信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理研究

杜愛玲

（山東省泰安市寧陽縣伏山鎮(zhèn)人民政府，山東 泰安 271408）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及行政實(shí)務(wù)管理工作不斷深入，機(jī)關(guān)文書業(yè)務(wù)數(shù)量和種類日益增多，在無形中增加了文書檔案管理的工作強(qiáng)度，同時(shí)也增加了其工作難度。在信息化條件下，要想提高機(jī)關(guān)文書檔案管理效果，則需要認(rèn)識到信息化管理的重要性，并且能夠根據(jù)當(dāng)前的需要，注重創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，積極探索出全新的管理模式，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文件檔案管理的信息化發(fā)展，在保證機(jī)關(guān)文書檔案管理便捷性基礎(chǔ)上，注重提高機(jī)關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而推動機(jī)關(guān)各項(xiàng)事務(wù)的全面開展。

1 信息化條件機(jī)關(guān)文書檔案管理的意義

1）改善文書檔案管理效能。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速穩(wěn)定發(fā)展，機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作的深入發(fā)展，使得文書檔案的數(shù)量及種類呈現(xiàn)出多樣化、數(shù)量化的趨勢。而傳統(tǒng)管理手段無法滿足當(dāng)前監(jiān)管文書檔案管理的要求，不但其管理效率較低，而且難以實(shí)現(xiàn)理想的效果。在信息化條件下，機(jī)關(guān)文書檔案要重新進(jìn)行定位，根據(jù)信息化時(shí)代提出的要求，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，在保證文書檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，注重提高機(jī)關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量。

2）有利于提高管理水平。在信息化時(shí)代背景下，各種信息化技術(shù)、軟件設(shè)備等得到了推廣，并且在各個(gè)領(lǐng)域得到了有效運(yùn)用。尤其在機(jī)關(guān)文書檔案管理中的運(yùn)用，使得文書檔案管理能力得到了有效的提升。與傳統(tǒng)手工操作相比較而言，信息條件下的檔案管理更加便捷化。通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行文書檔案管理，往往會保證其管理更加規(guī)范化，并且管理上會出現(xiàn)自動化的趨勢。此外，在傳統(tǒng)文件傳輸過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)文件丟失等現(xiàn)象，給機(jī)關(guān)文書檔案管理帶來較大的影響。而信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用， 有效的改善了這種現(xiàn)狀，并且保證了檔案傳遞的安全性，促進(jìn)了其管理水平的提升。

3）實(shí)現(xiàn)文書檔案的開發(fā)利用。隨著文書檔案管理不斷推進(jìn)，促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)。在機(jī)關(guān)文書檔案管理過程中，通過信息化手段的有效運(yùn)用，有助于構(gòu)建信息化管理平臺，極大的提升了檔案管理的效果，同時(shí)也有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為機(jī)關(guān)的發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)保障。此外，通過檔案信息化建設(shè)，可以改善管理部分“官本位”思想，在一定程度上改變了文書檔案利用方式，能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)管理部門對職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變，讓管理部門能夠更好的為中心工作服務(wù)。

2 信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理現(xiàn)狀

1）文書檔案管理有待于規(guī)范。隨著自動化技術(shù)的推廣及應(yīng)用，機(jī)關(guān)辦公自動化水平得到了極大的改善，在很大程度上提高其管理水平。尤其辦公平臺的更新及升級，在無形中增加了文書檔案的管理難度，導(dǎo)致部分電子檔案的查詢難度有所增加，造成部分?jǐn)?shù)據(jù)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。每一種行政文件本身也需要進(jìn)行一定的梳理，并根據(jù)電子檔案的相關(guān)要求移交到專門的地方進(jìn)行保管。但是因?yàn)楹芏嗖块T中的文書檔案都是分散在lh擬稿人的計(jì)算機(jī)上，要進(jìn)行統(tǒng)一管理較為困難，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。與此同時(shí)，隨著機(jī)關(guān)工作方式上的轉(zhuǎn)變，對于電子文件的使用等提出了高要求。

2）文書檔案管理投入需要加強(qiáng)。針對文書檔案管理工作而言，其信息化管理投入需要得到進(jìn)一步加強(qiáng)，隨著機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，文書檔案管理信息化成為發(fā)展的主要趨勢，但是其涉及的面相對較為廣泛，具體主要包括辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)及電腦等，為了保證日常管理需要，應(yīng)當(dāng)注重資金方面的投入。尤其現(xiàn)階段，文書檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金為其提供支撐。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，部分機(jī)構(gòu)單位在實(shí)際的工作過程中，并沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且缺乏對其重視程度，導(dǎo)致資金上沒有得到保障。鑒于當(dāng)前這種情況下，對于檔案信息化建設(shè)造成較大的影響。

3）需要進(jìn)一步改善管理隊(duì)伍。在文書檔案管理過程中，管理人員作為該項(xiàng)工作的主體，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著其整體管理效果。但事實(shí)上并非如此，當(dāng)前文書檔案管理人員并非專業(yè)人員，通常主要由相關(guān)辦公室人員兼職。對于專職的文書管理人員而言，對于他們往往有著較高的要求，機(jī)關(guān)文書檔案管理人員專業(yè)學(xué)習(xí)以及系統(tǒng)教育的人則相對缺乏，造成整個(gè)隊(duì)伍的整體素質(zhì)較為薄弱，難以滿足機(jī)關(guān)文書檔案管理要求，無法取得理想的效果。

3 信息化條件下機(jī)關(guān)加強(qiáng)文書檔案管理的措施

1）提升文書檔案管理人員的素質(zhì)。在機(jī)關(guān)文書檔案管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的效果，則需要注重發(fā)揮檔案管理人員的優(yōu)勢。要想實(shí)現(xiàn)當(dāng)前這一目標(biāo)，則需要提升檔案管理人員的素質(zhì)，在這種過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體實(shí)際情況，定期對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，為其提供更多學(xué)習(xí)的機(jī)會，使其主要學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識。通過相關(guān)培訓(xùn)教育工作的開展，不但能夠保證其工作意識，明確文書檔案管理人員的責(zé)任，而且還有助于提升其整體素質(zhì)，增強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，還可以面向社會公開招聘，選拔專業(yè)型的檔案管理人員，不斷充實(shí)整個(gè)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的力量，使得團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)得到極大的提升。根據(jù)實(shí)際培訓(xùn)的結(jié)果，注重相關(guān)管理制度，專業(yè)考核制度、獎懲制度等，通過考核制度的完善，能夠促進(jìn)其不斷完善自己，進(jìn)而推動文書檔案管理水平的提升。

2）信息化條件下文書檔案管理工作規(guī)范。機(jī)關(guān)有屬于自己的文書檔案管理制度，這些制度針對傳統(tǒng)管理模式而定，在具體實(shí)施過程中逐漸暴露出諸多問題，已經(jīng)無法滿足信息化條件的文書檔案管理需要，不利于檔案管理工作的開展。并且制度的擬定往往涉及很多部門，相關(guān)人員來自不同部門，人員相對較為分散，在一定程度上影響著新制度的擬定。并且新制度的實(shí)施主要針對紙質(zhì)文件，在電子檔案管理方面卻不適用，并且還會造成電子文件丟失等問題。在當(dāng)前這種情況下，機(jī)關(guān)要想改善這一現(xiàn)狀，則需要根據(jù)文書檔案管理的要求，在思想上逐漸提高重視程度，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理工作的開展，為文書檔案管理提供重要的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，機(jī)關(guān)還需要積極進(jìn)行新的檔案工作規(guī)范進(jìn)行修訂，并且要保證得到科學(xué)落實(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化條件下文書檔案管理工作規(guī)范，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量，使其達(dá)到信息化條件下檔案管理的要求，推動機(jī)關(guān)相關(guān)工作的全面發(fā)展。

4 結(jié)束語

在機(jī)關(guān)文書檔案管理中，由于受到諸多因素所限制，導(dǎo)致其檔案管理問題較為突出，難以取得理想的管理效果。鑒于此，機(jī)關(guān)單位要根據(jù)當(dāng)前工作的需要，結(jié)合信息化條件下檔案管理要求，積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，充分發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的作用，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化建設(shè)，在保證其管理水平得到提升的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案管理在機(jī)關(guān)單位中的作用，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)單位的整體服務(wù)水平。