王芳芳 閆光榮

（山東廣播電視大學(xué)，山東 濟(jì)南 250000）

公文是具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文，具有特定的體式和流程。公文審核是公文辦理的重要環(huán)節(jié)，做好公文形式、內(nèi)容的審核對(duì)于提高公文質(zhì)量、確保公文規(guī)范具有重要意義。為更好發(fā)揮公文效能，根據(jù)筆者公文審核經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為在公文審核中要著重要把握以下幾點(diǎn)。

1 法定性與實(shí)用性的統(tǒng)一

公文具有規(guī)范格式，其起草、審核、流轉(zhuǎn)均需遵循嚴(yán)格規(guī)定?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》最新規(guī)定我國有15種通用公文，對(duì)公文種類、格式、行文規(guī)范、公文擬制、公文辦理、公文管理等做出了嚴(yán)格規(guī)定和具體闡釋，15種黨政機(jī)關(guān)公文有著明確使用范圍。隨著高校的發(fā)展，高校業(yè)務(wù)逐漸擴(kuò)展，公文數(shù)量日益增多，然而高校公文起草處理中會(huì)存在一些格式誤用，故公文審核必須嚴(yán)格遵循公文的法定權(quán)威，準(zhǔn)確把握公文格式規(guī)范。根據(jù)公文使用范圍規(guī)定，除“命令”“公報(bào)”“議案”之外，其他12種公文文體皆可用于高校，但審核公文過程中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)文種誤用、混用，如審核中發(fā)現(xiàn)部門起草文件標(biāo)題為《***關(guān)于***的說明》《***關(guān)于***的申請(qǐng)》，說明、申請(qǐng)之類并不屬于規(guī)范文體，對(duì)此審核者就需要根據(jù)內(nèi)容對(duì)標(biāo)題進(jìn)行修改，改為請(qǐng)示、報(bào)告等規(guī)范文體，保證公文格式規(guī)范。各文體有特定的適用情景和范圍，以“通知”“通報(bào)”“通告”為例，《條例》規(guī)定“通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文”，“通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況”“通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”，審核處理一些與表彰優(yōu)秀教師和學(xué)生相關(guān)的公文，有時(shí)部門圖方便習(xí)慣用通知，但此類表彰先進(jìn)、鼓勵(lì)師生的公文用“通報(bào)”更為合適。在注重審核規(guī)范，確保公文格式準(zhǔn)確的同時(shí)，審核者要根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行合理調(diào)整，比如高校在辦文過程中經(jīng)常會(huì)涉及一些請(qǐng)示，請(qǐng)示要原因充分，言辭懇切、委婉、有說服力，要用盡量簡潔的語言將請(qǐng)示緣由表達(dá)清楚，后期公文審核要根據(jù)不同文體特點(diǎn)對(duì)語言、內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，在確保公文格式規(guī)范的前提下充分保證實(shí)用性，強(qiáng)化公文創(chuàng)新，提高核文質(zhì)量。

2 關(guān)鍵與重點(diǎn)的統(tǒng)一

高校公文辦理有固定完備的流程，按照擬稿人—擬稿部門負(fù)責(zé)人—辦公室文秘科—辦公室負(fù)責(zé)人—分管校領(lǐng)導(dǎo)—辦公室文秘科的流程進(jìn)行，每一程序都需要專人負(fù)責(zé)確認(rèn)，有時(shí)在公文審核過程中會(huì)存在流程不完整、發(fā)文不規(guī)范的情況，審核者要嚴(yán)格把好發(fā)文程序關(guān)，對(duì)于一些緊急處理的急件，如相關(guān)人員因故不能履行流程，擬稿人須根據(jù)情況向分管校領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并注明情況（事后補(bǔ)簽履行正常手續(xù)）。要確保公文合乎規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，審核者必須把握審核關(guān)鍵，對(duì)發(fā)文程序、發(fā)文規(guī)范進(jìn)行審核，把好公文審核第一關(guān)。要使公文成為真正的“紅頭文件”重點(diǎn)就要做好公文格式、內(nèi)容的審核，重點(diǎn)做好文頭、正文、文尾三部分的審核，把握審核重點(diǎn)，保證行文準(zhǔn)確。文頭作為強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)識(shí)，重要性不言而喻。審核者審核文頭應(yīng)重點(diǎn)審核發(fā)文字號(hào)是否準(zhǔn)確，發(fā)文機(jī)關(guān)代字是否規(guī)范、發(fā)文時(shí)間是否正確等。正文作為公文內(nèi)容的主體部分，要準(zhǔn)確傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)，條理清楚，結(jié)構(gòu)規(guī)范。審核時(shí)重點(diǎn)審查公文文種是否正確，行文理由是否規(guī)范，行文事項(xiàng)是否具體，字體、數(shù)字、段落是否規(guī)范，比如在審核《**大學(xué)關(guān)于2020年年春季學(xué)期開學(xué)的請(qǐng)示》時(shí)，審核者要著重審核公文是否符合上行文要求，正文內(nèi)容是否懇切具體，是否把開學(xué)來龍去脈、準(zhǔn)備工作、注意事項(xiàng)都寫清楚，正文具體格式是否準(zhǔn)確，要對(duì)正文中的重要部分、重要表述重點(diǎn)審核，尤其是具體的時(shí)間、數(shù)字等，保證“重要部分”“關(guān)鍵部位”合理規(guī)范。文尾作為公文主體內(nèi)容的延續(xù)和深化，體現(xiàn)公文約定俗成、簡潔明快的特點(diǎn)，應(yīng)注意重點(diǎn)審核公文文尾是否得體，如要求下級(jí)執(zhí)行，一般用“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”，表示明確的指令性，如向上級(jí)請(qǐng)示，一般用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，表示謙和有禮。要完成一篇格式規(guī)范、內(nèi)容合理的文件，審核人員要把握審核關(guān)鍵、重點(diǎn)，對(duì)每一流程認(rèn)真負(fù)責(zé)，規(guī)范公文管理，提高公文審核質(zhì)量。

3 全面與細(xì)節(jié)的統(tǒng)一

公文要真正做到格式達(dá)標(biāo)、內(nèi)容規(guī)范、語言簡明、邏輯嚴(yán)密，審核者必須在了解全文基礎(chǔ)上充分審核各種細(xì)節(jié)，把握公文審核關(guān)鍵與重點(diǎn)。審核公文要求審核者把握公文內(nèi)容，有時(shí)審核者為節(jié)約時(shí)間，不是先通讀全文，而是習(xí)慣性地直接就改，看一句改一句，導(dǎo)致改完后的公文前后文意不搭，內(nèi)容表述不連貫，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，事情來龍去脈沒有描述清楚，所以審核者在審核公文時(shí)要養(yǎng)成先通讀全文再審核細(xì)節(jié)的良好習(xí)慣，全面完整把握公文內(nèi)容。在全面把握公文內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對(duì)公文進(jìn)行細(xì)致審核，切忌粗枝大葉?，F(xiàn)今高校工作任務(wù)繁重、時(shí)間緊張，很多公文都是匆匆草擬，審核時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到一些不規(guī)范的文稿，這就需要審核者能靜下心來認(rèn)真琢磨，牢固樹立“100-1=0”的意識(shí)，不放過任何一個(gè)細(xì)節(jié)，確保公文規(guī)范。常見的問題一是文字審核不細(xì)致，雖然有時(shí)文件經(jīng)過層層審核，但到辦公室審核還會(huì)存在明顯的錯(cuò)別字或多字、漏字現(xiàn)象，如“遵照?qǐng)?zhí)行”寫成“尊照?qǐng)?zhí)行”，“鮮為人知”寫成“顯為人知”，“反應(yīng)”寫成“反映”。二是格式不規(guī)范，比如標(biāo)題分行不當(dāng)，破壞了詞義完整性；附件編排不合適，正確的要求是附件在正文下空一行并空兩格，附件名稱緊隨“附件”二字之后，經(jīng)常出現(xiàn)附件標(biāo)記不規(guī)范的情況。三是標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)，比如沒有分清標(biāo)點(diǎn)之間的層次關(guān)系，用來表示停頓關(guān)系的，有頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)，按照層級(jí)關(guān)系從低到高應(yīng)該是頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)，審核時(shí)要注意分清句子層次關(guān)系，規(guī)范合理使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。審核公文時(shí)把握各種細(xì)節(jié)，不僅體現(xiàn)著審核者的專業(yè)素質(zhì)和認(rèn)真態(tài)度，更是提高公文質(zhì)量的必然要求。審核者在審核時(shí)既要全面把握內(nèi)容，又要發(fā)揮嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、細(xì)密周到的精神，保證公文規(guī)范。

4 原則性與靈活性的統(tǒng)一

公文審核是一項(xiàng)嚴(yán)肅工作，是部門之間雙向互動(dòng)、溝通協(xié)調(diào)的過程，在審文溝通協(xié)調(diào)過程中要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一，保證公文的政治性、時(shí)效性、靈活性。一方面要有原則性，毛主席曾經(jīng)說過，“從前人稱‘校對(duì)’為‘校仇’，校對(duì)確實(shí)很難，非以仇人對(duì)之是不勝所為的?！睂徍斯奶貏e是在原則性問題方面要堅(jiān)定立場、原則，確保公文權(quán)威，否則一味追求“和”為貴而不斷遷就發(fā)文者，容易造成公文內(nèi)容不完整、格式不規(guī)范，所以審核者審核時(shí)要堅(jiān)持原則，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度審核文件。另一方面要有靈活性,公文要完整、準(zhǔn)確傳達(dá)發(fā)文者的意圖，所以在溝通過程中審核者必須根據(jù)具體情況隨時(shí)調(diào)整思路，換位靈活思考應(yīng)對(duì)，切忌一味為了原則采用形式主義、本本主義的思維審核公文，多與發(fā)文者溝通，及時(shí)了解情況，盡量減少信息不對(duì)稱造成的誤會(huì)。對(duì)需要修改處與發(fā)文者聯(lián)系確認(rèn)，盡量提出修改意見，做好公文的解釋說明工作，完善公文內(nèi)容，所以審核時(shí)要堅(jiān)持原則性與靈活性統(tǒng)一，取長補(bǔ)短、實(shí)現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一，確保溝通順暢，提高核文質(zhì)量。

公文尤其是“紅頭文件”代表著學(xué)校的形象，一篇成熟的公文要確保政策上不出偏差、內(nèi)容上沒有錯(cuò)誤、格式上符合規(guī)范，審核者既要強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提升辦文審文基本能力，更重要的是強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，做到法定性與實(shí)用性的統(tǒng)一、關(guān)鍵與重點(diǎn)的統(tǒng)一、全面與細(xì)節(jié)的統(tǒng)一、原則性與靈活性的統(tǒng)一，規(guī)范公文管理、提升公文審核能力和水平。