孫 剛
(鄒平市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局,山東 鄒平 256200)
在城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展、管理的過程中,產(chǎn)生了各類具有保存價值的原始記錄資料,具體包括文字、圖像、影像、表格等,都屬于城建檔案資料[1]。城建檔案資料具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征,反映了城市的發(fā)展過程,信息數(shù)量大,為了實(shí)現(xiàn)有效管理,實(shí)現(xiàn)對于城建檔案信息的科學(xué)開發(fā)與合理利用,必須創(chuàng)新其管理模式,引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù),構(gòu)建城建檔案數(shù)據(jù)庫,借助于網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)信息異地共享,借助于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用,全面提升城建檔案管理及服務(wù)水平。
21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代,大數(shù)據(jù)背景下,信息資產(chǎn)的利用價值得到社會的高度重視,城建檔案作為儲存著大量信息資源的載體,且開發(fā)與利用受到各個部門的關(guān)注。城建檔案的價值就在于其中蘊(yùn)藏的豐富的信息資源,有效開發(fā)與利用檔案信息,是實(shí)現(xiàn)資源價值的必要手段,是檔案信息在城市規(guī)劃、建設(shè)中發(fā)揮指導(dǎo)作用的關(guān)鍵,只有充分挖掘城建檔案背后蘊(yùn)含的潛在信息,才能夠創(chuàng)造出相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
當(dāng)前,我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)處于中高速發(fā)展轉(zhuǎn)臺,城市化建設(shè)進(jìn)程逐步推進(jìn),為了推動城市及其經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展,必須制定科學(xué)合理的城市規(guī)劃建設(shè)方案,優(yōu)化城市空間布局,調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。城建檔案在城市規(guī)劃建設(shè)中發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用,城建檔案信息的開發(fā)與利用,能夠推動城市規(guī)劃建設(shè)、土地開發(fā)利用決策的科學(xué)化發(fā)展,構(gòu)建科學(xué)長效的城市發(fā)展格局,為新時期經(jīng)濟(jì)發(fā)展創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件[2]。
在信息化時代背景下,城建檔案的價值需求趨于多元化發(fā)展,城建檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時勢,推動城建檔案的信息化建設(shè),構(gòu)建城建電子檔案,全面采集城市規(guī)劃、建設(shè)相關(guān)工程的信息,實(shí)時更新,確保檔案信息的真實(shí)性、全面性、完整性。同時,注重對電子檔案的開發(fā)與利用,完善檔案服務(wù)模塊的構(gòu)建,為不同用戶群體提供不同權(quán)限的服務(wù),實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的異地、開放共享,維護(hù)信息安全,以防信息被惡意修改、損毀等。
信息時代背景下,城建檔案管理創(chuàng)新的方向,就是信息化建設(shè),在此過程中,濱州城建檔案館應(yīng)依照《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示,制定城建檔案信息化管理制度,明晰檔案信息化管理工作流程及具體執(zhí)行方案,提升工作水平[3]。為了確保檔案資料的完整性,應(yīng)實(shí)施檔案管理責(zé)任制度,明確主管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員,專崗專責(zé),并構(gòu)建與之相適應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。在城建檔案信息化建設(shè)過程中,合理劃分工作任務(wù),由建設(shè)、施工單位按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),采集、整理檔案資料,經(jīng)過統(tǒng)一的移交系統(tǒng)著錄,生成電子數(shù)據(jù)報(bào),上傳到檔案室的管理系統(tǒng)中,由檔案管理人員完成驗(yàn)收、接收、保管、利用工作,合理分工,提升工作質(zhì)量。
在城建檔案管理創(chuàng)新過程中,單位應(yīng)該借鑒成功案例,引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù),引入適合城建檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式,再根據(jù)財(cái)政預(yù)算,采購相關(guān)信息設(shè)備,比如說計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等,構(gòu)建城建檔案信息平臺,實(shí)現(xiàn)檔案收集、移交、整理、編目、著錄、掃描、統(tǒng)計(jì)、查詢等管理功能,全面提升檔案管理水平。同時,為保障信息安全,應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì),同時,完善權(quán)限設(shè)置,合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限,對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理,同時,設(shè)定賬戶權(quán)限等級,數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù),具備數(shù)據(jù)編輯、管理功能,而高級用戶能夠看到所有檔案信息,普通用戶只能看到公共信息,完善數(shù)據(jù)平臺防御機(jī)制,定期優(yōu)化、升級系統(tǒng),安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等,以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。
檔案的建設(shè)與管理,是為了更好地利用,應(yīng)該利用現(xiàn)有平臺,為單位內(nèi)部及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)。如若想要查閱檔案原件,必須辦理查閱手續(xù),填寫《檔案查閱申請表》,經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),在指定位置,有檔案管理人員在場的情況下,查閱檔案,查閱者不得私自復(fù)制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴(yán)懲[4]。信息化背景下,城建檔案利用迎來新的契機(jī),在檔案管理信息化建設(shè)的形勢下,檔案資料可實(shí)現(xiàn)實(shí)時開放共享,單位內(nèi)部的工作人員,可以直接進(jìn)入局域網(wǎng),查閱日常工作所需參考的文件資料,單位外有需求的人,可以登錄城市規(guī)劃建設(shè)部門官方網(wǎng)站,進(jìn)入相關(guān)目錄,登陸其檔案信息平臺,檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料,這樣有效簡化了檔案利用的流程,便利了人民群眾,提升了城建檔案信息的利用率。
城建檔案管理工作政策性、原則性極強(qiáng),管理人員必須具備極強(qiáng)的政治責(zé)任心,具備嚴(yán)格的政治紀(jì)律意識,對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé),對待客戶友善和藹,主動為人們服務(wù)。城建單位應(yīng)該完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置,配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員,推動檔案工作的落實(shí)。而且,檔案信息化建設(shè),對于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求,為了讓相關(guān)崗位上的工作人員,能夠勝任檔案信息化管理工作,單位應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才,完善人力資源管理,做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作,定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會,讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用,不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫,確保其能夠掌握當(dāng)前檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施,強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育,提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識,保障電子檔案的儲存、開發(fā)利用的安全性[5]。
綜上所述,在城市發(fā)展建設(shè)過程中,累積了大量城建檔案資料,且隨著社會的發(fā)展,文件數(shù)量會不斷增加,采用傳統(tǒng)的檔案管理手段,工作效率及質(zhì)量均較低,且檔案信息開發(fā)利用難度較大,引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù),創(chuàng)建城建檔案信息化管理模式,是突破當(dāng)前城建檔案開發(fā)與利用困境的關(guān)鍵性策略。在新的城建檔案管理模式中,各部門應(yīng)積極配合,全面、及時錄入城建檔案信息,按照既定制度開發(fā)、利用信息,為城市規(guī)劃、建設(shè)工作開展提供決策支持,充分發(fā)揮出城建檔案信息的利用價值,體現(xiàn)出城建檔案管理的工作意義。