數(shù)字化校園背景下學(xué)校檔案管理模式分析

林敏賢

（廣州市荔灣區(qū)立賢學(xué)校（中學(xué)部），廣東 廣州 510000）

隨著高新技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的優(yōu)勢，在其融入校園建設(shè)后，數(shù)字化校園建設(shè)的理念應(yīng)運而生。此外，數(shù)字化校園建設(shè)的基本理念能夠適配于檔案管理工作的基本特點，進而通過數(shù)字化校園為背景的學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建成為學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。

1 數(shù)字化校園建設(shè)對于檔案管理工作的重要性

數(shù)字化校園的建設(shè)是以數(shù)字化技術(shù)為背景的現(xiàn)代化校園建設(shè)模式，在當今的校園建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。同時，檔案資料是學(xué)校的歷史文化底蘊以及校園文化的重要組成部分。針對數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，在長期的發(fā)展過程中，學(xué)校一般以紙質(zhì)的形式進行檔案管理，在講求效率與信息共享的今天，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理的基本需求。為此，需要在當今的學(xué)校檔案管理工作中，通過計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代化技術(shù)探索出一條針對時代發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理模式，進而加深學(xué)校各部門間的協(xié)同運作能力，拓展學(xué)校檔案管理深度，加深學(xué)校檔案管理的信息共享性與調(diào)取效率。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式，一般以集中管理、分散管理以及集中與分散相結(jié)合的運作模式進行學(xué)校的檔案管理，在長期的發(fā)展過程中，其具有優(yōu)勢也在當今時代中顯現(xiàn)了一定的不足。例如：由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲模式相對單一，在信息的調(diào)取中很難形成一種綜合性的檔案調(diào)取機制。因此，為保證檔案信息的實時保存與及時調(diào)取，需要應(yīng)用數(shù)字化校園建設(shè)的理念，加深檔案管理的完整性與可信度，進而實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的數(shù)字化對接。

2 數(shù)字化校園背景下構(gòu)建高校檔案管理的基本要求

1）安全保障。在應(yīng)用數(shù)字化校園的理念進行學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建過程中，需要最大化的考量檔案管理的安全性，進而提升檔案管理的數(shù)字化技術(shù)融合程度，應(yīng)用數(shù)字化存儲與傳輸技術(shù)，提升學(xué)校檔案管理的穩(wěn)定性。由于數(shù)字化檔案管理模式是以數(shù)據(jù)的形式進行檔案信息的存儲，這就需要就檔案的安全性進行考量，進而提升檔案在保真與保存方面的完整性與穩(wěn)定性。

2）管理權(quán)限。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，數(shù)字化技術(shù)在其應(yīng)用的過程中雖然可以有效提升檔案管理工作的效率，但以數(shù)據(jù)形式進行檔案的存儲，在實際應(yīng)用的過程中，由于其通常無法顯現(xiàn)被修改的痕跡，進而導(dǎo)致檔案信息被篡改的可能性有所提升。為此，需要就數(shù)字化檔案的管理權(quán)限進行優(yōu)化，在提升數(shù)字化檔案絕對管理權(quán)的同時，要在加深檔案生成部門進行檔案歸檔、查閱權(quán)限的便利性，提升針對數(shù)字化檔案管理權(quán)限的制約與牽制[1]。

3）數(shù)字化體系。為保證與數(shù)字化檔案管理模式的契合度，學(xué)校的相關(guān)部門同時要進行與之適配的信息化改造，并就數(shù)字化檔案管理構(gòu)建相應(yīng)的程序與標準，并依據(jù)實際情況，進行相關(guān)標準的動態(tài)化更新。此外，要加深學(xué)校的數(shù)字化平臺構(gòu)建，進而提升學(xué)校基本技術(shù)應(yīng)用與相關(guān)設(shè)備配置的完善性。并要在此技術(shù)上，依據(jù)實踐中存在的問題，進行數(shù)字化技術(shù)的進一步挖掘，提升學(xué)校的數(shù)字化檔案管理程度。

3 學(xué)校檔案管理在數(shù)字化校園背景下的管理模式

1）文件生成機構(gòu)保管模式。文件生成機構(gòu)保管模式沿用了傳統(tǒng)檔案管理過程中分散管理的模式，在傳統(tǒng)的分散型管理模式中，文件的歸檔不齊以及管理格式不統(tǒng)一一直是檔案管理的弊端。為此，在數(shù)字化體系的構(gòu)建過程中，要依據(jù)數(shù)字化校園推進的基本形式，利用數(shù)字化技術(shù)滿足檔案管理的基本需求。生成機構(gòu)將需要歸檔的數(shù)據(jù)文件，根據(jù)檔案管理機構(gòu)著錄信息的標準，將數(shù)據(jù)信息實時保存，歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫中。在保管的過程中，生成機構(gòu)擁有對電子文件的收集、鑒定、歸檔、保管以及銷毀的權(quán)利，不用向檔案管理機構(gòu)移交檔案資源。

文件生成機構(gòu)保管模式在檔案管理的過程中，加深了文件生成機構(gòu)對于檔案的控制權(quán)。例如：文件生成機構(gòu)負責數(shù)字化檔案管理的過程中，可以擁有對于檔案進行歸檔、查閱、保管的權(quán)利，其他機構(gòu)只有查閱與使用的權(quán)限，形成部門間的牽制，提升了檔案管理的真實性與穩(wěn)定性。此外，要契合實際，進行文件生成機構(gòu)相關(guān)監(jiān)督權(quán)限的配置，在其他部門進行檔案使用的過程中，要對于檔案的調(diào)取進行技術(shù)的信息記錄，維護檔案管理的動態(tài)制約性，并依據(jù)實際應(yīng)用過程中存在的問題，進行技術(shù)的調(diào)整，在發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上，對于問題進行技術(shù)的解決。

2）檔案管理機構(gòu)保管模式。應(yīng)用檔案管理工作傳統(tǒng)模式中統(tǒng)一管理的基本思想在進行數(shù)字化檔案管理工作落實的過程中，需要通過文件的生成機構(gòu)的統(tǒng)一管理與調(diào)度進行檔案的數(shù)字化綜合管理。在此過程中，需要就文件的生成機構(gòu)進行數(shù)字化制度的構(gòu)建，例如：在檔案的管理格式中，要以統(tǒng)一的標準進行相關(guān)規(guī)章的建設(shè)，以統(tǒng)一的格式進行數(shù)字化檔案的留存與傳輸，進而提升檔案在部門間流轉(zhuǎn)的統(tǒng)一性，避免因檔案格式的不統(tǒng)一而造成的讀取困難，進而形成對于檔案管理工作效率的制約。

此外，在檔案格式統(tǒng)一后，要對于已經(jīng)過期或者不具備保存價值的檔案進行銷毀，以此簡化檔案機構(gòu)負擔，在此基礎(chǔ)上要對于存在相應(yīng)價值檔案的定期統(tǒng)一維護，例如：及時的查殺病毒，并依據(jù)情況進行系統(tǒng)的統(tǒng)一升級，以保證檔案管理數(shù)字化的存儲安全性，避免在統(tǒng)一管理過程中，造成因病毒入侵等情況而產(chǎn)生的不必要損失。在檔案的取用階段，由檔案管理機構(gòu)進行統(tǒng)一保存的模式可以加深檔案管理在調(diào)取過程中的安全性，需要在學(xué)校內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理科室，并加深人員的技術(shù)能力，以規(guī)范、合理的程序進行檔案的留存，并依據(jù)學(xué)校的實際情況以及發(fā)展要求進行檔案的統(tǒng)一保障[2]。

3）聯(lián)合管理模式。聯(lián)合管理的模式是一種通過部門間的協(xié)同運作來提升數(shù)字檔案管理中一加一大于二的效果，通過一套有效的合作機制與協(xié)同機制，形成檔案管理的現(xiàn)代化、綜合化運作模式。例如：在檔案生成機構(gòu)進行檔案管理的過程中，檔案的生成部門沒有相應(yīng)的進行文件傳輸?shù)臋?quán)限，這就需要通過將電子檔案交由相關(guān)的檔案管理科室進行檔案的統(tǒng)一評估與鑒定，再進行檔案的分類配置，以提升在歸檔、分類、統(tǒng)計等相關(guān)機構(gòu)的權(quán)限。檔案管理機構(gòu)在進行檔案管理的過程中，相應(yīng)的權(quán)限較大，可以發(fā)揮其監(jiān)督優(yōu)勢，通過規(guī)章的制定來實現(xiàn)內(nèi)容的統(tǒng)一，與檔案管理程序的統(tǒng)一。

在用戶使用的過程中，用戶可以依靠向檔案管理機構(gòu)以及文件生成機構(gòu)發(fā)出請求的方式進行檔案的使用，進而提升管理模式的適用性。這種檔案管理模式是利用檔案管理機構(gòu)和文件生成機構(gòu)共同負責全校檔案資源，檔案管理機構(gòu)控制歸檔后的檔案資源，簡化了操作，提升了檔案管理的綜合性與應(yīng)用性。在高校建設(shè)中具有較高的可行性。

4 結(jié)論

數(shù)字化校園的構(gòu)建成為學(xué)校現(xiàn)代化發(fā)展模式的重要組成部分。為保證高校檔案管理的質(zhì)量與效率，需要將數(shù)字化技術(shù)融入高校的檔案管理過程中，進而通過文件生成機構(gòu)和檔案管理機構(gòu)的有效運作，依據(jù)學(xué)校的實際情況以及檔案管理的基本要求進行檔案管理模式的構(gòu)建，從而塑造學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)代化模式。