以合同管理為核心建立法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的路徑

■ 張 琨

（中國(guó)石油化工股份有限公司勝利油田分公司技術(shù)檢測(cè)中心）

1 以合同管理為核心建立法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的必要性

1.1 落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的必然舉措

可持續(xù)發(fā)展不僅是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的代名詞，也是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)中的代名詞[1]。當(dāng)前，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，不僅需要從外部予以轉(zhuǎn)型，也需要不斷優(yōu)化內(nèi)部各項(xiàng)控制措施，解決內(nèi)部管理中存在的問(wèn)題。企業(yè)以合同管理為核心建立法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系，可以更好地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升[2]。合同絕不僅僅是一項(xiàng)固定當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的工具，其還具有很強(qiáng)的法律效應(yīng)。企業(yè)只有不斷強(qiáng)化合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理，才能從事前、事中以及事后的角度對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與把控，將損失控制在最低范圍內(nèi)。例如，一旦企業(yè)與其他市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體因商業(yè)活動(dòng)、貿(mào)易活動(dòng)以及其他活動(dòng)產(chǎn)生糾紛后，就需要尋找合同中對(duì)于己方有利的條款，分析合同中對(duì)于己方不利的條款，才能在談判活動(dòng)以及司法活動(dòng)中占據(jù)主動(dòng)權(quán)[3]。因此，企業(yè)以合同管理為核心建立法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系，可以更好地實(shí)現(xiàn)依法合規(guī)目標(biāo)以及可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

1.2 實(shí)現(xiàn)自我保護(hù)目標(biāo)，營(yíng)造良好企業(yè)形象的內(nèi)在要求

從法律層面來(lái)看，企業(yè)與其他市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體訂立合同過(guò)程中不得損害社會(huì)公共利益、國(guó)家利益以及人民群眾利益，不得就違法違規(guī)性事項(xiàng)訂立合同，否則將會(huì)導(dǎo)致合同出現(xiàn)無(wú)效的狀況[4]。同時(shí)，企業(yè)員工也不得采取脅迫、詐騙以及商業(yè)賄賂等方式來(lái)商定合同。一旦出現(xiàn)上述狀況，影響合同的效力，不僅會(huì)導(dǎo)致企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展，也會(huì)影響企業(yè)在社會(huì)中的形象。除此之外，部分違法違規(guī)性合同甚至?xí)o企業(yè)管理者以及決策者帶來(lái)刑事法律風(fēng)險(xiǎn)。

因此，企業(yè)以合同管理為核心建立法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系，立足于法律法規(guī)框架開(kāi)展合同管理活動(dòng)，嚴(yán)格規(guī)范合同的各項(xiàng)內(nèi)容，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)保護(hù)目標(biāo)，預(yù)防各種經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，營(yíng)造良好的企業(yè)形象。

2 企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 合同主體資信審查缺失

合同主體資質(zhì)以及資格直接關(guān)系合同后期的履行，不具備相關(guān)資質(zhì)以及資格的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體與企業(yè)簽訂合同，不僅會(huì)影響合同效力，也會(huì)影響合同正常履行?，F(xiàn)階段，部分企業(yè)合同主體資質(zhì)審查層面存在漏洞，對(duì)于合同主體資質(zhì)審查不嚴(yán)，進(jìn)而引發(fā)履行不能、合同無(wú)效等法律風(fēng)險(xiǎn)。第一，部分企業(yè)合同管理專(zhuān)責(zé)并沒(méi)有嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人工商執(zhí)照上的經(jīng)營(yíng)范圍以及資質(zhì)，與不具備相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的合同相對(duì)方簽訂合同，導(dǎo)致合同無(wú)效的同時(shí)，使得企業(yè)將要面臨接受工商行政部門(mén)行政處罰的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。第二，部分企業(yè)合同管理專(zhuān)責(zé)在審查對(duì)方資質(zhì)過(guò)程中，忽視了對(duì)方當(dāng)事人的法人主體資格，與不具備法人主體資格的部門(mén)簽訂合同。典型如，企業(yè)與不具備法人主體資格的項(xiàng)目部、職能部門(mén)以及分公司簽訂合同，最終引發(fā)爭(zhēng)議。

2.2 授權(quán)委托管理存在漏洞

伴隨企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大化，部分大型企業(yè)逐漸開(kāi)始將合同簽署權(quán)限下放至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分公司負(fù)責(zé)人以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，一定程度上提升了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，推動(dòng)了企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。但是，部分企業(yè)在授權(quán)委托管理層面存在漏洞以及缺陷，授權(quán)委托事項(xiàng)不明、授權(quán)委托內(nèi)容不規(guī)范等問(wèn)題突出。第一，部分企業(yè)授權(quán)委托書(shū)內(nèi)容欠缺完整性，沒(méi)有就授權(quán)事項(xiàng)、轉(zhuǎn)授權(quán)問(wèn)題、授權(quán)時(shí)限進(jìn)行明確規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)合同簽署過(guò)程中存在超授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)等問(wèn)題。第二，部分企業(yè)尚未建立系統(tǒng)化、明確化的授權(quán)管理機(jī)制，在授權(quán)書(shū)辦理、授權(quán)臺(tái)賬登記、授權(quán)書(shū)作廢失效等方面存在管理漏洞，存在相應(yīng)的法律隱患。企業(yè)如果存在大量的超授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)問(wèn)題，則會(huì)導(dǎo)致授權(quán)濫用狀況的發(fā)生，使得企業(yè)利益受損。例如，本應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)會(huì)審的重大經(jīng)濟(jì)合同沒(méi)有經(jīng)過(guò)會(huì)審，由被授權(quán)人超越授權(quán)權(quán)限直接簽字。又如，本應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)履行報(bào)批程序的合同，被授權(quán)人沒(méi)有經(jīng)過(guò)履行報(bào)批即簽署相關(guān)的合同，導(dǎo)致企業(yè)在合同履行中陷入不利地位。

2.3 合同履行階段的法律風(fēng)險(xiǎn)把控不嚴(yán)

眾所周知，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作會(huì)受到市場(chǎng)環(huán)境、行業(yè)環(huán)境、政策環(huán)境、金融環(huán)境的影響，一旦市場(chǎng)中相關(guān)要素發(fā)生變動(dòng)，則有可能導(dǎo)致企業(yè)在合同履行過(guò)程中出現(xiàn)履行不能、履行瑕疵以及違約等相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，我國(guó)部分企業(yè)忽視了合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)把控，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的事中防控，最終導(dǎo)致企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。第一，部分企業(yè)尚未設(shè)立合同交接機(jī)制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)合同的全過(guò)程管控。對(duì)于合同履行周期較長(zhǎng)的合同，部分企業(yè)合同承辦人員崗位發(fā)生變動(dòng)后，沒(méi)有及時(shí)將相關(guān)的合同交予崗位交接人，也沒(méi)有將合同中的風(fēng)險(xiǎn)予以提示，導(dǎo)致崗位交接人在不了解合同事項(xiàng)的情況下出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化的問(wèn)題。第二，部分企業(yè)尚未建立重大合同跟蹤管理機(jī)制，對(duì)于重大合同缺乏跟蹤管理，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力發(fā)生變化，導(dǎo)致企業(yè)錯(cuò)過(guò)追究對(duì)方違約責(zé)任的有利期限。同時(shí)導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法及時(shí)根據(jù)合同中的相關(guān)條款主張繼續(xù)履行、違約賠償?shù)冗`約責(zé)任，進(jìn)而陷入被動(dòng)的境地。

3 以合同管理為核心建立法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的基本路徑

3.1 嚴(yán)格合同主體資信審查，把控合同訂立階段的法律風(fēng)險(xiǎn)

合同訂立階段，企業(yè)合同承辦人員以及合同管理專(zhuān)責(zé)要重點(diǎn)對(duì)合同主體的資信進(jìn)行審查，避免與不具備相關(guān)資質(zhì)以及資格的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體簽訂合同，確保合同正常履行。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確合同經(jīng)辦人員需要提供的必備附件材料。合同對(duì)方為自然人的，應(yīng)當(dāng)附上相關(guān)的身份證明。合同對(duì)方為企業(yè)等市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體的，應(yīng)當(dāng)附上《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《開(kāi)戶(hù)許可證》等相關(guān)證件。同時(shí)，如果對(duì)方是從事特殊許可行業(yè)的，則應(yīng)當(dāng)附件相關(guān)的行政許可證件，確保交易內(nèi)容以及交易護(hù)體依法合規(guī)。例如，《成品油批發(fā)（零售）許可證》、《特種行業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證》、《危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證》、《易制毒品備案證明》、《壓力容器制造許可證》等相關(guān)類(lèi)型的證件。第二，企業(yè)合同管理專(zhuān)責(zé)對(duì)于上述材料存在遺漏的，應(yīng)當(dāng)要求合同經(jīng)辦人員予以補(bǔ)齊，便于后期工作的正常開(kāi)展。對(duì)于上述材料齊全的，則應(yīng)當(dāng)審查上述材料的內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同主體資信問(wèn)題，把控合同訂立階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。第三，企業(yè)合同管理專(zhuān)責(zé)在審核重大經(jīng)濟(jì)合同過(guò)程中，也可以通過(guò)企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等官方渠道進(jìn)行調(diào)查與核實(shí)，提升審查工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及合理性。

3.2 明確授權(quán)委托管理機(jī)制，把控合同簽署階段的法律風(fēng)險(xiǎn)

授權(quán)委托管理與企業(yè)“放管服”工作能夠有效貼合，但并不意味著企業(yè)無(wú)需對(duì)授權(quán)事項(xiàng)進(jìn)行管理。為了更好地規(guī)范合同簽署工作，防止超越授權(quán)、濫用授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)等現(xiàn)象的發(fā)生，企業(yè)必須要強(qiáng)化授權(quán)委托管理工作。第一，企業(yè)要結(jié)合企業(yè)狀況，出臺(tái)相應(yīng)的授權(quán)委托管理辦法等內(nèi)部規(guī)范性文件，對(duì)各個(gè)部門(mén)、分公司的授權(quán)事項(xiàng)予以明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)層級(jí)化授權(quán)以及分工。同時(shí)，企業(yè)要明確授權(quán)委托的種類(lèi)，按照固定授權(quán)以及專(zhuān)項(xiàng)授權(quán)的方式對(duì)授權(quán)種類(lèi)進(jìn)行劃分。通常而言，固定授權(quán)適用于企業(yè)日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域，專(zhuān)項(xiàng)授權(quán)則適用于企業(yè)非日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域以及臨時(shí)性業(yè)務(wù)領(lǐng)域。企業(yè)要明確授權(quán)委托書(shū)的辦理流程，并要求相關(guān)部門(mén)建立相應(yīng)的數(shù)字化臺(tái)賬，及時(shí)對(duì)企業(yè)授權(quán)事項(xiàng)進(jìn)行全方位監(jiān)控。對(duì)于崗位發(fā)生變動(dòng)的，企業(yè)要及時(shí)撤銷(xiāo)、廢除相應(yīng)的授權(quán)，防止出現(xiàn)表見(jiàn)代理等問(wèn)題，降低合同簽署階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。第二，企業(yè)要規(guī)范授權(quán)委托書(shū)的內(nèi)容，明確授權(quán)委托事項(xiàng)、時(shí)限，設(shè)置“禁止轉(zhuǎn)授權(quán)”條款。第三，企業(yè)要明確責(zé)任落實(shí)機(jī)制，及時(shí)處理超授權(quán)、濫用授權(quán)以及轉(zhuǎn)授權(quán)等相關(guān)問(wèn)題，提升被授權(quán)責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)依法合規(guī)管理。

3.3 嚴(yán)格把控合同履行階段的法律風(fēng)險(xiǎn)

市場(chǎng)環(huán)境、行業(yè)環(huán)境、政策環(huán)境、金融環(huán)境具有多變性，與其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的因素變化，將會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的蝴蝶效應(yīng)。同時(shí)，合同對(duì)方當(dāng)事人在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不誠(chéng)信、不規(guī)范以及違法問(wèn)題也會(huì)導(dǎo)致合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力發(fā)生變化，進(jìn)而滋生合同履行階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。為此，企業(yè)要嚴(yán)格把控合同履行階段的法律風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的事中管控。第一，企業(yè)要建立合同交接機(jī)制，明確合同交接的內(nèi)容，防止合同履行過(guò)程中因崗位變動(dòng)而出現(xiàn)監(jiān)管空白等問(wèn)題的發(fā)生。例如，企業(yè)合同承辦人員離職后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將尚未履行完備的合同交予被交接人，并告知合同簽署、談判以及履約過(guò)程中存在的爭(zhēng)議以及問(wèn)題，防止法律風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化，保障企業(yè)合法權(quán)益。第二，企業(yè)要建立重大合同跟蹤管理機(jī)制，將重大合同跟蹤管理責(zé)任落實(shí)到具體的工作人員，直至合同履行完畢或者合同終止。企業(yè)相關(guān)工作人員在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人履約能力、履約行為發(fā)生變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通過(guò)相應(yīng)的程序告知企業(yè)法律歸口管理部門(mén)，防止企業(yè)錯(cuò)失主張違約責(zé)任、解除合同、變更合同等主張權(quán)益的機(jī)會(huì)。例如，合同對(duì)方當(dāng)事人提供的產(chǎn)品出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題、因違法違規(guī)行為被查處、因破產(chǎn)而履行不能等相關(guān)情況，均屬于相關(guān)工作人員在重大合同跟蹤管理中應(yīng)當(dāng)注意的情形。

結(jié) 語(yǔ)

本文以合同管理為切入點(diǎn)，探討企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的構(gòu)建路徑。通過(guò)本研究可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)合同管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之間具有內(nèi)在緊密聯(lián)系，它是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，不僅需要合同管理專(zhuān)責(zé)從合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，實(shí)現(xiàn)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的事前、事中以及事后把控，而且需要企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)以及其他業(yè)務(wù)部門(mén)給予配合，才能真正提升企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力的同時(shí)，保障企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。