事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與策略研究

鄧 珊

（郴州市科技創(chuàng)新服務(wù)中心，湖南 郴州 423000）

1 引言

檔案數(shù)字化主要就是依托各種形式的信息采集設(shè)備，將文字、音頻、視頻、圖片等信息轉(zhuǎn)化檔案的過(guò)程。對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理通常就是利用各種掃描設(shè)備，對(duì)原紙質(zhì)檔案檔案原件信息元素采集，分解，并將其轉(zhuǎn)電子信號(hào)，及時(shí)存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)而形成圖像文件。一般來(lái)說(shuō)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)等載體可處理的數(shù)字格式主要由兩種方式，第一，利用掃描儀掃描紙質(zhì)檔案，并通過(guò)圖像方式儲(chǔ)存信息，或是將信息轉(zhuǎn)化為OCR字符，最終形成文本文件；第二，利用數(shù)碼相機(jī)拍攝信息處理信息或是借助縮微膠片影像進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。毋庸置疑在上述方式中直接掃描紙質(zhì)檔案具有經(jīng)濟(jì)、便捷的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，要及時(shí)存儲(chǔ)圖像文件，并將檔案資料整合到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便于事業(yè)單位內(nèi)部快速引用和快速檢索。

2 當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1）檔案管理人員素養(yǎng)有待提升。隨著信息化的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，引入了先進(jìn)的辦公軟件和設(shè)備，然而由于部分檔案管理人員年齡較大，無(wú)法緊隨時(shí)代潮流，技術(shù)更新自身的現(xiàn)代技術(shù)技能，無(wú)法滿(mǎn)足數(shù)字化管理的要求。還有部分檔案管理人員習(xí)慣使用傳統(tǒng)工作模式，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容和性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)信息平臺(tái)的內(nèi)容和使用知識(shí)[1]。事業(yè)單位內(nèi)部缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，檔案管理人員在具體的數(shù)字化管理工作沖無(wú)法處理設(shè)備故障，對(duì)軟件的解讀不夠，無(wú)法最大限度地發(fā)揮現(xiàn)代設(shè)備的作用。

2）缺乏科學(xué)完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，并制定的一些的制度，然而這些制度沒(méi)有明確向要求和規(guī)范，如同擺設(shè)，缺乏執(zhí)行力，導(dǎo)致檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候缺乏一個(gè)參照和依據(jù)，在具體的工作中，抱著“僥幸”心理，敷衍了事。另外，由于缺乏規(guī)范化的要求，只能根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部?jī)r(jià)值特別高，重要檔案進(jìn)行編號(hào)、歸檔處理，導(dǎo)致檔案管理局面較為被動(dòng)。

3）數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位。在事業(yè)單位檔案管理工作中，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以高效收集、處理、存儲(chǔ)、歸檔檔案信息，提升檔案管理質(zhì)效[2]。由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性，互通性，檔案信息安全一直都是社會(huì)各界高度關(guān)注的問(wèn)題。對(duì)于事業(yè)單位而言，一旦計(jì)算機(jī)遭受病毒感染或是遭受黑客的攻擊會(huì)造成信息的泄露，或是丟失，帶來(lái)不可估量的后果。事業(yè)單位檔案管理工作主要是由一些非專(zhuān)業(yè)人員承擔(dān)的，其身兼數(shù)職，工作繁瑣，無(wú)法全面認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理工作，缺乏強(qiáng)有力的信息安全意識(shí)，缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，導(dǎo)致一些重要檔案信息存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

4）檔案信息檢索效率低下。受多種因素的限制，當(dāng)前有部分事業(yè)單位檔案管理工作還在延續(xù)傳統(tǒng)手工檢索模式，并沒(méi)有使用計(jì)算機(jī)檢索處理，大大地增加了檢索工作量，檔案工作效率和檢索質(zhì)量不盡人意。我們以人事檔案信息為例，不同的單位對(duì)信息保存方式具有較大的差異性，傳統(tǒng)手工檢索方式不僅工作效率低下，還容易出錯(cuò)，帶來(lái)不必要的麻煩。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

1）革故鼎新強(qiáng)基固本，加強(qiáng)培訓(xùn)提升素養(yǎng)。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要打破墨守成規(guī)的思想，從思想上正本清源，樹(shù)立檔案數(shù)字化管理意識(shí)，投入人力物力財(cái)力，支撐檔案數(shù)字化管理工作。其次，事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，堅(jiān)持以學(xué)促知、以知促行，著力補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，依托多元化的培訓(xùn)方式，更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)而更好地做好檔案數(shù)字化管理工作。在培訓(xùn)過(guò)程中一定要注意培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性和全面性，比如，依托學(xué)習(xí)手冊(cè)、視頻、會(huì)議等途徑，為檔案管理人員普及數(shù)字化管理理論、數(shù)字化管理技巧和注意事項(xiàng)。同時(shí)還要重點(diǎn)加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用技能，依托多元化的培訓(xùn)，讓檔案管理人員吸收檔案管理知識(shí)，促進(jìn)自身綜合專(zhuān)業(yè)能力的提升。最后，事業(yè)單位還要引入復(fù)合型專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，為檔案管理注入新的血液，為確保檔案管理工作的有條不紊的開(kāi)展，還要完善檔案管理人員考核機(jī)制，通過(guò)科學(xué)有效地考核方法，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行評(píng)估，進(jìn)而為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入活力，確保相關(guān)工作的有序開(kāi)展。

2）構(gòu)建數(shù)字管理制度，有序開(kāi)展管理工作。常言道：“無(wú)規(guī)則不成方圓?！敝贫仁切袨榈臏?zhǔn)繩，事業(yè)單位要立足于實(shí)際情況，最大限度發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案數(shù)字化管理制度，以完善全面的管理制度，確保檔案管理工作人員有據(jù)可依，做好檔案收集、整理、歸檔、錄入等方面的工作，做好相關(guān)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和把關(guān)工作，進(jìn)而確保數(shù)字化工作有條不絮的開(kāi)展。檔案管理人員在調(diào)閱檔案的時(shí)候根據(jù)數(shù)字檔案管理制度要求和規(guī)范，開(kāi)展工作，規(guī)避檔案丟失、遺失或是信息泄露情況的發(fā)生，提升檔案管理質(zhì)效。另外，事業(yè)單位還要結(jié)合實(shí)際，強(qiáng)化文件集成檔案一體化建設(shè)力度，依托這樣的舉措，最大限度發(fā)揮軟件硬件的功能，從整體上提升檔案數(shù)字管理工作質(zhì)效。

3）完善安全保密制度，保障檔案信息安全。檔案數(shù)字管理猶如一把雙刃劍，一方面給檔案管理人員帶來(lái)了便利，另一方面也埋下諸多安全隱患問(wèn)題。數(shù)字化檔案管理借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存儲(chǔ)信息。一旦遭受病毒或是黑客的入侵和攻擊，可能會(huì)帶來(lái)不可估量的損失，故而我們要采取措施保證其安全。首先，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際，重點(diǎn)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)入口，數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。為規(guī)避意外的所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)資料丟失，需做好檔案、文件的備份，定期更新病毒庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，檔案人員要具備檔案安全意識(shí)，為防止信息的外泄，在查詢(xún)或是使用相關(guān)信息后，需及時(shí)關(guān)閉。最后，定期做好軟硬件的維護(hù)檢查，及時(shí)更新，從整體上提高檔案使用安全和利用效率的提升。在這個(gè)過(guò)程中還需做好傳統(tǒng)檔案管理，發(fā)揮“雙保險(xiǎn)”作用，確保檔案信息的安全。

4）0A與管理系統(tǒng)鏈接，提升檔案管理質(zhì)效。事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理中要重點(diǎn)加強(qiáng)0A辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的鏈接，并投入人力物力財(cái)力，將資料查詢(xún)功能增加到檔案系統(tǒng)中，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行完善優(yōu)化。首先，事業(yè)單位立足于實(shí)際，從數(shù)字檔案鑒定制度、文檔一體化工作制度、歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)化安全管理制度、文件保密制度入手，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行效率的提升。其次，特殊性和保密性是檔案管理工作的要求，因此，檔案管理人員在工作中要加強(qiáng)檔案資源管理和保護(hù)力度，最大限度發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的科學(xué)決策提供參考依據(jù)。最后，構(gòu)建檔案管理體系的時(shí)候，要高度重視檔案權(quán)限管理策略、密碼管理策略的重要性，最大化的確保數(shù)據(jù)信息可靠性，完整性和安全性，從整體上提升檔案管理質(zhì)效。

4 結(jié)語(yǔ)

一言以蔽之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理對(duì)規(guī)范有序管理檔案信息資料大有裨益。受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理面臨著諸多弊端，亟待解決，因此我們需要從加強(qiáng)培訓(xùn)提升素養(yǎng)、構(gòu)建數(shù)字管理制度，完善安全保密制度 加強(qiáng)0A與管理系統(tǒng)鏈接等維度入手，依托先進(jìn)信息技術(shù)，科學(xué)手段，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)效，確保事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。