疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理措施研究

梁紅運

（鄆城縣疾病預(yù)防控制中心，山東 菏澤 274700）

社會整體發(fā)展使得人們對自身健康重視程度逐漸提升，在新時代對醫(yī)療行業(yè)有著新的需求。面對新的社會發(fā)展形勢，疾控中心需要作出相對的改革調(diào)整，文書檔案是疾控中心記錄內(nèi)部研究的重要資料，可以為醫(yī)療相關(guān)研究提供客觀的參考依據(jù)，因此規(guī)范疾控中心內(nèi)部文書檔案管理勢在必行。

1 在疾控中心文書檔案管理過程中運用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢

在疾控中心內(nèi)部文化檔案管理時使用OA系統(tǒng)能夠加快辦公速度，將人力辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公，是一種新時代辦公軟件的成功轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的文書檔案管理多半使用紙質(zhì)記錄的方式，這種方式花費大量的時間和人力資源，且紙質(zhì)資料具有存儲困難的特性，很容易受到外部條件的影響發(fā)生損壞。傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理設(shè)立專門的文書儲藏室，文書隨著時間的累積逐漸變多，給管理人員的查閱帶來嚴(yán)重的阻礙。OA辦公系統(tǒng)能夠打破傳統(tǒng)文書存儲管理來自時間空間的局限，可以將文書資料儲存至互聯(lián)網(wǎng)，一定程度上節(jié)省文書占據(jù)的存儲空間，為疾控中心減少管理成本。使用OA系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公系統(tǒng)能夠使文件的管理查找變得更為簡單，管理人員只需要在電腦系統(tǒng)中輸入目標(biāo)文件的關(guān)鍵詞，文件就會馬上顯示出來，提升管理人員的工作效率，加快醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的步伐。

2 現(xiàn)階段疾控中心文書檔案的管理狀況

1）從業(yè)人員專業(yè)性較弱。雖然醫(yī)療事業(yè)發(fā)展推動疾控中心管理進(jìn)步，但在現(xiàn)階段疾控中心的內(nèi)部文書管理仍舊存在一些問題待優(yōu)化，只有重視這些問題，才能使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展更為迅速。從疾控中心內(nèi)部文書檔案管理發(fā)展角度看，從業(yè)人員專業(yè)性較弱，大多數(shù)情況為臨時的工作人員，其中很多人員都沒有配備專業(yè)的管理資格證書。這種情況使得文件管理人員水平參差不齊，很難保證文件得到優(yōu)良的管理，在文件查閱和歸還時不能做好移交工作，在日常生活中內(nèi)部管理不夠規(guī)范，使得醫(yī)療文件存儲混亂，不能及時找出需求文件，在查找文件過程中浪費大量的時間，為醫(yī)療工作的開展帶來嚴(yán)重的阻礙。

2）配備設(shè)施相對落后。新時代，人們對醫(yī)療事業(yè)重視程度提升，使得醫(yī)療建筑設(shè)施大量建造，同過去的醫(yī)療設(shè)施相比新型醫(yī)療事業(yè)辦公條件得以改善，但在文書檔案管理方面人們對其重視力度不強，很多文書檔案工作仍舊使用傳統(tǒng)的方式開展辦公，在一定程度上對醫(yī)療事業(yè)整體發(fā)展帶來阻礙[1]。另外，傳統(tǒng)文書檔案多使用紙質(zhì)記錄，這種方式不利于重要資料的儲存，重要的醫(yī)療資料很容易在存儲過程中由于受潮等外在因素的影響發(fā)生損壞，這些文件的損壞是不可逆的，很多重要文件并沒有事先備份，一旦保存過程中出現(xiàn)損壞，重要的醫(yī)學(xué)資料會發(fā)生永久性的丟書，嚴(yán)重影響醫(yī)療工作的順利開展。

3）缺乏完善的制度?，F(xiàn)階段，很多疾控中心已經(jīng)制定相關(guān)的內(nèi)部管理制度，由于管理人員對文書檔案管理重視力度不強，使得文書檔案管理方面幾乎沒有配備相關(guān)的管理制度，文書檔案管理人員在日常管理中沒有相關(guān)的制度可以參考，很容易造成內(nèi)部管理的混亂，長此以往導(dǎo)致大量珍貴的文件發(fā)生丟失損壞，不利于相關(guān)醫(yī)療研究事業(yè)發(fā)展。

4）檔案收集不齊全。從疾控中心內(nèi)部文書檔案存儲范圍角度看，管理人員日常工作主要是配合其他人員的文件查閱和歸檔，文書檔案管理不規(guī)范很容易使得機構(gòu)內(nèi)部人員查看文件后歸檔不及時，導(dǎo)致文書檔案資料存儲不齊全[2]。另外，由于很多疾控中心內(nèi)部文書管理沒有明確的規(guī)范，內(nèi)部人員在進(jìn)行檔案借取時不能詳細(xì)的登記，同管理人員沒有事先溝通，使得檔案管理人員對部分檔案的去向不了解，最終導(dǎo)致重要文件丟失。

3 疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理方法研究

1）加強培訓(xùn)，提升從業(yè)人員專業(yè)性?，F(xiàn)階段，面對醫(yī)療事業(yè)改革優(yōu)化局面，疾控中心需要順應(yīng)時代發(fā)展必然趨勢，加強對內(nèi)部文書檔案管理的重視，提升內(nèi)部文書檔案整體的管理水平，可以從加強內(nèi)部員工的培訓(xùn)入手，增加從業(yè)人員專業(yè)性，實現(xiàn)文書檔案規(guī)范性管理。疾控中心高層管理人員需要定期對內(nèi)部從業(yè)人員展開更加專業(yè)系統(tǒng)的訓(xùn)練，增加從業(yè)人員在檔案管理方面的知識，使得從業(yè)人員對自身的文書管理工作職責(zé)產(chǎn)生新認(rèn)識，提升從業(yè)人員的責(zé)任心。從業(yè)人員在經(jīng)過一段時間專業(yè)教育后，會對文書管理方面的工作更加熟悉，明確檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，檔案管理逐漸信息化。疾控中心高層管理人員可以向從業(yè)人員提供再教育的機會，建立績效考核制度，鼓勵更多從業(yè)人員主動學(xué)習(xí)，同新時代接軌逐漸熟練OA自動化等辦公軟件，提升自身管理專業(yè)性。

2）配備齊全的設(shè)施。疾控中心如果想要將內(nèi)部文書管理向?qū)I(yè)性和規(guī)范性轉(zhuǎn)變，需要健全內(nèi)部文書管理基礎(chǔ)設(shè)施，增加檔案管理方面的資金投入，使得文書管理部門能夠使用更加先進(jìn)的辦公設(shè)備，擴大文書存儲庫房改善條件配置，在其中設(shè)置科學(xué)控制系統(tǒng)對內(nèi)部管理實時監(jiān)控，完善消防設(shè)施降低出現(xiàn)火災(zāi)的概率加強防竊能力。另外，疾控中心高層管理人員需要及時轉(zhuǎn)變自身的發(fā)展理念，在文書檔案儲存室中設(shè)置空調(diào)平衡室內(nèi)溫度，設(shè)置可以移動的儲物架，完善辦公室的互聯(lián)網(wǎng)配置，購買掃描儀器等辦公設(shè)備。高層管理人員可以在機構(gòu)發(fā)展基礎(chǔ)上，使用先進(jìn)的科學(xué)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，將重要的數(shù)據(jù)信息存儲至網(wǎng)絡(luò)，提升資料的安全保密性，擴大資料的整體存儲量，在一定程度上減少查閱資料花費的時間，加快工作速度減少人力資源的浪費。從業(yè)人員可以將重要的檔案數(shù)據(jù)同OA自動化辦公設(shè)備相融合，使用新型電腦技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)中開展日常工作，減少工作出現(xiàn)失誤的概率，最大程度完成文件的管理工作。

3）完善內(nèi)部管理制度。完善文書檔案內(nèi)部管理制度，能夠幫助疾控中心日常工作順利進(jìn)行。在完善整個文書檔案內(nèi)部管理制度工作中，應(yīng)當(dāng)同相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合，使整個制度嚴(yán)格按照法律規(guī)定執(zhí)行。疾控中心需要從自身發(fā)展真實狀況出發(fā)，建立符合自身發(fā)展需要的管理制度，使得檔案日常管理更加規(guī)范，避免檔案由于隨意管理出現(xiàn)重要文件丟失等狀況。

4）提高檔案管理的水平。同過去的醫(yī)學(xué)資料相比，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)資料總量相對較大，為現(xiàn)代疾控中心檔案管理帶來一定的壓力。從檔案管理任務(wù)角度說，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案建設(shè)管理相對簡單，現(xiàn)代醫(yī)療檔案管理具備一定的復(fù)雜性，日常管理工作也在逐漸發(fā)生著較大的變化?，F(xiàn)代的醫(yī)學(xué)檔案管理通常是將過去教訓(xùn)和經(jīng)驗做出統(tǒng)一的總結(jié)和整理，對從業(yè)人員整體素質(zhì)同水平有著更高的要求，從業(yè)人員在熟練掌握相關(guān)的醫(yī)學(xué)檔案管理知識的同時，需要擁有較高的計算機操作技術(shù)。只有疾控中心擁有較高能力的人才隊伍，才能應(yīng)對新時代文件管理方面的改革和挑戰(zhàn)。

4 結(jié)論

總而言之，面對新時代醫(yī)療事業(yè)的種種機遇和挑戰(zhàn)，疾控中心高層管理人員需要加強對檔案管理的重視力度，可以通過加強培訓(xùn)、配備齊全的設(shè)施、完善內(nèi)部管理制度、提高檔案管理整體水平等方式使內(nèi)部檔案管理更加規(guī)范，繼而為我國醫(yī)療事業(yè)整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。