淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

賀文婷

（蒙陰縣公共資源交易服中心，山東 臨沂 276200）

隨著科技事業(yè)的不斷發(fā)展我國進入大數(shù)據(jù)是時代，事業(yè)單位在其的推動與影響下也做出了相應(yīng)的改革，就其的檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式對于事業(yè)單位在時代中的發(fā)展需求已經(jīng)難以滿足，且會在很大程度上對其造成阻礙，檔案信息資源所包含的內(nèi)容非常廣博，其記錄了事業(yè)單位發(fā)展過程中的所有經(jīng)營活動以及各項業(yè)務(wù)資料，并包含了事業(yè)單位曾面臨過的多樣化困境，因此，檔案信息資源對于事業(yè)單位的發(fā)展決策及相關(guān)重大問題的解決與應(yīng)對都能夠提供十分重要的參考與指導(dǎo)價值，另外，信息化模式逐漸滲透到各行各業(yè)的工作中，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其也逐漸順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，針對相關(guān)工作作出了改善與調(diào)整，但其中還是存在一些不足，為了提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，促進事業(yè)單位不斷提升自身競爭力，就需要落實對于相關(guān)問題的解決。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀的分析

1.1 檔案管理人員不夠重視

對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，管理人員是這一項工作開展的主導(dǎo)者與執(zhí)行者，而對于多數(shù)的檔案管理人員來說，其并不能夠正確的認識到檔案管理工作的重要性，因此，導(dǎo)致其對于這一工作的重視程度不夠，使得該工作流于形式，此外，事業(yè)單位上級對于檔案管理工作也存在認識上的不足，其并沒有針對這一工作進行相關(guān)管理場所及設(shè)施的完善配置，從而在潛移默化的影響中，使得檔案管理人員的工作積極性不夠，其只是按部就班的進行材料或文件的歸類存儲，并普遍存在工作滯后性及低效性，使得檔案管理的工作質(zhì)量受到嚴重影響。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

由于認識上的不足以及思想上的不重視，多數(shù)事業(yè)單位并沒有組建專門的檔案管理團隊，由其他崗位的工作人員代為進行檔案管理或是由各部門負責(zé)各部門的檔案管理現(xiàn)象屢見不鮮，這就使得檔案材料的過于分散，很容易使得檔案資料出現(xiàn)錯漏、丟失等問題，此外，部分事業(yè)單位存在專門的檔案管理人員，但其的綜合素養(yǎng)及經(jīng)驗技能不能夠滿足崗位需求，從而使得檔案管理工作效率與成果非常低下，對于事業(yè)單位的檔案管理較為混亂，無法實際發(fā)揮檔案資料的價值，為事業(yè)單位的發(fā)展存在局限[1]。

1.3 檔案管理工作權(quán)責(zé)劃分不明確

很多事業(yè)單位認為檔案管理工作并非有技術(shù)含量的工作，因此并沒有給予其過多地眼光，這就使得該工作缺乏相關(guān)的管理體系與行為規(guī)范，使得相關(guān)檔案管理工作人員很容易在權(quán)責(zé)劃分上出現(xiàn)沖突與矛盾，從而當(dāng)一旦出現(xiàn)檔案資料丟失或泄露等問題的時候，檔案管理人員會作出互相推諉的表現(xiàn)，難以進行追責(zé)，同樣的，相關(guān)優(yōu)秀工作表現(xiàn)的獎勵也缺乏合理性，長此以往，會嚴重打擊工作人員的工作責(zé)任感及積極性。

1.4 檔案管理系統(tǒng)有待進一步完善

信息化不斷發(fā)展，多數(shù)事業(yè)單位針對檔案管理工作也實現(xiàn)了信息化發(fā)展，其大多都建立了專門的數(shù)據(jù)庫以及管理系統(tǒng)，促進了檔案管理工作的開展進步，然而，對于檔案管理系統(tǒng)來說，相關(guān)人員普遍缺乏相關(guān)的技術(shù)能力，從而嚴重忽略對其的優(yōu)化升級以及運維養(yǎng)護，在長期的工作中，會逐漸影響檔案管理工作效率及質(zhì)量。

2 強化事業(yè)單位檔案管理工作的有效對策分析

2.1 強化檔案管理人員意識與能力

想要不斷優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，首先針對工作人員需要做好對其意識及能力的培養(yǎng)提升，基于此，相關(guān)人員可以加強對于管理人員的教育管理，從而使其能夠重視檔案管理工作，不斷強化其的工作責(zé)任心，另外還要重視對其的培訓(xùn)，實現(xiàn)對職業(yè)素養(yǎng)與綜合技能的提升，并且，其自身也需要不斷進行相關(guān)法律知識、專業(yè)知識以及先進管理技術(shù)能力等內(nèi)容的學(xué)習(xí)，從而保障始終能夠勝任檔案管理工作的需求，基于此，要推進組建檔案管理團隊的工作進程，使得檔案管理工作的質(zhì)量與成果能夠得以保障。

2.2 健全完善檔案管理體系

事業(yè)單位針對檔案管理工作還需要構(gòu)建相關(guān)的管理體系與機制，從而針對檔案管理工作本身進行細致的規(guī)劃安排，并落實到個人，使得管理人員能夠明晰并落實自身的職責(zé)，確保有責(zé)可追，并在其的指導(dǎo)下，合理開展檔案管理工作，使得其所開展的各環(huán)節(jié)工作都能夠得到約束與規(guī)范，此外，還需要建立科學(xué)的獎懲制度，有效提升檔案管理人員的工作積極性，并重視對于檔案資源體系的建設(shè)，從而實現(xiàn)對于檔案資料收集形式及渠道的拓展，以及對于檔案接收力度的強化，為檔案管理工作的順利開展運行作出保障。

2.3 推動檔案管理信息化發(fā)展

檔案管理信息化的建設(shè)進程也需要得到重視，從而立足于事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)庫以及操作管理系統(tǒng)，全面落實對于傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化，并加強對其的數(shù)據(jù)儲存與歸納，此外，當(dāng)事業(yè)單位在開展多樣化的經(jīng)營業(yè)務(wù)、專項工作或是相關(guān)重要的活動過程中，檔案管理系統(tǒng)也需要及時的落實對于相關(guān)檔案材料的收集與整理，從而確保不會輕易出現(xiàn)檔案錯誤、缺漏或是混亂等問題，提升檔案管理的整體質(zhì)量[2]。

2.4 重視檔案管理安全

針對檔案管理工作還需要落實安全性提升，從而針對部分重要傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件做好保存，規(guī)避火災(zāi)、治安等情況，并強化其管理空間環(huán)境的標準，使其不會因外界天氣或溫濕度等因素影響檔案完整性，與此同時，針對檔案信息化管理，也需要強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，在加強利用防火墻、密鑰等方式進行檔案防護的基礎(chǔ)上，還需要針對事業(yè)單位各等級人員的實際權(quán)限進行檔案資料的精密性權(quán)限劃分，從而明確規(guī)范事業(yè)單位人員的調(diào)閱權(quán)限，確保檔案信息不會因此出現(xiàn)泄漏、丟失等情況，盡可能規(guī)避安全隱患。

3 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)營以及重大決策都能夠提供重要的參考與指導(dǎo)，管理人員需要加強對其的重視，并不斷強化自身技能，在相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)下落實檔案管理工作，真正發(fā)揮檔案資料的實際價值，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。