分析新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)趨勢(shì)

郭 冉

（河南黃河河務(wù)局信息中心，河南 鄭州 450004）

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)趨勢(shì)，推動(dòng)了信息化技術(shù)的高速發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位而言，在檔案管理過程中，如何采取信息技術(shù)才能達(dá)到檔案管理的高效目標(biāo)是目前待需解決的重要問題。當(dāng)前，在單位檔案管理信息化建設(shè)中，由于方方面面因素的影響與制約，直接影響了檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量和效果。因此，本文對(duì)單位檔案管理信息化建設(shè)方法與路徑進(jìn)行了探索與研究，目的在于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的持久發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要優(yōu)勢(shì)與作用

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出高速發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位檔案資源管理意識(shí)也有所增強(qiáng)。目前隨著檔案信息用戶群體的不斷擴(kuò)大，用戶類型也呈現(xiàn)出多樣化特征，而檔案信息管理方式也要與時(shí)俱進(jìn)，呈現(xiàn)出相應(yīng)的管理特征，采取針對(duì)性的管理方法?，F(xiàn)如今，信息化檔案建設(shè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了越來越高的要求，由于當(dāng)下事業(yè)單位缺乏大量的高技術(shù)人才，檔案工作也凸顯出復(fù)雜繁瑣性特征。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)行信息化建設(shè)，可以幫助檔案管理人員減輕部分工作負(fù)擔(dān)，也有利于檔案信息的開發(fā)和有效利用。其次，檔案管理信息化建設(shè)不僅是未來檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理工作流程簡(jiǎn)化的有效途徑，從而為檔案管理效率和質(zhì)量的顯著的提升奠定基礎(chǔ)保障。一方面，信息化建設(shè)條件下，對(duì)檔案管理進(jìn)行更新與升級(jí)，對(duì)所有資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分類和儲(chǔ)存，通過檢索系統(tǒng)的有效運(yùn)用，也保證了檔案管理的實(shí)效性與完整性[1]。方便用戶快速的獲取到自己想要的資料，只需通過局域網(wǎng)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的登錄與查閱，不僅對(duì)檔案信息服務(wù)流程進(jìn)行了簡(jiǎn)化，也直接提升了信息資源的最大化利用率。另一方面，檔案信息化建設(shè)和管理不會(huì)造成檔案的混亂儲(chǔ)存與分類，有利于檔案用戶的隨時(shí)瀏覽與查閱，有效的幫助檔案管理人員降低了工作負(fù)擔(dān)與難度。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

1）單位對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度不足。從事業(yè)單位當(dāng)前信息化建設(shè)和發(fā)展趨勢(shì)來看，整個(gè)過程并不是很順利。受到了方方面面的影響和制約，在檔案實(shí)際管理過程中，信息化技術(shù)沒有得到廣泛的普及和運(yùn)用。主要是由于單位領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)仍然停留在過去，對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度也表現(xiàn)出不足。相比起檔案管理工作的信息化發(fā)展與建設(shè)，他們更加注重事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和效益的提升，熟不知檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。并且片面的認(rèn)為檔案信息化管理僅僅只是將所有資源錄入到系統(tǒng)中進(jìn)行保存，在檔案信息化建設(shè)方面資金和設(shè)備投入也不足，導(dǎo)致管理設(shè)備和時(shí)代發(fā)展需求不符，也直接降低了檔案的利用價(jià)值與效率，造成了大量資源的浪費(fèi)。

2）檔案管理人員信息素養(yǎng)偏低。檔案管理人員是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。然而當(dāng)前大部分事業(yè)單位在檔案管理工作中依然運(yùn)用的是傳統(tǒng)管理方式，不僅沒有采取相關(guān)的信息技術(shù)手段，也沒有通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源的高效管理[2]。其次，由于單位檔案管理人員信息素養(yǎng)的不足，沒有機(jī)會(huì)進(jìn)行全方位系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，再加上事業(yè)檔案管理人員出現(xiàn)老齡化問題，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的了解程度也不足，從而導(dǎo)致單位即使在檔案管理中投入再多的現(xiàn)代化設(shè)備，但由于認(rèn)知不足的問題，也直接促使事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作陷入了進(jìn)退兩難的境地。

3）缺乏健全的檔案信息化管理制度。在事業(yè)單位日常管理中檔案管理作為重要組成部分，對(duì)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展發(fā)揮著助力作用。任何管理工作的開展都需要健全的管理制度作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。然而部分事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏健全的檔案信息化管理制度。還有的單位雖然制定并完善的管理制度，但已經(jīng)完全與現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展需求不相符，直接制約了檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思路與建議

1）提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度。對(duì)于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)而言，應(yīng)該充分的意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)單位未來發(fā)展的重要優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，并將檔案信息化管理落實(shí)到實(shí)際工作的各個(gè)方面，根據(jù)國(guó)家或行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作[3]。其次，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理室，進(jìn)一步提升檔案管理室配置水平，確保檔案資源始終處于安全、嚴(yán)實(shí)的環(huán)境當(dāng)中，提升檔案管理的真實(shí)性與完整性。除此之外，安排檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，除了幫助他們提升專業(yè)水平外，還要充分的激發(fā)出他們對(duì)檔案管理工作的熱情與積極性，這樣才能為事業(yè)單位管理工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案管理信息化建設(shè)，員工才能進(jìn)一步增強(qiáng)認(rèn)知。

2）檔案信息化管理制度的健全與完善，確保檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。目前大多數(shù)事業(yè)單位僅僅只是完善了檔案管理方面的管理制度，而缺乏健全的檔案管理信息化方面的制度。因此，單位應(yīng)該立足于實(shí)際狀況，去制定和完善適合單位發(fā)展的檔案管理信息化制度，并將其貫穿到檔案管理工作的方方面面，確保工作的有序進(jìn)行。其次，考核制度的完善，有利于員工工作積極性的提升，也逐步增強(qiáng)員工對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知程度，并在相關(guān)制度完善的基礎(chǔ)上，對(duì)國(guó)家的《檔案法》進(jìn)行深入的解讀與學(xué)習(xí)，這樣才能在檔案管理過程中做到有法可依，促使單位檔案管理工作更加的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化[4]。

3）加強(qiáng)檔案信息化管理設(shè)施的建設(shè)，完善資源建設(shè)。事業(yè)單位以往的檔案管理方式正在逐步的被市場(chǎng)所摒棄與淘汰，信息化技術(shù)的迅速革新，電子檔案也得到了廣泛的運(yùn)用，也成為檔案管理事業(yè)的主要建設(shè)和發(fā)展方向。其一，要想全面發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的有效價(jià)值，檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善才是重點(diǎn)內(nèi)容。其主要包含了信息化管理辦公環(huán)境的優(yōu)化，如檔案管理資料儲(chǔ)存柜、檔案獨(dú)立庫房以及檢索工具等等；其二，加強(qiáng)檔案管理信息化硬件方面檢索，其中主要涉及了彩色打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、多功能掃描儀等，還需要配備專業(yè)檔案管理信息化人才隊(duì)伍，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的深入發(fā)展。最為關(guān)鍵的是加強(qiáng)檔案管理信息化管理系統(tǒng)的完善與建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理和控制。最后，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作中圖像、音響、視頻等各種資源進(jìn)行建設(shè)，對(duì)諸多類型的檔案文件實(shí)施數(shù)字化儲(chǔ)存，彰顯出數(shù)字化檔案管理的實(shí)際作用和優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位人才培養(yǎng)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供資料保障[5]。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)不僅是社會(huì)和時(shí)代必然發(fā)展要求，也是檔案管理效率和質(zhì)量提升的重要舉措。因此，事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，追趕上時(shí)代發(fā)展潮流，在提升檔案管理人員信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備的完善與建設(shè)，并通過檔案管理信息化建設(shè)制度的合理化制定，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)朝著健康良好方向邁進(jìn)。