事業(yè)單位檔案文件歸檔整理方法探析

李艷玲

（太原市水利工程質量與安全中心（太原市晉祠供水管理中心），山西 太原 030025）

一直以來，事業(yè)單位在我國現(xiàn)代化社會建設的過程當中都發(fā)揮著重要作用，并且隨著我國的經(jīng)濟活動越來越頻繁，事業(yè)單位每年所保管的檔案基數(shù)也在逐年上漲，也由此導致事業(yè)單位在開展檔案文件管理工作時面對的壓力與日俱增，一部分重要文件常常需要耗費大量人力物力才能夠在檔案庫中提取出來，對事業(yè)單位日常工作的正常開展造成了嚴重影響。為此，如何提高檔案文件的管理工作效率，現(xiàn)已成為事業(yè)單位面臨的主要問題。

1 文件裝訂

第一，檔案管理人員在開展文件檔案整理工作時，首先需要對文件屬性進行區(qū)分，根據(jù)上級部門指示或是自主分辨文件類別，判斷其是否需要歸檔；第二，對歸檔文件需要精心維護后再進行裝訂，以此來避免文件在保管過程中受到損害。具體流程主要是將文件進行復印備份，避免其由于時間過久出現(xiàn)字跡褪色不清的現(xiàn)象，同時對文件破損的位置進行修復，并將篇幅過大的檔案材料進行整齊的折疊，以此確保其能夠得到妥善安置，并挑揀出文件中夾帶的金屬物品，避免發(fā)生銹蝕損壞文件；第三，文件檔案在裝訂過程中，應當根據(jù)文件類別進行分類，并以保存文件的完整性為基本原則，選擇不宜對文件造成損傷的裝訂方式，從而確保文件得以長久保存[1]。

2 文件分類

在完成了文件裝訂工作之后，還需要按照文件不同屬性與類別對其進行整理區(qū)分，從而放置在不同類別中進行管理，以便于工作人員日后查找整理。具體操作時，首先需要根據(jù)文件管理類目將歸檔文件放置在不同層次當中，其次將其信息錄入到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫內，使工作人員在搜索文件時可以根據(jù)計算機提供的數(shù)據(jù)信息到與之對應的排列架上進行查找，以此提高檔案文件的搜索效率。具體分類操作如下：第一，檔案管理人員在審閱文件內容時，應當基于事業(yè)單位的服務方向以及組織框架進行分析，從而可以更加準確的判斷文件價值并制定合理的分類項目?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位常見的文件分類依據(jù)主要包括事務類別分類法、收錄年度分類法、機關單位分類法以及保管年限分類法，檔案管理人員需要結合單位特點，選擇合理的分類方案，從而提高文件管理工作的實效性；第二，管理人員應當熟悉事業(yè)單位的文件分類方法，一方面提高文件分類的工作效率以及準確性，另一方面在其他部門需要調閱實體文檔時，能夠做到盡快查找，有利于提高事業(yè)單位的整體工作效率；第三，事業(yè)單位管理人員在進行文件檔案的收錄工作時，應當規(guī)范個人的工作行為，確保數(shù)據(jù)庫信息與實體文檔放置位置保持一致，同時保證文件分類的準確性[2]。

3 確定文件保管年限

標定歸檔文件的管理期限，是檔案管理部門日后進行維護工作的重要保障。第一，檔案管理人員需要參照收錄年限表，為不同屬性的文件檔案制定管理期限，從而便于重要文件的重點保存與管理；第二，文件檔案的收錄年限通常分為定期收錄與永久收錄，通常來說定期收錄的文件分為十年保管期限與三十年保管期限兩種，這類文件通常是對事業(yè)單位在特地期限內的工作開展有參考作用，主要是體現(xiàn)事業(yè)單位在一段時間內的工作結構特點，不具備永久參考價值，因此在達到管理年限之后通常會酌情清理或選擇繼續(xù)保管；而永久保存的文件檔案則對事業(yè)單位的長遠發(fā)展有著持續(xù)參考價值，并記錄了一些事業(yè)單位內部的重大改革變遷以及發(fā)展歷程，可以作為日后歷史研究的依據(jù)，因此這一類文件通常選擇永久保存，并需要妥善維護其完整性[3]。

4 文件排列

通常情況下，文件排列方式會按照收錄年限以及文件類型來區(qū)分，文件排列的有效性直接影響了日后管理人員對文件的調取工作，因此是事業(yè)單位文件檔案管理部門的重點工作內容。檔案管理人員在開展工作的過程中，會將同一系列的文件按照年限進行排列，以此來體現(xiàn)出排列規(guī)律。同時，根據(jù)文件記錄的不同工作內容，將其歸檔到不同部門的類目之下，使工作人員進行調取時能夠縮小查找范圍。此外，檔案管理人員在收錄文件時還應當根據(jù)文件具體的事物關系與發(fā)生時間來對文件進行編號，以便于收錄到數(shù)據(jù)系統(tǒng)當中。

5 信息化文件編號收錄

信息技術手段為人們處理各類工作 事物提供了良好的輔助作用，為此，事業(yè)單位的檔案管理工作也應當向著信息化建設的方向發(fā)展，在提高管理效率的同時，也確保各類重要文件的安全性得到提高。在管理過程中，工作人員首先需要對各類文件進行編號，在管理系統(tǒng)中設置不同的特殊標識，以此來分類不同的文件類目，并將標識在對應的文件檔案上進行標注，從而使管理人員在歸檔收錄過程中能夠對文件進行準確區(qū)分。同時為了便于對文件區(qū)分管理，工作人員在設計編號過程中還應當根據(jù)文件的不同的種類、保管年限以及不同部門制定不同的大寫字母標記，以此來體現(xiàn)出文件檔案分類的規(guī)律。在注明了完整的收錄編號之后，管理人員需要準確將其在管理系統(tǒng)中進行備份并錄入相關的存放信息，同時根據(jù)信息將其準確放置在相應的排列架，同時定期清理并維護檔案室的衛(wèi)生，避免紙質文檔遭受到蟲蛀現(xiàn)象而受到損傷[4]。

6 結語

綜上所述，事業(yè)單位在進行文件檔案的歸檔管理工作過程中，應當遵循保證文件完整性的原則進行整理，同時按照一定規(guī)律對文件進行分類與排列，最后還應當結合信息技術的特點，將文件進行編號收錄并備份，以此來來進一步保障文件檔案的安全性，同時便于工作人員日后查閱尋找文件，從而整體提高事業(yè)單位文件檔案管理工作的有效性。