機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略探討

李春艷

（阜新市疾病預(yù)防控制中心，遼寧 阜新 123000）

近些年來，在我國社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展的背景之下，推進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作的重要性越來越凸顯出來。然而，在多種不利因素的影響之下，檔案管理工作之中暴露出許多的問題，難以滿足新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展要求。因此，要重視開展檔案規(guī)范化管理工作，全面地提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。

1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性

1）有助于推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程之中檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，為領(lǐng)導(dǎo)者與管理者制定相關(guān)決策提供了重要的參考資料，已經(jīng)成為衡量事業(yè)單位管理水平的重要指標(biāo)。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言推進(jìn)檔案管理規(guī)范化是非常必要的，可以真實、全面地反映出事業(yè)單位的發(fā)展情況，增強(qiáng)事業(yè)單位的市場競爭實力，由此推進(jìn)事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2）有助于為機(jī)關(guān)事業(yè)單位制定后期管理方案提供依據(jù)。檔案資料不單單包含了員工的基本信息，更包括了事業(yè)單位所獲得成果。在制定事業(yè)單位后期管理工作方案時，通過查詢與運(yùn)用相關(guān)的檔案信息，可以提升方案制定的質(zhì)量與水平。由此，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化工作，對于推進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中面臨的問題

第一，缺乏檔案規(guī)范化管理的重視。就目前而言，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者在思想上缺乏對于檔案規(guī)范化管理的重視，難以認(rèn)識到開展檔案管理工作的重要價值，不重視采取相關(guān)的措施以推進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)，很大程度上阻礙著檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。第二，部門歸檔立卷制度落實不到位。在開展規(guī)范化檔案管理之中部門歸檔立卷工作發(fā)揮著重要作用，這就要求各個部門要保證歸檔立卷制度的落實，以此為開展規(guī)范化檔案管理打下基礎(chǔ)，但是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個部門歸檔立卷工作落實不到位，影響了檔案管理工作的開展。第三，完善的檔案管理制度是保證檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍未制定完善的檔案管理制度，實際執(zhí)行的效果也并不理想，很大程度上影響了檔案管理工作質(zhì)量與效果[2]。第四，調(diào)查研究顯示，絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，實際開展檔案管理工作中所耗費的人力、物力、財力眾多，而檔案管理工作的質(zhì)量與效率并不高。在推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理中，必須要重視對檔案使用手續(xù)的簡化，創(chuàng)造利于檔案管理工作的條件。第五，雖然信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域中運(yùn)用越來越多，但是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)在開展檔案管理工作中對信息技術(shù)的運(yùn)用不到位，影響了辦公自動化目標(biāo)的實現(xiàn)，不利于開展規(guī)范化的檔案管理工作；第六，保證信息安全是檔案管理工作中重要內(nèi)容，在信息時代背景下必須要重視開展信息安全防范，以免發(fā)生信息泄露而阻礙著機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展。但是大多數(shù)管理人員安全意識非常淡薄，不重視開展相關(guān)的信息維護(hù)工作，不利于規(guī)范化檔案管理工作的進(jìn)行[3]。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理工作的措施

1）構(gòu)建起完善的檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)。要想開展規(guī)范化檔案管理工作，完善的檔案管理制度是重要基礎(chǔ)，以制度形式規(guī)范檔案管理工作，明確各個崗位人員責(zé)任，以免出現(xiàn)違法違紀(jì)等行為。同時，作為檔案管理人員在開展日常工作中要遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的基本原則，實現(xiàn)對檔案信息的分類管理，保障檔案管理的規(guī)范性。此外，組織成立專門的檔案管理小組，制定完善的工作計劃，依照計劃開展相關(guān)工作，推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作開展。

2）重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作地位。檔案管理人員是機(jī)關(guān)單位檔案管理工作實施主體，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)高低將會影響檔案管理工作質(zhì)量，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)是推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作關(guān)鍵，這就要求機(jī)關(guān)單位組織檔案管理人員定期參加相關(guān)專業(yè)知識技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，并通過構(gòu)建起完善的獎懲制度，充分地調(diào)動人員工作熱情，推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作的開展。

3）重視對現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用日益廣泛，在開展機(jī)關(guān)單位規(guī)范化檔案管理中，要重視對現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，提升檔案管理工作質(zhì)量與效率同時，實現(xiàn)對檔案的分類管理。同時，依托于計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用搭建檔案共享平臺，提升檔案查詢與登記工作效率，實現(xiàn)對檔案資料的充分利用。除此之外，做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，強(qiáng)化其對現(xiàn)代化信息技術(shù)的認(rèn)識，使其靈活地應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備開展檔案管理工作，使檔案管理工作質(zhì)量與效率更上一個臺階。

4）重視對檔案管理工作的監(jiān)督與管理。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)對檔案管理的監(jiān)管不到位是影響檔案管理工作規(guī)范性的重要因素，為了推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作的開展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在思想上要重視對檔案的監(jiān)管，對檔案管理人員實行不定期的崗位檢查，督促工作人員認(rèn)真地做好本職工作，并對工作中存在失誤的人員進(jìn)行批評教育，使其端正好工作態(tài)度，同時對工作中表現(xiàn)良好人員進(jìn)行物質(zhì)上與精神上獎勵，充分地調(diào)動人員工作積極性與主動性，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。與此同時，要組織成立專門的檔案督查小組，實行對檔案管理工作檢查，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化開展[4]。

5）加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識。作為檔案管理人員自身要擺脫傳統(tǒng)思想理念的束縛，不斷地增強(qiáng)自己的服務(wù)意識，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢開設(shè)檔案信息的自主查詢與分類查詢等，及時更新與補(bǔ)充檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)決策提供重要的參考依據(jù)。與此同時，要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實際情況運(yùn)用合適的檔案管理模式，推進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量高效率地進(jìn)行?？傊?，在全新發(fā)展時代下要重視對檔案管理理念創(chuàng)新，開創(chuàng)全新的檔案管理方式，全面地保障檔案管理質(zhì)量與效率。

6）出臺相關(guān)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。從目前來看，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中面臨著諸多問題，影響了檔案管理工作質(zhì)量水平的提升。針對上述問題，對于政府相關(guān)部門而言要盡快地根據(jù)檔案管理實際需要，相應(yīng)地出臺檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作提出嚴(yán)格要求，使其按照規(guī)范要求進(jìn)行各項工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與有序化方向發(fā)展，為提升檔案資源利用效率創(chuàng)造出有利條件。

4 結(jié)語

綜上所述，在社會改革不斷深化背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在思想上要重視開展規(guī)范化的檔案管理工作，通過構(gòu)建完善的檔案管理制度，提升檔案管理人員素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備以及開展檔案管理監(jiān)管工作等途徑，使檔案管理工作朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。