，如檔案收集不全面、檔案歸檔不規(guī)范、檔案保管不合理等，導(dǎo)致檔案資料遺漏或丟失；第二，人才缺失，檔案管理具備較高專業(yè)性，部分事業(yè)單位選擇即將退休的員工負(fù)責(zé)檔案管理工作，不能應(yīng)用專業(yè)管理理念、手段開(kāi)展檔案管理工作，影響檔案管理的規(guī)范性；第三，水平滯后，在辦公信息化發(fā)展背景下，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需建設(shè)電子檔案，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的低效工作模式，但部分事業(yè)單位建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)功能單一，不能滿足檔案管理的收集、歸檔、查閱等需求，信息化水平滯后[1]。

2 事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理建議

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題，本文建議事業(yè)單位開(kāi)展檔案的規(guī)范化管理工作，從管理制度、管理人員、管理方式三方面入手，利用制度為檔案管理工作提供指導(dǎo)，提高工作人員對(duì)檔案管理的重視；加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，由專業(yè)人才開(kāi)展專業(yè)檔案管理工作，保障其作用有效發(fā)揮；提高檔案管理信息化水平，進(jìn)而提升檔案管理效率與質(zhì)量。基于該理念，某市政務(wù)廳開(kāi)展檔案的規(guī)范化管理工作，取得顯著成效，值得借鑒學(xué)習(xí)，具體要點(diǎn)如下。

2.1 制定完善檔案管理制度

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理缺乏重視的問(wèn)題，管理者可以制定完善檔案管理制度，以規(guī)章制度形式明確規(guī)范檔案管理的要求、工作人員承擔(dān)的責(zé)任，約束工作人員的行為，提高重視，引導(dǎo)其切實(shí)落實(shí)規(guī)范化檔案管理工作。例如，在某市政務(wù)廳中，制定的檔案管理制度涵蓋檔案收集、整理、保管、查閱、保密等多個(gè)方面，并根據(jù)檔案管理制度要求，明確檔案管理人員工作責(zé)任，制定相應(yīng)責(zé)任制度與績(jī)效考核制度，指導(dǎo)、督促檔案管理人員落實(shí)各項(xiàng)管理工作。

以檔案收集為例，管理制度中明確所有與政務(wù)大廳工作活動(dòng)、發(fā)展歷史等相關(guān)的具有參考價(jià)值的文件、材料，均需納入檔案收集范疇，并將其劃分為以下四類：1）與上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)往的文件，如上報(bào)黨組的文件、資料等；2）本單位的文件、材料，如會(huì)議文件、正式發(fā)文、工作記錄、賬簿、規(guī)章制度等；3）與其他部門來(lái)往的文件；4）與下級(jí)單位來(lái)往的文件。同時(shí)，在該政務(wù)大廳的制度中，要求檔案管理人員做到歸檔文件真實(shí)完整，不存在重復(fù)、缺失問(wèn)題，并按照《檔案法》要求組卷。在責(zé)任制度中，如檔案管理人員出現(xiàn)檔案收集不完整、重復(fù)收集、組卷不合理等問(wèn)題，給予扣除績(jī)效分?jǐn)?shù)的懲罰，影響檔案管理人員的薪金與職業(yè)晉升，有效提高其對(duì)檔案管理的重視。

2.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人才缺失問(wèn)題，管理者應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合檔案管理需求，做好人才引進(jìn)與培養(yǎng)工作，并加強(qiáng)人才管理，提高檔案管理人員福利待遇，為事業(yè)單位保留更多優(yōu)秀檔案管理人才[2]。以某市政務(wù)廳為例，其隊(duì)伍建設(shè)要點(diǎn)如下：

在人才引進(jìn)方面，該市政務(wù)廳高度重視檔案管理工作，明確專業(yè)人才的重要性，在檔案管理人才招聘時(shí)，綜合考慮應(yīng)聘者的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、職業(yè)道德及信息素養(yǎng)，選拔綜合型檔案管理人才。其中，政治素養(yǎng)是指檔案管理人員需了解檔案管理相關(guān)政策法規(guī)及事業(yè)單位檔案管理要求；業(yè)務(wù)素養(yǎng)是指檔案管理人員需了解檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化要點(diǎn)；職業(yè)道德是指檔案管理人員應(yīng)掌握檔案管理工作紀(jì)律，明確檔案保密工作要點(diǎn)；信息素養(yǎng)是指檔案管理人員應(yīng)具備檔案信息系統(tǒng)操作能力，可實(shí)施信息化檔案管理工作。

在人才培養(yǎng)方面，該市政務(wù)廳定期邀請(qǐng)檔案管理專家圍繞檔案管理政策法規(guī)、檔案管理流程、電子檔案等相關(guān)知識(shí)，進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)。例如，對(duì)于新入職檔案管理人員，由檔案管理負(fù)責(zé)人就檔案歸檔范圍、檔案歸檔流程、檔案管理制度、檔案保管期限等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)講解，使新入職職工了解本單位檔案管理要求，為后續(xù)工作提供指導(dǎo)，進(jìn)而使其滿足崗位工作要求，實(shí)現(xiàn)有效人才培養(yǎng)。

在人才管理方面，該市政務(wù)廳通過(guò)責(zé)任到人制與績(jī)效考核制，約束管理檔案管理人員，并根據(jù)檔案管理人員需求，優(yōu)化調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)與內(nèi)部晉升制度，提高檔案管理人員的福利待遇，為檔案管理人員的職業(yè)生涯提供規(guī)劃，提高檔案管理人員的積極性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

2.3 實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理水平滯后問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，如電子掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、電子標(biāo)簽技術(shù)等，替代傳統(tǒng)人工操作，使檔案管理更為規(guī)范有序。以某市政務(wù)廳的人事檔案為例，其管理信息化建設(shè)要點(diǎn)如下：

第一，精準(zhǔn)采集，在檔案管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)確錄入事業(yè)單位干部職工的各類信息，對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，通過(guò)電子掃描技術(shù)，將其編制為電子圖片文檔，保障單位人事檔案的全面收集。第二，智能管理，該市政務(wù)廳的每個(gè)職工均可注冊(cè)成為檔案管理信息系統(tǒng)的用戶，根據(jù)職工的不同崗位，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用權(quán)限不同。檔案管理人員可進(jìn)行電子檔案的案卷處理、信息刪減等操作；普通職工僅可瀏覽查閱檔案資料；領(lǐng)導(dǎo)層可瀏覽查閱、調(diào)取檔案資料。在檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用后，該市政務(wù)廳的檔案管理效率顯著提升，檔案收集不全面、檔案信息錯(cuò)誤或遺漏等問(wèn)題出現(xiàn)率顯著下降，也為檔案資料查閱、開(kāi)發(fā)利用提供便利。

3 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理存在缺乏重視、人才缺失、水平滯后問(wèn)題，影響其作用發(fā)揮。通過(guò)本文的分析，事業(yè)單位應(yīng)提高重視，制定完善檔案管理制度；加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)人才；開(kāi)展信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，從管理制度、管理人員、管理方式三方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。