淺談EPC總承包項(xiàng)目管理模式下檔案管理的幾點(diǎn)做法

李麗飛

（天溪公司，山西 晉城 048009）

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是項(xiàng)目建設(shè)的歷史見(jiàn)證。它不僅在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中和工程質(zhì)量檢驗(yàn)中起著重要的參考、指導(dǎo)、監(jiān)督、保證作用，而且對(duì)以后的項(xiàng)目規(guī)劃、生產(chǎn)、維修及改礦建同樣具有重要指導(dǎo)作用。那么在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如何確保項(xiàng)目檔案的有序收集、保證項(xiàng)目檔案的規(guī)范整理、真實(shí)準(zhǔn)確呢？現(xiàn)就“業(yè)主+監(jiān)理+EPC總承包”項(xiàng)目管理模式下的文檔管理工作的開(kāi)展談幾點(diǎn)做法。

1 健全組織，完善設(shè)施，構(gòu)建切合實(shí)際的檔案管理體系

1.1 健全的組織管理，是保證項(xiàng)目檔案有效實(shí)施的基礎(chǔ)

項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，為避免項(xiàng)目管理中出現(xiàn)“重建設(shè)，輕檔案”的思想，一開(kāi)始便將文檔控制、檔案管理工作列入項(xiàng)目管理的重點(diǎn)工作來(lái)抓，逐步建立總承包管理模式下的文檔管理機(jī)制，由“業(yè)主、監(jiān)理、總承包”三方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)親自抓，同時(shí)組建各自專門(mén)的項(xiàng)目文檔控制室、配備專職的文檔控制人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理，縱向上形成了領(lǐng)導(dǎo)重視、管理人員重視、文檔控制人員重視的“合力”，橫向上形成了“業(yè)主、監(jiān)理、總承包”三方對(duì)口接收，分別報(bào)送的檔案管理體系，貫穿整個(gè)施工過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目文檔實(shí)行一體化、專業(yè)化管理，健全組織管理。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中工作聯(lián)系單、設(shè)計(jì)修改單、招投標(biāo)審批、費(fèi)用控制資料、合同歸檔以及施工過(guò)程中每一個(gè)工序資料報(bào)驗(yàn)、設(shè)備資料的管理等等環(huán)節(jié)，均處在嚴(yán)密的文檔控制范圍內(nèi)，安全、及時(shí)、高效的傳遞渠道成為三方聯(lián)系的紐帶。

1.2 完善的硬件保管設(shè)施，是保證項(xiàng)目檔案安全的前提

為保證項(xiàng)目檔案管理水平，檔案室的建設(shè)工作顯得尤為重要，項(xiàng)目建設(shè)期，加快標(biāo)準(zhǔn)化檔案建設(shè)的速度，同時(shí)將計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、打印機(jī)、掃描儀、防磁柜、防盜門(mén)窗等設(shè)備配置齊全。在信息環(huán)境中，人工管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求，結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)際，做好檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)工作，促進(jìn)檔案立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱等工作能夠順利進(jìn)行。利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案管理工作，提升了信息的存儲(chǔ)量，確保有更快的檢索效率。提升了項(xiàng)目建設(shè)檔案的利用率。同時(shí)將逐步完善了檔案庫(kù)房設(shè)施的硬件建設(shè)，設(shè)置了辦公室、檔案庫(kù)房、閱覽室，配備了密集架、空調(diào)、溫濕度測(cè)試儀、去濕器、加濕機(jī)、消毒柜、切紙機(jī)、裝訂機(jī)等專業(yè)設(shè)備，安裝了防火遮陽(yáng)窗簾和防盜窗、滅火器、滅火毯、消防裝置，完善了檔案專用硬件設(shè)施。

2 建章立制，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化

工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大，周期長(zhǎng)，資料多，涉及的除業(yè)主、監(jiān)理，總承包外，還有眾多的參建單位，所以要想確保項(xiàng)目竣工檔案規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠業(yè)主、監(jiān)理，總承包商少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此建立健全文檔控制制度和檔案管理制度是必要的，也是必須的。明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級(jí)崗位責(zé)任制，制定《文檔管理規(guī)定》、《文檔編號(hào)管理規(guī)定》、《施工圖紙管理規(guī)定》、《工程竣工資料管理規(guī)定》和《檔案管理制度》，通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范各類檔案的收集、整理、保管、借閱、使用流程，落實(shí)了檔案安全責(zé)任制，確保公司各單位之間及總承包、監(jiān)理及各參建單位資料管理工作的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了檔案收集充分、交接手續(xù)齊全、整理規(guī)范、內(nèi)容完整、保障了項(xiàng)目文檔管理與項(xiàng)目建設(shè)工作的有效結(jié)合。

3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)監(jiān)管，確保檔案歸檔質(zhì)量

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目資料編制執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的統(tǒng)一很重要，這項(xiàng)工作在項(xiàng)目開(kāi)始就應(yīng)該協(xié)同監(jiān)理方、總承包方進(jìn)行確定。避免出現(xiàn)因標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不統(tǒng)一，報(bào)送的施工管理、技術(shù)資料格式不同。同時(shí)為了統(tǒng)一規(guī)范項(xiàng)目竣工檔案組卷順序文本，項(xiàng)目竣工時(shí)的驗(yàn)收工作和資料歸檔工作進(jìn)行提前統(tǒng)籌安排和整體考慮，組織參建各方就整個(gè)項(xiàng)目的竣工文件目錄編制進(jìn)行專題討論，將各工號(hào)、各專業(yè)的交工文件整理規(guī)范進(jìn)行了精確劃分，合理安排。使參建各方的檔案管理員將項(xiàng)目檔案管理工作從末端移到前沿,將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件。

項(xiàng)目檔案管理工作要做到與項(xiàng)目施工進(jìn)度同步。作為項(xiàng)目文檔管理者，要堅(jiān)持跟蹤監(jiān)督檢查, 堅(jiān)持“三個(gè)”統(tǒng)一，即統(tǒng)一組卷模版，統(tǒng)一檔案裝具，統(tǒng)一檔號(hào)編制規(guī)則，注重檔案管理的細(xì)節(jié)，保證項(xiàng)目資料收集齊全，交工資料不走樣、不篡改、不按某人意愿形成，認(rèn)真做好分類、裝訂、編號(hào)、編目、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。確保項(xiàng)目竣工文件的專業(yè)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化整理，有效提高檔案歸檔質(zhì)量。

4 加強(qiáng)設(shè)備資料監(jiān)管，堅(jiān)持服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)，確保設(shè)備資料完整

EPC總承包管理模式下的項(xiàng)目建設(shè)中大量的設(shè)備資料，是文檔管理的一個(gè)難點(diǎn)，項(xiàng)目建設(shè)期在設(shè)備尚未到場(chǎng)之際，就開(kāi)箱后的隨機(jī)資料的保存問(wèn)題與總承包、監(jiān)理方、分包商進(jìn)行協(xié)商，提出由建設(shè)方保存開(kāi)箱資料，保證開(kāi)箱資料在第一時(shí)間完整收集。實(shí)現(xiàn)建設(shè)方文檔控制人員服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的定位。收取資料的同時(shí)，將資料按工號(hào)和設(shè)備分類整理、登記、并歸檔，充分利用符合自己工程實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子歸檔和紙質(zhì)歸檔雙保險(xiǎn)，方便各單位利用。通過(guò)與現(xiàn)場(chǎng)總包、監(jiān)理及各施工單位對(duì)各工號(hào)設(shè)備資料的分項(xiàng)核查，匯總出設(shè)備資料缺項(xiàng)清單下發(fā)總包，并向設(shè)備供貨廠商追要，確保設(shè)備資料的完整收集。

5 加強(qiáng)文檔管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)和個(gè)人共成長(zhǎng)

項(xiàng)目文檔管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員的要求比較高。對(duì)此，就要選擇素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作。作為一名項(xiàng)目文檔管理人員，首先要“勤快”，一定要勤勞扎實(shí)，對(duì)于日常項(xiàng)目檔案資料勤于收集整理，同時(shí)要勤于學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，熟悉項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，拓寬知識(shí)面；其次要 “心細(xì)”，項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的全部體現(xiàn)，文檔管理人員要內(nèi)心細(xì)致，能認(rèn)真鑒別資料的真假、優(yōu)劣、完整與否，確保項(xiàng)目資料不缺失去、不破損、不遺漏。同時(shí)資料的收集要注重細(xì)節(jié)，要能從最能反映項(xiàng)目情況的細(xì)節(jié)入手，才能充分反映項(xiàng)目的真實(shí)面貌。再者要選擇“全面”，項(xiàng)目文檔管理人員知識(shí)技能要“全面”，能熟悉電腦相關(guān)軟件的操作，掌握相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用及裝訂托裱裁剪疊圖的技能。

建設(shè)方作為工程竣工檔案最終接收方，要組織監(jiān)理、總承包商、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、文檔管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工程人員了解檔案的管理知識(shí)，文檔管理人員了解項(xiàng)目建設(shè)的工序和專業(yè)知識(shí)。文檔管理人員要把每項(xiàng)資料的形成過(guò)程當(dāng)作一次成功的嘗試，保證在企業(yè)的發(fā)展的進(jìn)程中，成為一個(gè)全面熟練的檔案管理者，更好地為企業(yè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和個(gè)人共成長(zhǎng)。

6 結(jié)語(yǔ)

科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員應(yīng)積極應(yīng)對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探索實(shí)踐適合自己的項(xiàng)目檔案管理模式，建立起從收集、整理、登記到歸檔的全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化工作體系，編制出完整的具有原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的項(xiàng)目檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。