試論基于精細化管理模式下的高校檔案管理策略

李 篤

（西安醫(yī)學院，陜西 西安 710021）

1 精細化管理內(nèi)涵

1）含義?！熬?、“細”是精細化管理的精髓，簡單而言在高校檔案管理當中，既要通過“精”實現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化，縮減流程，提高效率，又要通過“細”確保檔案管理的規(guī)范化、全面化、具體化。精細化管理既是一種理念，更是一種管理方法，精細化管理注重管理規(guī)范的完善，要求管理人員必須要按照管理流程進行操作，同時，明確管理責任，強化責任意識，避免檔案管理差錯的發(fā)生，能夠培養(yǎng)管理人員的責任心、認真態(tài)度，更好保障檔案管理工作的有序?qū)嵤?/p>

2）意義。首先，精細化管理能夠提升檔案管理效率。高校檔案管理中既包括學生檔案管理，又包括教學檔案以及實物檔案等內(nèi)容，在精細化管理模式下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的細化，明確每個類型檔案管理的具體工作以及管理制度，通過明確分工能夠提升每個類型檔案信息的搜集、整理、處理、使用效率。其次，能夠提升檔案管理安全。精細化管理模式下，每種類型、每個環(huán)節(jié)的檔案工作都有對應(yīng)的負責人，一旦發(fā)生檔案泄露等風險能夠第一時間找出問題，并追究對應(yīng)人員的管理責任，通過這種方式增強檔案管理主體的責任心。同時，精細化管理模式對檔案管理制度要求嚴格，明確檔案搜集、使用、管理等環(huán)節(jié)，嚴格的管理流程能夠確保檔案的安全性，避免使用不規(guī)范或者管理不當造成的檔案丟失、損害。此外，在精細化管理模式下，還會加強檔案信息化安全管理投入力度，通過檔案風險預(yù)警體系構(gòu)建保障檔案安全性。再次，有利于提升檔案利用價值。隨著高校教育改革的深化，高校檔案信息不斷增多，各種信息層出不窮，如果檔案管理不當，勢必會影響到檔案的使用價值。檔案管理重要性是不言而喻的，不僅關(guān)系著高校科研事業(yè)、教育事業(yè)發(fā)展，而且還與學生學業(yè)、實習、就業(yè)等活動密切關(guān)聯(lián)。精細化管理模式下，通過高校檔案信息的規(guī)范、細化，構(gòu)建完善的檔案體系，更好滿足各個主體在檔案信息方面的查閱、調(diào)取，以此為高校發(fā)展、學生就業(yè)、科研活動提供數(shù)據(jù)支撐，而且能夠為高校教育目標設(shè)置以及課程改革提供依據(jù)。

2 精細化管理模式下高校檔案管理實施策略

1）學生檔案管理中精細化模式的應(yīng)用。根據(jù)高校學生學業(yè)特征，可以將高校學生檔案管理工作分為三個環(huán)節(jié)，并將精細化管理模式應(yīng)用到各個環(huán)節(jié)當中。首先，入學環(huán)節(jié)，要做好入學檔案的接受與管理工作。作為檔案管理人員，既要通過電子檔案途徑實現(xiàn)學生電子檔案接受與管理，又要在入學時做好紙質(zhì)檔案的接受與管理工作，尤其在紙質(zhì)檔案管理中必須要做好學生所在專業(yè)、年級的備注工作，做好分類，便于后期查閱與學生檔案信息的完善；同時，學校需要將學生檔案分配到系檔案管理部門，系檔案管理人員要做好學生檔案接受時的審核、檢查，確保檔案信息完整、準確，對于存在問題要及時提出并予以完善。其次，學業(yè)期間，必須要做好學生檔案信息的分類管理，明確各個部門在檔案管理中的責任和義務(wù)，比如，學生組織關(guān)系要交給對應(yīng)的黨組織、團組織予以管理，學生成績要由各班班主任以及分科教師予以管理，不僅要保存好紙質(zhì)成績資料，而且要做好電子學籍檔案的錄入，同時，要明確信息錄入主體的責任。再次，畢業(yè)離校期間，學校檔案管理部門要加強與學生就業(yè)單位以及人才市場檔案的轉(zhuǎn)接工作，讓學生能夠清楚了解自己檔案的歸屬，對于出國或者休學等情況，要進行細分，由專門人員負責管理，真正確保檔案管理的精準高效。

2）高校物資檔案管理中精細化管理模式的應(yīng)用。物資是高校重要的資源，高校物資檔案管理工作能夠讓高校更好了解發(fā)展當中的物資狀況以及利用情況，并根據(jù)物資管理檔案購置或者利用對應(yīng)的物資，確保高校各項活動的順利實現(xiàn)。將精細化管理模式應(yīng)用到高校物資檔案管理中具有重要意義，具體可以從這幾個方面入手：其一，構(gòu)建精細化物資檔案管理機制，明確物資管理范圍、使用標準、管理職責，同時，明確院系在物資檔案管理中的職責，對于物資檔案工作規(guī)范、細致、科學以及物資效率使用高的院系予以表彰；其二，強化管理人員專業(yè)素養(yǎng)，樹立精細化管理理念，積極吸納專業(yè)檔案管理人員參與到高校物資檔案管理工作當中，做好檔案管理人員的考評等工作，激發(fā)檔案管理人員的自覺能動性；其三，細化檔案管理內(nèi)容，確保各種物資管理的有章可循，比如，可以通過編號的方式見物資的管理；對于實物較大難以統(tǒng)一保存的，可以通過電子檔案方式予以保管，并明確物資的具體存儲位置，以便日后使用；對于科研儀器等精密性設(shè)備，要注重保存環(huán)境，嚴格按照儀器設(shè)備保存要求進行濕度、溫度、壓力等方面的管理工作?？傊?，要運用精細化管理理念提升物資管理效率，有效發(fā)揮物資的最大價值，避免高校物資的浪費。

3）高校教學檔案管理中精細化管理模式的應(yīng)用。高校教學檔案內(nèi)容相對豐富，既包括教學活動，也包括實踐活動等內(nèi)容，而且不同專業(yè)對應(yīng)的教學檔案內(nèi)容存在較大差異，這就要求在教學檔案管理中必須要樹立精細化管理理念，在具體應(yīng)用中可以從這些方面入手：其一，在高校教學檔案管理中，要根據(jù)專業(yè)特征確定對應(yīng)的檔案管理內(nèi)容，明確操作流程。對于高校教學檔案管理人員而言，必須要充分利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，確保教學檔案工作的規(guī)范錄入和管理，同時要做好定期檢查、考核；其二，大數(shù)據(jù)時代，高校教學內(nèi)容日益增多，檔案信息大幅增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)存在諸多缺陷與不足，對此，必須要將精細化管理理念應(yīng)用到信息化電子檔案構(gòu)建當中，通過電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)教學信息的有效錄入、整理、存儲，建立完善的查閱模式，滿足教師、學生等不同主體的檔案信息查閱需求。

3 結(jié)語

高校檔案管理是國家教育事業(yè)發(fā)展的一部分，更是國家檔案管理不可獲取的一部分，將精細化檔案管理應(yīng)用到高校檔案管理當中，能夠推動高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)力度，降低檔案管理成本，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)高校檔案管理體系的優(yōu)化。精細化管理模式下，高校必須要加大檔案管理投入力度，通過現(xiàn)代化管理技術(shù)，管理手段，以及大數(shù)據(jù)檔案管理途徑提升檔案管理效率。在高校檔案精細化管理中，本文主要以高校檔案管理內(nèi)容為核心，從教學檔案、學生檔案、物資檔案三個層面提出了精細化管理的具體應(yīng)用策略，希望能夠為高校檔案精細化管理提供參考依據(jù)。