事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

■閆 斌

（甘肅省地礦局水文地質工程地質勘察院）

引 言

目前，事業(yè)單位的管理體系在不斷完善，其中便包括人事檔案管理。人事檔案指的是單位成員的基本信息，其建立目的是反應及評價單位成員的經(jīng)歷和表現(xiàn)，由此可見，人事檔案管理對于事業(yè)單位而言有著十分重要的意義。但是目前很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在諸多問題，這些問題阻礙了人事檔案管理工作，降低了人事檔案管理水平。

1 事業(yè)單位人事檔案管理問題

1.1 管理制度不健全

人事檔案管理制度是事業(yè)單位人事檔案管理工作進行的標準和依據(jù)，但是目前存在管理制度不健全的問題，這阻礙了人事檔案管理工作的高效進行。具體來講，主要涉及到了如下兩個方面：第一，管理制度落實不到位，盡管事業(yè)單位都針對人事檔案管理工作制定了專門的制度，但是普遍存在制度落實不到位的情況，例如，在檔案借閱和傳遞過程中，常見的問題有未填寫檔案轉遞通知單、未辦理借閱手續(xù)、未按照要求傳遞檔案、未填寫回執(zhí)單等；第二，管理制度變更較為頻繁，過于頻繁的變化不但會增加人事檔案管理難度，還可能會導致檔案破損和丟失等問題，例如，《干部檔案工作條例》要求干部檔案應用十六開辦公用紙，中組部在2012年要求干部檔案應用A4紙等[1]。

1.2 管理方式不科學

當前社會已經(jīng)進入到了信息時代，信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、電子技術等先進技術開始被應用到了各個行業(yè)中，由此可見，人事檔案管理方式也需要不斷的更新和完善。當前，人事檔案管理存在管理方式落后的問題，具體體現(xiàn)在以下兩方面：檔案目錄編寫和檢索依然應用手動檢索方式，檔案管理依然應用人工管理方式，這會降低管理效率和質量，同時也會增加檔案管理人員的工作內(nèi)容；部分單位的人事檔案仍然以紙質檔案為主，沒有配置相應的檔案管理軟件，這表示檔案管理的信息化程度較低；檔案數(shù)字化管理實施不夠完善，沒有完全實現(xiàn)線上信息傳遞、接收、儲存、共享，這樣會增加檔案管理的時間和成本。

1.3 管理設施不完善

當前，事業(yè)單位人事檔案主要有兩種形式，一種是紙質版，一種是電子版，考慮到不同地方事業(yè)單位對于人事檔案信息化管理需求不同，其應用的管理軟件也應當不同，并且做到不相互干涉[2]。基于此，現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理設施不完善主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，應用不符合本單位人事檔案管理需求的管理軟件，掃描儀、計算機等電子檔案錄用設施不健全，這些都會導致檔案管理信息化滯后；第二，單位沒有配置檔案室，或者是檔案室建立不符合規(guī)定，應用設備陳舊，通風、采光、防火、濕度條件不符合標準。

1.4 管理人員素質較低

人事檔案管理工作由檔案管理人員完成，檔案管理人員的職業(yè)素質和工作能力直接關系到了檔案管理效果，目前，事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員素質較低的問題，具體表現(xiàn)如下。第一，檔案管理人員缺少對人事檔案管理工作的足夠認識，認為檔案管理的工作內(nèi)容為單純保管檔案，以保證檔案不出現(xiàn)泄露、損壞、丟失問題為管理目標。第二，檔案管理人員對于人事檔案管理知識及方式的掌握程度較低，部分單位甚至沒有安排專門的檔案管理人員，而是指派人事部門工作人員兼職，并且沒有對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，進而導致了檔案分類歸納混亂、目錄編寫不清楚、鑒別不準確等問題；第三，缺少專業(yè)的人事檔案管理人才，事業(yè)單位人事檔案管理工作要求管理人員掌握相關政策、管理標準、管理方式、操作技能等諸多內(nèi)容，目前能夠達到這一要求的檔案管理人員較少。

1.5 檔案利用率較低

事業(yè)單位人事檔案管理工作主要為人事管理工作提供相應資料，以此來提高人事管理效率和質量，整合單位人力資源。由此可見，人事檔案信息的安全性和保密性較高，且調動頻率較低，在這種情況下，檔案管理人員便會逐漸忽略人事檔案管理工作的重要性，進而降低檔案的利用率[3]。此外，人事檔案保存了較多資料，這些資料的存在價值便是為人事單位各個部門提供服務，檔案管理部門應當為相關資料查找提供便利條件，但實際上，當前事業(yè)單位人事檔案服務性較差，這使得人事檔案及其管理工作過于形式化，不利于人事檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理水平提升策略

2.1 健全管理制度

事業(yè)單位需要意識到管理制度對于人事檔案管理工作的重要性，在此基礎上不斷完善和更新現(xiàn)有的檔案管理制度。具體來講，事業(yè)單位需要提高人事檔案管理的規(guī)范化和制度化，通過管理制度強化人事檔案管理工作的硬性要求，為人事檔案管理工作的進行奠定制度基礎；加大對管理制度的落實力度，建立相應的責任機制，確保每一項人事檔案管理工作都能夠落實到每一位工作人員上，并得到充分執(zhí)行，以此來提高管理制度的應用價值；需要在人事檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，并且對問題進行充分分析，在尋找到針對性解決對策后，將其納入到管理制度中，避免后續(xù)工作中此問題的重復出現(xiàn)，真正做到不斷完善。

2.2 科學選擇管理方式

科學的管理方式能夠確保人事檔案管理工作的規(guī)范進行，為此，檔案管理人員需要采取規(guī)范化管理方式，切實做好檔案管理工作，具體如下。第一，做好檔案收集工作，需要定期收集工資變動、考核、干部任免、獎懲記錄等相關資料，以此來確保檔案的完整性和更新及時性[4]。第二，做好檔案鑒別工作，檔案歸檔需要做到真實準確，管理人員需要準確核實檔案的歸檔范圍，以及歸檔檔案的完整性、真實性、規(guī)范性，同時保證相關手續(xù)的齊全和規(guī)范。第三，做好檔案整理工作，對于已經(jīng)歸檔的檔案，管理人員需要按照既定標準對檔案進行整理，做到目錄清晰、排列有序、裝訂整齊，確保檔案能夠反映單位人員的實際情況。第四，做好檔案傳遞工作，管理人員需要按照既定流程轉出檔案，并填寫相關單據(jù)、辦理相關手續(xù)，檔案傳遞工作需要由專門的工作人員完成，并且核對好轉接檔案的內(nèi)容及單位。

2.3 完善管理設施

完善的基礎設施是人事檔案管理工作有效進展的基礎條件，為此，事業(yè)單位需要結合當前的人事檔案管理需求，為電子檔案和紙質檔案的錄入和保存提供良好的環(huán)境和健全的設備。具體來講，電子檔案需要做到在同一單位各個部門內(nèi)的共享，因此，同一單位各個部門電子檔案管理需要應用同一軟件，軟件的選擇需要視單位規(guī)模、人員數(shù)量而定；健全電子檔案錄入和保存設施，保證設施的應用性能，并定期進行維護、更新、替換，避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案查找困難等問題；紙質檔案管理工作和電子檔案同樣重要，不能忽視紙質檔案管理工作，單位需要建設符合要求的檔案室，保證檔案室設施的健全和性能良好，按照檔案室防火條件配置消防設備，合理控制和調節(jié)檔案室溫度，以此來確保紙質檔案的保存質量，避免出現(xiàn)檔案受損、檔案燒毀等問題[5]。

2.4 提高管理人員素質

當前，事業(yè)單位想要提高人事檔案管理水平，急需要培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員，同時確保管理人員的專業(yè)素質，為檔案管理工作的進行奠定人力資源基礎，具體可以從如下幾方面出發(fā)。第一，培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識，這樣才能夠讓管理人員從思想上重視人事檔案管理工作，并認真的對待和完成自己職責范圍內(nèi)的任務。第二，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質，確保其能夠掌握科學的、規(guī)范的檔案管理方式，同時具備一定的隨機應變能力，能夠妥善處理檔案管理工作中的隨機問題。第三，培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識，使其能夠按照法律規(guī)定、單位管理制度、檔案管理規(guī)范，保證所管理檔案的安全性、保密性，避免出現(xiàn)檔案泄露問題。第四，培養(yǎng)檔案管理人員的紀律意識，確保其能夠嚴格遵守檔案管理制度和標準，按照既定流程完成檔案管理工作，同時能夠自覺抵制不良風氣，如失責、受賄等，在單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍。

2.5 提高檔案利用率

為了提高人事檔案利用率，事業(yè)單位需要意識到檔案利用的重要性，將檔案作為服務工具[6]。具體來講，單位可以公開人事檔案中的部分信息，如單位人員的工資、職稱、基礎履歷等，以此來提高檔案的開放程度，為檔案應用提供更大的空間；盡管紙質檔案的存在是有必要的，但是考慮到紙質載體在檔案應用中的局限性，單位需要應用數(shù)據(jù)庫技術和信息技術，將紙質檔案轉換成電子檔案保存在管理軟件中，這樣能夠實現(xiàn)檔案的數(shù)字化儲存，不但能夠提高儲存安全性，還能夠避免檔案造假問題；同時，電子檔案還能夠實現(xiàn)對各種檔案信息的智能化檢索，便于檔案查找和應用，人事部門也能夠通過電子檔案對單位人員的信息進行更為精準的分析，進而更加深入、全面、系統(tǒng)的了解員工工作狀況，這能夠為人力資源調動、規(guī)劃、管理提供決策依據(jù)。

3 結 語

人事檔案管理是事業(yè)單位的主要管理工作之一，其管理水平會對單位的建設效果及社會公共服務質量造成影響。近年來，事業(yè)單位的社會公共服務職能在不斷增強，人事檔案管理工作的重要性也在逐漸提高，為此，事業(yè)單位需要認真分析當前人事檔案管理工作中存在的問題，并采取相應的改善措施，以此來提高人事檔案管理水平。