王 璐 王 惠
(北京交通大學(xué)海濱學(xué)院,河北 黃驊 031199)
近年來,隨著我國(guó)教育事業(yè)的快速發(fā)展,高校人事檔案管理的內(nèi)容及數(shù)量出現(xiàn)了較大的變化,若是依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法,勢(shì)必會(huì)影響到高校人事檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量,且容易產(chǎn)生大量的人力成本,不利于高校人事檔案管理的持續(xù)發(fā)展?;谶@一情況,需要主動(dòng)順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展,選擇數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化管理,從而促進(jìn)高校人事檔案工作的順利開展,為高校提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。通過深入分析高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn),探究高校人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)的解決對(duì)策,有利于提高相關(guān)人員對(duì)這一方面的認(rèn)識(shí),促進(jìn)高校人事檔案管理朝著良好的方向不斷發(fā)展。
根據(jù)高校人事檔案數(shù)字化外包的實(shí)際情況來看,這一過程很容易出現(xiàn)檔案實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)和檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn),若無法對(duì)其進(jìn)行有效處理,勢(shì)必會(huì)給高校帶來較大的損失。從檔案實(shí)體安全這一方面來講,人事檔案數(shù)字化的過程較為復(fù)雜,需要對(duì)各種材料進(jìn)行優(yōu)化整理,且需要進(jìn)行查缺補(bǔ)漏,要求人事檔案數(shù)字化工作人員不斷規(guī)范自身的操作行為,否則很容易出現(xiàn)檔案實(shí)體破壞、檔案實(shí)體丟失等狀況,嚴(yán)重影響到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。從檔案信息安全這一方面來講,部分人事檔案具有較高的保密性,若是人事檔案數(shù)字化工作人員缺乏良好的安全保密意識(shí),或是受到利益驅(qū)使采取一些不符合規(guī)定的行為,將直接造成各種各樣的檔案信息安全問題,甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒入侵系統(tǒng)的情況,嚴(yán)重影響到高校人事檔案的安全可靠性[1]。
檔案質(zhì)量不過關(guān)是高校人事檔案數(shù)字化外包中的重要風(fēng)險(xiǎn)之一,其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面,具體包括:1)檔案信息掃描質(zhì)量不過關(guān)。在處理檔案圖像信息的時(shí)候,經(jīng)常出現(xiàn)檔案圖像信息掃描質(zhì)量較低、檔案圖像信息掃描不全、檔案材料分辨率一刀切等問題,難以保證人事檔案數(shù)字化成果的使用價(jià)值。2)檔案資料優(yōu)化整理不規(guī)范。高校人事檔案資料的內(nèi)容比較繁雜,若是檔案數(shù)字化工作人員的操作不規(guī)范,很容易出現(xiàn)裝訂不規(guī)范、金屬物未能清除、檔案分類編碼潦草模糊、檔案分類編碼不準(zhǔn)確等問題,導(dǎo)致高校人事檔案數(shù)字化的質(zhì)量受到較大影響。3)檔案信息圖像處理不到位。在進(jìn)行檔案信息圖像處理的時(shí)候,經(jīng)常出現(xiàn)色彩明暗調(diào)整處理不當(dāng)、檔案信息圖像的糾偏、去污、裁剪等工作不到位的情況,難以保證高校人事檔案數(shù)字化成果的利用價(jià)值[2]。
為減少高校人事檔案數(shù)字化外包中存在的風(fēng)險(xiǎn),首先就要做好前期的準(zhǔn)備工作,對(duì)數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行合理選擇,從而保證數(shù)字化外包企業(yè)的人才隊(duì)伍素質(zhì)、管理能力和資質(zhì)水平達(dá)到要求,盡可能提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。對(duì)于數(shù)字化外包企業(yè)的選擇,需要安排專業(yè)的人員做好市場(chǎng)調(diào)研工作,對(duì)數(shù)字化外包企業(yè)的背景信息、真實(shí)資質(zhì)等等進(jìn)行確認(rèn),使其能夠達(dá)到高校人事檔案數(shù)字化管理的要求,且不能存在涉外背景。其次,需要做好項(xiàng)目招投標(biāo)的準(zhǔn)備工作,對(duì)參與投標(biāo)企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)營(yíng)規(guī)模等信息進(jìn)行了解,便于選擇長(zhǎng)期合作的數(shù)字化外包企業(yè)。同時(shí),需要根據(jù)學(xué)校自身的情況來制定科學(xué)的人事檔案數(shù)字化建設(shè)方案,編制好項(xiàng)目的招投標(biāo)文件,邀請(qǐng)優(yōu)秀的數(shù)字化外包企業(yè)參加投標(biāo),從中選出最符合高校人事檔案數(shù)字化管理需求的外包企業(yè)。由于高校人事檔案數(shù)字化管理具有一定的特殊性,要求外包企業(yè)具有開展人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的資質(zhì),從而保證高校人事檔案數(shù)字化項(xiàng)目的有效實(shí)施[3]。
信息安全是高校人事檔案數(shù)字化管理中的基本要求,需要根據(jù)高校自身的情況建立相符合的安全保密機(jī)制,以此提高人事檔案的安全性及可靠性。在選擇高校人事檔案數(shù)字化外包服務(wù)的時(shí)候,必須要做到合理選擇數(shù)字化外包企業(yè),明確雙方在這一過程的責(zé)任,強(qiáng)化各個(gè)人員的信息安全意識(shí),盡可能減少信息安全問題的發(fā)生。首先,在簽訂項(xiàng)目合同的要求,需要與企業(yè)簽訂安全保密協(xié)議,而數(shù)字化外包企業(yè)也要重視與項(xiàng)目工作人員進(jìn)行安全保密協(xié)議的簽訂,使所有參與項(xiàng)目的人員都能夠履行自身的職責(zé)。其次,學(xué)校檔案管理部門必須要加強(qiáng)與外包企業(yè)的溝通合作,不斷完善信息安全保密制度,其中包括了檔案出入庫登記制度、人員出入登記制度等等[4]。在檔案出入庫的時(shí)候,需要對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)核對(duì),由校企雙方人員進(jìn)行簽字確認(rèn),且工作人員不能將硬盤、U盤、通訊設(shè)備等可能產(chǎn)生信息安全風(fēng)險(xiǎn)的物品帶入檔案室,做好現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督工作,避免工作人員出現(xiàn)不符合規(guī)定的操作,從而保證高校人事檔案的整體安全。
為促進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化管理的有效進(jìn)行,要求學(xué)校檔案管理部門和數(shù)字化外包企業(yè)做好檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的過程控制,便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,采取有效措施進(jìn)行處理。首先,要求學(xué)校檔案管理部門安排專門的工作人員對(duì)人事檔案數(shù)字化過程進(jìn)行監(jiān)督,既要保證檔案數(shù)字化的進(jìn)度,也要保證人事檔案資料的質(zhì)量及安全。同時(shí),需要保證監(jiān)督工作人員的專業(yè)素質(zhì)達(dá)到要求,不斷規(guī)范人事檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的管理流程,對(duì)人事檔案數(shù)字化加工過程中的問題進(jìn)行深入分析,找出具有針對(duì)性 及合理性的處理措施,促進(jìn)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的提升。一般在進(jìn)行高校人事檔案數(shù)字化加工的時(shí)候,可以將其劃分為“借、拆、掃、掛、裝、環(huán)”等多個(gè)環(huán)節(jié),各個(gè)環(huán)節(jié)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn),需要對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分了解,從而做到及時(shí)處理檔案質(zhì)量安全問題,使高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量得到有效保障。為實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督管理,可以由學(xué)校檔案管理部門人員與數(shù)字化外包企業(yè)人員來組建監(jiān)督小組,對(duì)人事檔案數(shù)字化進(jìn)行日常化的監(jiān)督管理,確保操作流程的規(guī)范,實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的有效控制[5]。
綜上所述,為促進(jìn)高校人事檔案管理工作的順利開展,使其能夠適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的要求,需要加強(qiáng)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè),以此提高人事檔案的使用效率,促進(jìn)高校教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。高校在選擇數(shù)字化外包企業(yè)進(jìn)行人事檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候,需要充分了解其中存在的風(fēng)險(xiǎn),做好前期準(zhǔn)備工作,建立安全保密機(jī)制,重視現(xiàn)場(chǎng)過程控制,盡可能提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量,為高校人事檔案數(shù)字化管理的開展提供有利基礎(chǔ)。