事業(yè)單位檔案管理信息化建設對策研究

王麗麗

（煙臺市牟平區(qū)文昌小學，山東 煙臺 264100）

隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位最大的變化就是檔案數(shù)量的驟增。檔案是傳達信息的重要媒介，在單位組織結(jié)構(gòu)中具有十分重要的影響。從當前發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位的檔案管理工作成為衡量事業(yè)單位工作效率和實際運轉(zhuǎn)效果的重要指標，尤其是對于部分具有高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位而言，檔案管理的信息化建設工作不僅要保存具有珍貴價值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內(nèi)容。為此，事業(yè)單位在實際發(fā)展中要重視檔案管理工作的信息化建設，切實提升事業(yè)單位的檔案管理能力和管理水平，從而實現(xiàn)事業(yè)單位的未來可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)勢

1.1 資料保存的安全性高

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中所形成的對國家、社會和事業(yè)單位本身有價值的資料。由此可見，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，事業(yè)單位檔案必不可少。事業(yè)單位檔案包含會議通知、總結(jié)、發(fā)言記錄等重要會議的材料，公司的報表和工作計劃，公司與有關(guān)單位相關(guān)往來的文書等多項內(nèi)容。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理只會保存相對重要的資料，同時檔案保存安全性低。采用信息化檔案管理的方法，每次會議和活動結(jié)束就可以把內(nèi)容上傳到云端進行保存，只要有足夠的云端空間就可以保存足夠多的資料，不會出現(xiàn)檔案缺失的情況。同時員工可以有更自由的空間進行資料的整理和上交，上交記錄也會顯示具體操作人和操作時間，在一定程度上減少了員工偷竊資料的可能性，保證了事業(yè)單位資料的安全性。

1.2 檔案查詢利用率高

事業(yè)單位檔案的作用是對相關(guān)資料進行記錄，供事業(yè)單位內(nèi)部人員進行查閱。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案都是紙質(zhì)版而且內(nèi)容很多，員工想要找到所需的檔案內(nèi)容無異于大海撈針，而且因為所需整理內(nèi)容過多，一些被認為不重要的內(nèi)容并沒有得到整理，較小的細節(jié)問題并沒有得到整理和保存，因此很多員工甚至找不到其所需內(nèi)容的檔案。而且在經(jīng)濟發(fā)展快速的今天，信息的時效性愈發(fā)重要，但這樣的檔案整理工作基本都是一年一次，員工也不能夠查詢到實時的信息，檔案查詢利用率低。采用信息化檔案管理時，不僅所有的信息都可以得到上傳以及自動化整理，而且其自動化整理都是實時進行的，保證了信息的實時有效性。同時員工可以在線上進行檔案查詢，不必自己在浩如煙海的檔案中查詢，方便快捷，準確高效。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設應對策略

2.1 提高事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的重視程度

事業(yè)單位通過加強檔案管理信息化建設，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價值，為事業(yè)單位發(fā)展決策提供更好的信息支撐?；诖?，需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員充分認識到上述檔案資料所具備的作用價值，積極轉(zhuǎn)變思想，樹立信息化意識。積極利用信息化技術(shù)手段推動檔案管理信息化建設發(fā)展，促使檔案管理的作用價值得到充分發(fā)揮，更好地適應當前信息化時代發(fā)展要求。

2.2 加強事業(yè)單位檔案管理信息化專業(yè)人才隊伍建設

一方面，從內(nèi)部著手，通過建立檔案管理信息化培訓班，鼓勵事業(yè)單位檔案管理人員積極參與進來，通過接受專業(yè)的培訓，學習掌握一些新技術(shù)，熟練運用一些新軟件，提升自身信息素養(yǎng)。在此基礎上，還可以邀請一些在檔案信息化管理方面專家，通過在單位內(nèi)開展知識講座，或者直接將專家?guī)У綑n案管理工作現(xiàn)場，面對面指導檔案管理人員如何開展信息化管理工作，幫助檔案人員理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的檔案信息化管理方法，推動檔案信息化管理工作更好地開展。另一方面，還可以從外部人才招聘入手，加強檔案管理專業(yè)化人才的招聘，并在這一過程中，提高招聘門檻，保證人才具備過硬的信息化技術(shù)能力，有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化質(zhì)量水平。

2.3 建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標準

從當前發(fā)展形勢來看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然處于初級建設階段，領導能對檔案管理的相關(guān)工作予以足夠的重視，但是實際改革效果不明顯，仍然存在各種實質(zhì)性的問題。為了有效改善當前這種工作現(xiàn)狀，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從信息化建設的角度實現(xiàn)創(chuàng)新，推行統(tǒng)一的工作標準，建設規(guī)范化的制度與體系。從現(xiàn)有事業(yè)單位的發(fā)展形勢來看，地方政府和有關(guān)部門應當建設更加完善的檔案管理制度，推行統(tǒng)一的標準，以此來實現(xiàn)信息化建設對事業(yè)單位的實質(zhì)性影響。就事業(yè)單位的檔案管理錄入方式、文字標識和格式等進行具體規(guī)定，從而為事業(yè)單位的高效性信息檢索做好充分的準備。對檔案管理工作的信息化建設而言，要結(jié)合計算機硬件和軟件兩方面的開發(fā)，規(guī)范電子文檔的數(shù)據(jù)信息，為檔案資料的數(shù)據(jù)信息庫備份做好規(guī)范，因此來實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的統(tǒng)一化管理，逐步實現(xiàn)檔案資料的電子信息共享，綜合性提升檔案管理的信息化能力和水平。

2.4 重視信息化安全管理

在信息化發(fā)展背景下，信息資源更加方便存儲，讀取過程更加便捷。但正是這種信息資源的優(yōu)勢，在實際工作中檔案管理本身會面臨一定的安全隱患，一旦事業(yè)單位遭受嚴重的網(wǎng)絡攻擊，就會出現(xiàn)檔案信息資料的丟失，給事業(yè)單位的實際運轉(zhuǎn)帶來巨大的危害。為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，事業(yè)單位要重視檔案信息化建設階段的安全性，提升工作人員的安全意識，重點開展網(wǎng)絡環(huán)境的優(yōu)化，對檔案數(shù)字資源予以保護。首先，基于網(wǎng)絡自身存在的開放性特點，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機，事業(yè)單位的檔案資料本身就屬于機密性較高的文件，在檔案管理系統(tǒng)建設階段需要做好工作人員的身份識別，結(jié)合不同員工的身份來開放特定的系統(tǒng)權(quán)限。通過權(quán)限的設定與加密設置等安全措施的應用，有效保障檔案資料的實際存儲和使用安全，切實提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的安全性和穩(wěn)定性；其次，事業(yè)單位內(nèi)部要實現(xiàn)計算機控制系統(tǒng)的建設，加強網(wǎng)絡安全管理，對檔案的內(nèi)容予以嚴格把控，定期開展計算機病毒的查殺，及時消除潛在的安全隱患。再次，事業(yè)單位還要定期進行殺毒軟件的更新，及時更新病毒庫，從不同方面做好預防措施。結(jié)合國家檔案管理信息化建設的相關(guān)標準，加強硬件設施建設，防止檔案出現(xiàn)毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

3 結(jié)語

事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)勢多，事業(yè)單位實行前后需要進行的工作也不少。在實行事業(yè)單位信息化檔案管理前，事業(yè)單位要了解信息化檔案管理的含義和優(yōu)勢，重視信息化檔案管理；在實行過程中要及時進行系統(tǒng)的升級和開發(fā)，完善事業(yè)單位信息化檔案管理制度；在實行后要使員工學會系統(tǒng)應用，積極進行檔案查詢，讓信息化檔案管理充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，加快事業(yè)單位的發(fā)展速度。事業(yè)單位在實行過程中具體內(nèi)容還需要根據(jù)實際情況進行調(diào)整，不斷進行完善，尋求最適合本事業(yè)單位的管理方法。