工程檔案數(shù)字化建設與檔案管理探究

卓志平

（廣西來賓工業(yè)投資集團有限公司，廣西 來賓 546100）

1 引言

隨著信息時代的到來，信息技術和智能設備的廣泛普及，推動了工程檔案工作水平的提升，為適應時代發(fā)展需求，推動數(shù)字化管理體系建設已經(jīng)成為工程建設單位的重要任務，有效推動檔案管理的提升。但是在實際的檔案工作中存在著一些問題，制約著檔案工作價值的體現(xiàn)，需要企業(yè)加強對檔案管理模式轉型的重視和投入，優(yōu)化管理思路，合理利用信息技術手段，推動檔案管理質(zhì)量的提升。

2 工程檔案數(shù)字化建設的重要意義

工程檔案管理是工程項目建設管理活動的基礎環(huán)節(jié)，特別是在 市政工程建設中，通過檔案工作的高效開展，能夠為城市發(fā)展提供有效的依據(jù)，為市政工程的運行維護提供科學的憑證。信息技術在檔案工作中的科學運用能夠推動檔案存儲載體的數(shù)字化轉型，利用數(shù)字化存儲模式，有效提升檔案管理效率，降低管理成本。同時數(shù)字化管理體系的構建，能夠實現(xiàn)對檔案管理流程的全面覆蓋，對項目建設和管理過程中產(chǎn)生的資料信息進行全面的收集整理，保證檔案全面性，并能夠利用網(wǎng)絡途徑實現(xiàn)檔案資源的高效共享，為工程建設提供科學依據(jù)，推動檔案資源的高效利用，推動檔案價值的高效實現(xiàn)[1]。

3 工程檔案管理中的常見問題

1）檔案管理制度不夠完善。工程檔案管理對保證項目高效推進起到關鍵作用，特別是市政工程建設具有較強的特點，檔案資料結構較為復雜，涉及各個建設和管理環(huán)節(jié)，具有較大的管理難度，而當前的檔案管理制度不夠完善，對管理流程缺乏有效的規(guī)范，無法保證資料信息的真實有效，缺乏長效管理機制的建設，無法結合項目建設管理實際需求進行相關規(guī)章制度的動態(tài)化調(diào)整，使得相關資料存在缺失，無法進行保證資料的真實性，使得檔案管理缺乏有效的制度保障，無法對資料進行準確的分類管理[2]。

2）信息化建設相對滯后。數(shù)字化管理模式的構建能夠有效提升檔案管理水平，而管理部門對信息技術缺乏正確的認識，無法推動數(shù)字化管理體系的高效建設，缺乏有效的資源投入，信息基礎設施建設相對滯后，無法實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉型，容易造成多種檔案載體共存的情況，容易造成管理混亂。同時對先進信息技術缺乏有效地利用，信息化管理系統(tǒng)的功能較為單一，無法執(zhí)行相應的檔案工作流程。同時檔案資源的利用形式相對固定，服務質(zhì)量得不到保障，只能提供相應的查詢和調(diào)用服務，無法實現(xiàn)對檔案資源的高效利用[3]。

3）管理人員的素質(zhì)能力存在不足。工程檔案管理具有較強的專業(yè)性，需要管理人員具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，并能夠對工程建設情況形成有效的了解，對工程圖紙等專業(yè)資料進行妥善的管理和使用，同時數(shù)字化管理模式的構建需要管理人員具有相應的信息技能水平。而當前工程檔案管理隊伍建設相對滯后，管理人員的素質(zhì)能力存在不足，管理力量較為薄弱，無法滿足檔案工作需求[4]。

4 實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化建設的檔案管理措施

1）完善檔案工作機制。工程檔案工作內(nèi)容較為復雜，完善的管理制度是保證檔案工作水平的重要基礎，企業(yè)要充分結合項目建設實際，建設長效管理機制，結合具體工程建設管理需求，對相關規(guī)章制度進行動態(tài)化調(diào)整，有效適應數(shù)字化管理模式需求，形成對項目建設環(huán)節(jié)的全面覆蓋，保證檔案資料的完整性。同時要利用信息技術優(yōu)勢，建設完善的信息化管理平臺，通過功能設計，實現(xiàn)管理規(guī)范的高效滲透，并利用技術手段，對檔案資料進行及時的復核，保證資料數(shù)據(jù)的真實有效。

2）加強數(shù)字化建設。信息技術的運用對提升檔案管理質(zhì)量起到關鍵作用，首先企業(yè)要強化信息基礎設施建設，為檔案工作流程進行優(yōu)化，實現(xiàn)管理效率的提升，并推動傳統(tǒng)資料載體的數(shù)字化轉型，保證檔案資料的完整性。要加強網(wǎng)絡環(huán)境優(yōu)化，構建高速信息傳輸渠道，實現(xiàn)檔案資源的高效共享。要加強對檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和更新，結合項目建設情況，對系統(tǒng)功能進行及時的優(yōu)化，有效提升檔案管理效率，使用工程建設實際需求。

3）優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)。檔案資源的科學利用對項目建設提供有效支持，信息技術的運用能夠有效提升檔案管理效率，利用先進設備和技術，實現(xiàn)檔案資料存儲載體的轉型，通過對資料數(shù)據(jù)的分析整理，建設完善的資料數(shù)據(jù)庫，為檔案資源的利用提供基礎保障，能夠根據(jù)實際使用需求，實現(xiàn)高效的資料定位和調(diào)用，有效提升利用效率。同時要借助網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源的遠程利用。

4）重視安全管理。網(wǎng)絡環(huán)境安全是保證檔案工作正常運行的重要基礎，網(wǎng)絡技術的運用實現(xiàn)了檔案資料的高效共享和管理流程的科學整合，網(wǎng)絡安全問題已經(jīng)成為影響檔案安全的主要因素。管理部門要重視安全管理，建設完善的安全管理體系，優(yōu)化網(wǎng)絡安全管理制度，對管理流程進行全面的規(guī)范，有效抵御外界網(wǎng)絡安全威脅的入侵。同時要合理利用安全防護技術，對工程檔案資料進行全面防護，優(yōu)化防火墻配置，實現(xiàn)對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控，對異常數(shù)據(jù)進行及時的隔離處理，有效防止外界安全威脅的入侵。同時要合理利用殺毒軟件，對系統(tǒng)軟硬件設施進行實時監(jiān)控，對病毒、木馬等威脅進行及時處理。要加強對傳統(tǒng)檔案資料的安全管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術，對實體檔案存儲環(huán)境進行全面監(jiān)控，對重點檔案資料進行準確定位，實現(xiàn)對檔案流轉過程的高效管理，對檔案存儲和使用中出現(xiàn)的安全問題進行有效地解決，有效提升檔案安全性。

5）強化人才隊伍建設。工程檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，管理部門要結合企業(yè)工程項目建設實際，積極引進優(yōu)秀的管理人才，充實管理隊伍，有效提升隊伍戰(zhàn)斗力。要強化對管理人員的培訓教育，根據(jù)管理工作中的具體問題，制定完善的培訓策略，推動管理人員能力素養(yǎng)的強化。要完善考核評價機制，根據(jù)管理人員的崗位工作情況制定相應的考核標準，將考核結果與激勵政策進行有效地結合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責任心。

5 結語

工程項目檔案管理是保證項目高效推進的關鍵環(huán)節(jié)，管理部門要對檔案工作形成正確的認識，轉變傳統(tǒng)的檔案工作思路，充分結合工程項目實際，完善檔案管理制度，推動信息化管理體系建設，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，推動檔案管理質(zhì)量和服務水平的提升，為項目建設管理提供有效支持。