基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境探討檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護(hù)

葉曉韻

（東莞市第七人民醫(yī)院，廣東 東莞 523000）

近年來，信息通信技術(shù)得到了迅速發(fā)展，被廣泛應(yīng)用于許多領(lǐng)域，我們必須更好地加強(qiáng)國家檔案的電子管理工作。然而，我國的檔案管理還存在許多不足之處，缺乏動態(tài)服務(wù)和大膽創(chuàng)新，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，這是我國檔案管理水平無法提高的重要原因。本人根據(jù)多年的專業(yè)經(jīng)驗，對檔案信息管理和服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行了分析，并提出了一些建議。

1 檔案管理工作概述

無論社會發(fā)展到什么階段，檔案管理都是社會生活的基本任務(wù)之一。檔案管理質(zhì)量的高低很大程度上是一種社會變革的反映。當(dāng)前檔案管理的發(fā)展也需要適應(yīng)社會的發(fā)展，特別是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式已明顯落后于社會的發(fā)展，并成為檔案管理中一項比較薄弱的環(huán)節(jié)，因此發(fā)展數(shù)字檔案顯得非常迫切而有必要。數(shù)字檔案，無論在內(nèi)容還是形式上，都比紙質(zhì)檔案更加多樣且易于保存，但數(shù)字檔案的缺陷也是不可忽略的，那就是信息具有不安全性。

隨著社會發(fā)展步伐的加快和人類活動的增加，信息越來越廣泛地傳播到社會的各個層面和領(lǐng)域，其形式也越來越多樣化，越來越復(fù)雜，檔案管理的難度和重要性是過去無可比擬的。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的保護(hù)和使用方法就需要進(jìn)行更多的創(chuàng)新。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的必要性

2.1 國家打造陽光、透明政府的內(nèi)在要求

建設(shè)透明開放的政府，需要提高信息公開度及公眾參與和治理意識。一方面，公眾可以更好地了解信息來源的歸檔，讓公眾了解政府政策；另一方面，縮短了政府與公眾的距離，鼓勵公眾積極參與社會事務(wù)的管理，建立公開透明的政府。從法律的角度看，檔案機(jī)關(guān)有義務(wù)提供其所掌握的檔案信息，公民有查閱這些信息的權(quán)利。此外，國家檔案館的資源來源于不同部門，也一定程度反映國家不同部門的信息，有權(quán)查閱由中國政府管理的公共檔案。因此，在新形勢下，根據(jù)國家法律、法規(guī)的要求，檔案管理創(chuàng)新不僅有助于保護(hù)公眾的知情權(quán)，也有助于在一定程度上宣揚(yáng)國家政策。

2.2 檔案建設(shè)要求

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理發(fā)生了很大的變化，檔案管理已從原來單一的物理收藏模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N新的虛擬收藏形式，從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗝襟w和多網(wǎng)絡(luò)管理模式，如何應(yīng)對這些新變化和新挑戰(zhàn)，已成為檔案管理中亟待解決的問題，也是檔案管理建設(shè)發(fā)展中必須要經(jīng)歷的過程。

2.3 用戶文檔信息需求

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶對信息的需求和傳統(tǒng)環(huán)境下相比發(fā)生了很大的變化。首先，檔案的訪問更加便利，已不再受制于空間和時間的限制，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變了傳統(tǒng)環(huán)境下為單一用戶服務(wù)的局面，增強(qiáng)了檔案信息用戶的社會化、多樣化。首先，區(qū)域檔案信息的用戶不僅局限于區(qū)域內(nèi)的穩(wěn)定用戶，還包括通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案信息網(wǎng)站的所有用戶。其次，檔案用戶的信息需求更加個性化和專業(yè)化。再次，檔案用戶的信息需求更加全面，網(wǎng)絡(luò)信息的建立、交流和傳播，提高了信息的即時性，越來越多的用戶能夠及時訪問到新的信息。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的獲取將從時間和空間的限制中解放出來，使公眾更容易獲取檔案信息。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新策略

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的文件管理已經(jīng)不能適應(yīng)時代的要求，這就要求對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，以保證檔案管理更加有效。

3.1 完善檔案管理創(chuàng)新理念體系

當(dāng)今信息技術(shù)對檔案管理的現(xiàn)代化有著重要的影響。傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)相對被動，無法滿足相關(guān)需要，往往容易導(dǎo)致檔案管理混亂，不能滿足信息時代的需要，不可避免地導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)錯誤。因此，檔案應(yīng)優(yōu)先利用先進(jìn)的信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新性。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理必須具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力，跟上信息時代的發(fā)展腳步，考慮現(xiàn)實需求，不斷創(chuàng)新檔案管理，改變和拋棄舊的管理模式和檔案服務(wù)形式。關(guān)注和開發(fā)潛在用戶，消除用戶的根本問題，鼓勵用戶積極參與，提高服務(wù)質(zhì)量和提供新的檔案服務(wù)。

3.2 改革檔案管理服務(wù)機(jī)制

1）建立以人為中心的服務(wù)機(jī)制。在當(dāng)今信息時代，人才是第一資源，是最具競爭力的資源，也是最有價值的資源。檔案管理要發(fā)展，就必須提高管理者的能力，讓其成為檔案管理發(fā)展的最重要的資源，能力建設(shè)已成為檔案管理工作的緊迫任務(wù)。因此，檔案管理中心要建立以人為中心的服務(wù)機(jī)制，努力為檔案管理工作人員的工作和生活提供良好的發(fā)展條件。

2）全面實施工作人員目標(biāo)管理。在信息時代，我們需要對檔案管理進(jìn)行改革，使信息服務(wù)更加有效。信息服務(wù)中心應(yīng)具有功能良好、目標(biāo)明確、定義明確的檔案管理結(jié)構(gòu)。人機(jī)工程界面的創(chuàng)建可以調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，激發(fā)活力和創(chuàng)造力，使計算機(jī)化成為檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

3）創(chuàng)新服務(wù)手段。信息時代，檔案管理在分類、研究、開發(fā)和使用等方面發(fā)揮著非凡的作用。因此，在工作中，檔案管理部門不僅要減少繁重的人工任務(wù)，還要努力實現(xiàn)各級檔案系統(tǒng)的整合、收集、報送、管理和交流，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，通過高效利用信息資源，來保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

4）提高檔案管理服務(wù)能力。提高檔案的管理能力，不僅在于增加檔案管理的硬件設(shè)施，還要不斷提高檔案管理的服務(wù)水平，來適應(yīng)新時代檔案管理的模式，也就是說在檔案管理改革中，要通過改善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施、提高信息管理能力及改善管理服務(wù)水平等手段，進(jìn)一步提高社會信息服務(wù)的檔案管理能力。改善管理服務(wù)水平，可通過發(fā)展和改善公共關(guān)系、建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍等方式來提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。

3.3 積極開展網(wǎng)上服務(wù)

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)時代。為了適應(yīng)時代的需要，我們需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著效率低、信息缺乏等嚴(yán)重缺陷。互聯(lián)網(wǎng)改變了人們學(xué)習(xí)、工作和生活的方式，信息的及時性、準(zhǔn)確性、可讀性和客觀性越來越受到人們的重視。

獲得信息最直接的方式是上網(wǎng)。面對這種情況，各部門應(yīng)積極實現(xiàn)網(wǎng)上信息的互聯(lián)互通，在網(wǎng)上交流相關(guān)技術(shù)信息。同時，電子郵件或數(shù)據(jù)庫的使用可以為檔案管理創(chuàng)造一個廣泛而有效的溝通渠道，大大提高工作效率。

3.4 深化服務(wù)領(lǐng)域

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人類文明素質(zhì)的提高，人們對網(wǎng)絡(luò)信息的需求越來越大，對信息的需求也越來越多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足公眾的需要，這就需要進(jìn)一步深化檔案服務(wù)的領(lǐng)域，要更加注重檔案的收集范圍、利用程度， 讓檔案管理充分發(fā)揮其信息管理的獨特性和有效性。

3.5 實現(xiàn)信息的共享

在信息時代，更新知識和信息尤為重要，以往的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足網(wǎng)絡(luò)時代的需求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我們必須進(jìn)一步提高檔案管理效率，各部門應(yīng)共同完善社會信息系統(tǒng)，廣泛收集信息，實現(xiàn)資源共享，促進(jìn)檔案管理的縱向發(fā)展及信息的大量獲取。

3.6 建立和完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息反饋渠道

在檔案管理中，應(yīng)實現(xiàn)檔案管理人員與公眾工作的統(tǒng)一，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用。不僅要提高檔案管理者的道德意識，還應(yīng)制定檔案管理的問責(zé)機(jī)制，提高檔案管理工作者的社會公共服務(wù)水平，為我們收集的信息提供有效的反饋，推進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和檔案保護(hù)工作，強(qiáng)化檔案保護(hù)觀念。隨著社會節(jié)奏的加快和對檔案信息需求的不斷增加，檔案資源的利用是非常必要的。我國檔案管理水平的提升建立在對檔案存取和數(shù)據(jù)交換的綜合分析基礎(chǔ)上。以檔案信息傳播和公眾意識為重點，探索檔案利用的數(shù)據(jù)服務(wù)模式，為檔案管理創(chuàng)造更好的外部環(huán)境。

3.7 建立檔案信息服務(wù)

目前，檔案管理需要建立適合于行業(yè)的信息系統(tǒng)及協(xié)調(diào)發(fā)展機(jī)制，加強(qiáng)過程管理，創(chuàng)建資源共享模式，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展委員會的工作。此外，還應(yīng)建立相關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)，開發(fā)全國網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3.8 加強(qiáng)信息安全管理

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理的發(fā)展體現(xiàn)了時代特征。檔案信息的安全性和檔案信息軟件的兼容性將變得越來越重要，因此，檔案信息的安全性需要引起高度重視。

4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的安全防護(hù)方案

4.1 確保電子檔案的長期可讀性

檔案的保護(hù)與管理也是保證檔案安全的一項措施，在互聯(lián)網(wǎng)時代，電子記錄的長期可讀性顯得尤為重要。電子檔案信息資源必須與有關(guān)系統(tǒng)或者軟件兼容，讀取和使用記錄的格式應(yīng)符合計算機(jī)系統(tǒng)要求，并應(yīng)加以更新和與實際情況保持一致。

4.2 確保檔案管理的完整性

在傳統(tǒng)的文件管理中，必須對文件進(jìn)行分類，一般來說，檔案信息資源是通過網(wǎng)絡(luò)連接起來的，從而形成了一種邏輯關(guān)系。因此，檔案管理是一項龐大的工程，要了解檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完整性，就必須在文件信息資源的輸入中考慮其邏輯，這就帶來了新的問題。文件管理人員必須熟悉文件信息的邏輯資源，維護(hù)完整的文件系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)和更新系統(tǒng)中存在的問題，才能提高檔案管理能力。

4.3 保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展加速了信息的傳播和更新，在信息安全領(lǐng)域，檔案作為最重要的數(shù)據(jù)之一，具有明顯的身份特征，其安全性尤為重要。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全是指設(shè)計相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟硬件，使檔案資源能夠在良好的條件下正常運(yùn)行，使檔案功能有效、可持續(xù)，為公眾提供必要的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源的使用和管理對于保證信息資源的安全和有效存儲至關(guān)重要。

5 結(jié)束語

在信息時代的今天，檔案管理面臨著極大的困難，難以滿足時代的需要。檔案管理迫切需要紙質(zhì)與數(shù)字化的融合、主動創(chuàng)新、主動在線服務(wù)、使信息交流和服務(wù)縱向深化。同時，要提高網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的完整性、電子文檔的長期可讀性和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的安全性，確保網(wǎng)絡(luò)文件的安全。只有這樣，才能提高檔案管理的管理水平，增強(qiáng)檔案管理的有效性。