淺析信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

劉季馳

（中國共產(chǎn)黨科爾沁右翼前旗委員會(huì)巡察工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟科右前旗 137713）

檔案是記錄原始信息的有效憑證，對社會(huì)發(fā)展和人類進(jìn)步都發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，且檔案的存儲(chǔ)在未來社會(huì)發(fā)展過程中也發(fā)揮著借鑒功效，隨著當(dāng)前信息化程度的較大提升，其在檔案管理中更是不可或缺。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1）檔案整理理念相對落后。許多單位當(dāng)前仍然以傳統(tǒng)的模式進(jìn)行檔案的整理，缺乏現(xiàn)代化管理指導(dǎo)思想和分類歸檔思想，特別是現(xiàn)代化的歸檔思想對其發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，只有對分類理念加強(qiáng)應(yīng)用，檔案的功能才能進(jìn)一步得到發(fā)揮。當(dāng)前部分檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化的管理理念與方法，導(dǎo)致檔案整理模式?jīng)]有規(guī)范的歸檔指導(dǎo)，傳統(tǒng)的檔案歸檔整理對于準(zhǔn)確性比較重視，而在規(guī)范性方面則相對較差，所以存在的弊端也較多，需要通過觀念的轉(zhuǎn)變，根據(jù)時(shí)代發(fā)展樹立新的管理思想。

2）檔案整理不夠?qū)I(yè)。相關(guān)調(diào)查指出，當(dāng)前許多機(jī)關(guān)單位檔案整理人員并非相關(guān)專業(yè)出身，許多都是從機(jī)關(guān)內(nèi)部其他部門抽調(diào)的，以至于對機(jī)關(guān)檔案整理工作的專業(yè)性造成較大影響，檔案強(qiáng)大功能的發(fā)揮離不開專業(yè)的檔案整理，所以研究認(rèn)為機(jī)關(guān)當(dāng)前的檔案整理工作專業(yè)化較低的影響因素主要有：機(jī)關(guān)檔案整理專業(yè)人員缺乏；檔案整理方法缺乏專業(yè)化；機(jī)關(guān)內(nèi)部關(guān)于整理程度等缺乏專業(yè)的規(guī)范要求；檔案整理人員的靈活性和不穩(wěn)定性也是導(dǎo)致降低整體檔案管理專業(yè)化的重要因素。

3）缺乏信息化的檔案整理。當(dāng)前信息化在機(jī)關(guān)單位整理檔案過程中都比較重要，檔案實(shí)現(xiàn)信息化整理可使傳統(tǒng)檔案整理過程中的人力和物力得到較大的節(jié)約，分析許多機(jī)關(guān)檔案整理缺乏信息化主要表現(xiàn)在：第一，機(jī)關(guān)檔案管理中如整理檔案數(shù)據(jù)庫等信息化技術(shù)設(shè)備缺乏；第二，在保管和存儲(chǔ)檔案過程中缺乏信息化思想；第三，機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏具有較強(qiáng)專業(yè)知識與技能的信息化整理歸檔技術(shù)人員。

4）在歸檔裝訂方面存在問題。第一，在裝訂檔案時(shí)選擇的工具和材料與相關(guān)要求不符。裝訂歸檔文件的工具和材料應(yīng)具有成本較低、便于操作、保護(hù)檔案等特征，當(dāng)前應(yīng)用的縫紉機(jī)線裝方法文件的縫線處容易出現(xiàn)損斷的現(xiàn)象，具有較差的可逆性，操作浪費(fèi)時(shí)間；塑料夾裝方法容易老化，且其成本較高；使用無酸紙?zhí)讱w檔的文件極易散失。因此可以對不銹的金屬或其他材料的訂書針加大研制力度，而且注意不能使用微波消毒方式。第二，每份歸檔文件都有封面的使用，行政管理部門有時(shí)還會(huì)把多項(xiàng)欄目印在這種封面上，需要檔案室工作人員進(jìn)行填寫，該方法不僅使裝訂成本和整理工作量增加，也與相關(guān)規(guī)則流程簡化原則發(fā)生違背。第三，沒有及時(shí)整理與相關(guān)要求不符的文件材料。裝訂之前對于一些重要的文件的破損、薄弱、殘缺、裝訂線側(cè)有文字等的現(xiàn)象應(yīng)該及時(shí)接邊、托裱、補(bǔ)缺；如熱敏紙傳真件等字跡不清楚、字跡容易發(fā)生蛻變或擴(kuò)散等的文件應(yīng)做好復(fù)制好保存工作；應(yīng)該合理折疊比A4幅面大的紙張，把文件的金屬物拆除后再進(jìn)行歸檔，如果歸檔前這些基礎(chǔ)工作做不好，檔案的保管也會(huì)受到較大程度影響。第四，擴(kuò)大或縮小“件”的處理。相關(guān)規(guī)則中明確規(guī)定了那些文件“可為一件”和是“自然件”，因此嚴(yán)格禁止隨意把其縮小或擴(kuò)大。而有的單位在具體工作中私自擴(kuò)大件的范圍， 錯(cuò)誤的認(rèn)為問題相同的歸檔文件都應(yīng)該歸屬為一件，而實(shí)際上歸檔文件是按照同一事由中具有“來文與復(fù)文”的性質(zhì)對歸檔文件是否為“可為一件”進(jìn)行劃分，把文件的范圍擴(kuò)大無形中又把文件的歸檔沿襲了以往立卷的方法。

2 信息化檔案管理的歸納整理分類技巧

1）檔案的管理技巧。在檔案管理中應(yīng)該特別注意以下方面：首先要重視檔案有無出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，因?yàn)闄n案的經(jīng)濟(jì)文化和歷史作用較大，很多比較原始的檔案都是以磁盤或孤本等形式保存，所以在管理過程中要特別注意其質(zhì)量問題，并詳細(xì)的記錄和分析損壞的部分，避免那些無法有效恢復(fù)的出現(xiàn)損害的檔案會(huì)導(dǎo)致在精神和物質(zhì)財(cái)富方面出現(xiàn)更大的損失，如果導(dǎo)致出現(xiàn)文化斷層，將會(huì)對文化的發(fā)展與傳承產(chǎn)生不利影響，還可能使國家的軟實(shí)力被削弱；其次應(yīng)重視對檔案安全的維護(hù)，這里指的安全包括兩方面內(nèi)容：第一指的是以孤本和珍貴文物存在的檔案的安全性，這些實(shí)物之所以如此珍貴不僅僅是因?yàn)槠涫枪卤?，還因?yàn)樗从车氖窍鄳?yīng)年代的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、統(tǒng)計(jì)階級等方面的內(nèi)容，因此這種檔案的安全存在非常關(guān)鍵；第二指的是作為對國家軍事、政治等方面決策進(jìn)行詳細(xì)記錄的文件，如果其缺乏安全性，內(nèi)容被泄密，就可能導(dǎo)致國家的政治經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成較大威脅，對于國家的整體發(fā)展、團(tuán)結(jié)和安全非常不利；最后還應(yīng)該重視采取有效的措施盡量使檔案壽命延長，一部分老化的機(jī)器或紙質(zhì)檔案，因受其不可恢復(fù)和脆弱性特征的影響，所以機(jī)關(guān)單位應(yīng)注意采取科學(xué)合理的措施適當(dāng)延長檔案的使用年限，避免發(fā)生損失。

2）檔案歸納整理的技巧。在整理歸納檔案的過程中，首先應(yīng)該初步了解檔案文件性質(zhì)，按照其重要性或是否有用合理取舍，刪除那些無用的占空間的檔案文件，對檔案進(jìn)行有效歸納整理。還應(yīng)綜合檔案的重要作用詳細(xì)的對其做好劃分，而且因?yàn)楦鱾€(gè)時(shí)期的檔案都有其歷史線索串聯(lián)，所以在整理歸納檔案時(shí)應(yīng)該重視各個(gè)檔案之間存在的相互聯(lián)系，嚴(yán)禁分隔開這些存在關(guān)聯(lián)的檔案；其次還要對這些檔案資料加強(qiáng)搜集，并注意搜集的質(zhì)量，可以保證在歸納整理的過程中有完整的檔案，避免缺失相關(guān)信息，避免對整理工作順利進(jìn)行造成阻礙；同時(shí)因?yàn)閲乙酝鶎τ跈n案的歸納整理缺乏相關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，所以省市縣關(guān)于歸納整理檔案的方法存在較大的差別，這就對檔案館的有效交流造成制約，因此國家針對類似現(xiàn)象下發(fā)了歸檔文件整理規(guī)則的文件，統(tǒng)一制定了歸納整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，所以相關(guān)單位在歸納整理的檔案過程中應(yīng)擯棄以往傳統(tǒng)的整理方法，通過實(shí)施統(tǒng)一的規(guī)則，促進(jìn)館與館之間能增進(jìn)交流和溝通；最后還要重視如果在歸納整理檔案的過程中應(yīng)該逐一修訂類目不符的文件，并及時(shí)更正存在錯(cuò)誤的已經(jīng)歸檔的檔案文件，認(rèn)真做好檔案的卷皮、封皮、裝訂等細(xì)致工作，避免一遍遍更正發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，既浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，對檔案的保存也不利。

3）檔案的分類技巧。在對不同類型的檔案劃分類別時(shí)應(yīng)該先大致了解檔案的文件內(nèi)容，然后做到科學(xué)合理分類，因?yàn)樵跈n案工作中對其進(jìn)行分類是重要的工作，準(zhǔn)確的分類可較大的提升檔案信息的利用效率，另外為便于尋找還應(yīng)該明確的標(biāo)識出分類的文件，促進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。

3 結(jié)語

綜上，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中檔案發(fā)揮著關(guān)鍵作用，但檔案的整理和管理流程、分類較復(fù)雜，在相關(guān)工作中還存在一定問題，需要我們在現(xiàn)代發(fā)展背景下，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念與方法，科學(xué)進(jìn)行總結(jié)和歸納，推動(dòng)信息化設(shè)備與技術(shù)的運(yùn)用，有效提升檔案管理工作水平與質(zhì)量。