李然 劉陽

摘? 要：加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，有利于企業(yè)綜合管理水平提升，夯實(shí)企業(yè)管理基礎(chǔ)。針對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低、與中心工作融合度不夠、企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力有待提高、企業(yè)檔案信息利用率不高等問題，筆者著重從加強(qiáng)企業(yè)檔案管理重視程度、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、強(qiáng)化檔案服務(wù)職能、注重檔案資料收集、充分利用現(xiàn)代化檔案管理手段 、建立健全完善企業(yè)檔案管理制度等六個(gè)方面提出相應(yīng)的解決路徑，對大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)應(yīng)采取的企業(yè)檔案管理措施進(jìn)行具體討論，希望能對提升企業(yè)檔案管理工作起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)? 檔案管理工作? 問題? 路徑

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）08（b）-0155-03

Abstract： To strengthen the management of enterprise file， is conducive to the improvement of enterprise comprehensive management level， tamp the foundation of enterprise management. In view of the current enterprise file management work is not enough emphasis on the low side， insufficient integration with central work， professional ability needs to improve enterprise file management， enterprise file information utilization rate? not high， the author puts forward the corresponding solutions from the following six aspects： strengthening the attention of enterprise archives management， strengthening the construction of enterprise archives management team， strengthening the function of archives service， paying attention to the collection of archives data， making full use of modern archives management means， and establishing and perfecting the system of enterprise archives management. This paper discusses the measures of enterprise archives management that should be taken by enterprises in the era of big data， hoping to play a certain reference role in improving the management of enterprise archives.

Key Words： Enterprise; File Management; Problem; Path

大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展沖擊著各行各業(yè)，企業(yè)管理模式逐步擺脫傳統(tǒng)的人工管理逐漸向信息化、智能化的方向轉(zhuǎn)變。承擔(dān)企業(yè)“后勤”服務(wù)的檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)重要的管理內(nèi)容與模塊，不再是簡單的資料存放，而是憑借其強(qiáng)大的信息資源支撐企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，注重檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接，建立一套符合企業(yè)自身特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)科學(xué)管理水平的檔案體系，提高檔案的工作質(zhì)量和利用效率，使企業(yè)檔案工作同步企業(yè)發(fā)展速度，從人力物力財(cái)力等方面優(yōu)化企業(yè)管理模式，提升企業(yè)效益，規(guī)避和抵御風(fēng)險(xiǎn)，積極探究企業(yè)檔案管理的適應(yīng)路徑勢在必行。

1? 企業(yè)檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低

企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理工作的一項(xiàng)，因非企業(yè)主業(yè)，相對處于弱勢地位，大部分企業(yè)管理層更專注主業(yè)，對檔案管理工作不夠重視。甚至一些主管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)也沒有對檔案工作給予應(yīng)有的重視，職工傳統(tǒng)思維中往往認(rèn)為檔案管理僅僅是資料的保存，沒有形成對檔案管理的系統(tǒng)性思維。

1.2 企業(yè)檔案管理工作與中心工作融合度不夠

大部分企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)中心工作融合度相對較低，如何真正做到二者的有效融合發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，方式方法十分重要。部分企業(yè)能夠意識(shí)到二者融合的重要性，卻找不到切入點(diǎn)，不知從哪抓起，將企業(yè)經(jīng)營管理工作和企業(yè)檔案管理工作平行開展，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不見成效，形成惡性循環(huán)，導(dǎo)致企業(yè)對檔案管理工作更加不重視。

1.3 企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力有待提高

受傳統(tǒng)企業(yè)管理模式影響，企業(yè)檔案管理工作大部分仍處于較為傳統(tǒng)的模式。企業(yè)檔案管理人員往往存在兼職現(xiàn)象，部分從事檔案管理人員操作電腦水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象，加之企業(yè)專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)以及檔案管理信息化投入、企業(yè)對檔案管理的要求不高等多重因素，檔案管理人員專業(yè)能力停滯不前，綜合能力相對薄弱，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，沒有對檔案工作形成專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化認(rèn)識(shí)。

1.4 企業(yè)檔案信息利用率不高

部分企業(yè)至今并未建立檔案信息系統(tǒng)，即便建設(shè)也存在在規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性上不一致，不能滿足企業(yè)檔案信息資源共享的需求，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息利用率偏低。

2? 企業(yè)檔案管理工作的路徑探索

2.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要從思想認(rèn)識(shí)上、政治上重視企業(yè)檔案管理工作的重要性，組織企業(yè)各層次負(fù)責(zé)人、檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》、企業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定等，形成全企業(yè)重視檔案工作的氛圍，尤其是企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，并非檔案部門自身工作，需要各部門積極配合、提供原始數(shù)據(jù)和建設(shè)性的意見和建議，企業(yè)管理層應(yīng)提高企業(yè)檔案管理工作的地位和作用，建立定期聽取檔案工作匯報(bào)機(jī)制，及時(shí)協(xié)調(diào)解決企業(yè)檔案工作中存在的問題，同步做好企業(yè)檔案宣傳工作，結(jié)合開展“國際檔案日”“檔案法宣傳周”等系列活動(dòng)積極宣貫企業(yè)檔案最新進(jìn)展，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理影響力。

2.2? 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍是企業(yè)發(fā)展的重要力量，高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，不但是企業(yè)檔案管理的需要，同時(shí)也是企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)提升的需要，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量。尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)是檔案管理升級的必由之路。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是人。由于電子檔案的自身屬性，電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方法不同，這對檔案管理人員提出了新的要求，學(xué)習(xí)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，掌握檔案工作的規(guī)律性，其應(yīng)熟練運(yùn)用檔案管理工作流程和現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，其責(zé)任心、責(zé)任感、事業(yè)心的培養(yǎng)也是提高企業(yè)檔案管理的重要一環(huán)，因此要對企業(yè)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提高常抓不懈，為企業(yè)檔案工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 提升企業(yè)檔案管理水平，強(qiáng)化檔案服務(wù)職能

加大企業(yè)檔案管理水平整體提升力度，堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理原則，做好檔案的收集、整理、分類、保存等基礎(chǔ)性工作，強(qiáng)化檔案服務(wù)職能，發(fā)揮企業(yè)檔案的情報(bào)價(jià)值、評審價(jià)值、維權(quán)價(jià)值、營銷價(jià)值，推進(jìn)檔案工作融入企業(yè)持續(xù)發(fā)展工作中，從基礎(chǔ)檔案、行業(yè)信息、全面分析、系統(tǒng)應(yīng)用等不同層面遞次為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供服務(wù)信息，用好用活檔案信息資源，提高檔案利用率。如借助檔案數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，對比分析企業(yè)不同指標(biāo)信息波動(dòng)變化以及變化的具體形式，動(dòng)態(tài)跟蹤分析變化數(shù)據(jù)，對企業(yè)管理層經(jīng)營決策將發(fā)揮一定的作用。有條件的企業(yè)建議創(chuàng)建檔案室、閱覽室、資料庫，同時(shí)配備專職工作人員，對接各業(yè)務(wù)部門檔案資料的協(xié)調(diào)控制、歸檔管理以及應(yīng)用，強(qiáng)化檔案服務(wù)職能落地。

2.4 注重檔案資料收集

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)性工作，而檔案管理工作的基層性工作是檔案資料收集，實(shí)時(shí)收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整的關(guān)鍵基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。加強(qiáng)檔案分類管理，規(guī)范檔案收集范圍，根據(jù)企業(yè)檔案相關(guān)管理辦法及細(xì)則完善檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集內(nèi)容，并實(shí)行各部門聯(lián)動(dòng)，全員采取定期和不定期相結(jié)合的方式參與檔案資料收集和補(bǔ)充，避免檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的缺失，確保原始檔案信息與進(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)的電子檔案信息一致，確保匯總后的檔案資料層次清晰、材料齊全，在符合保密原則的情況下合理利用檔案。

2.5 充分利用現(xiàn)代化檔案管理手段

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息共建共享，企業(yè)應(yīng)借助現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和管理方法，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化、信息化。利用現(xiàn)代信息化的管理設(shè)備，通過信息數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)、信息流動(dòng)渠道的設(shè)計(jì)等，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，使企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)網(wǎng)上記錄、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、監(jiān)控，確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可用性、精準(zhǔn)性，改變傳統(tǒng)信息管理的事后模式為即時(shí)模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，使企業(yè)檔案管理更加科學(xué)、合理、合規(guī)。

2.6 建立健全完善企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)記錄企業(yè)歷史、服務(wù)企業(yè)、造福職工的重要事業(yè)。要堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，深入貫徹習(xí)近平總書記“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”關(guān)于檔案工作的重要指示精神，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》有關(guān)規(guī)定，考慮企業(yè)自身實(shí)際編制相關(guān)檔案規(guī)章制度，結(jié)合實(shí)際檔案工作開展適時(shí)更新規(guī)章制度，完善檔案管理機(jī)制，對企業(yè)檔案的收集、整理、分類、鑒別、歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀、移交、更新等各環(huán)節(jié)工作流程作出具體規(guī)定，保證檔案管理制度化運(yùn)行。

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作的有效推進(jìn)對企業(yè)發(fā)展起著重要作用。企業(yè)必須進(jìn)一步關(guān)注企業(yè)檔案管理中應(yīng)注意的問題，積極探索創(chuàng)新檔案管理路徑，漸進(jìn)提升企業(yè)檔案管理水平和服務(wù)水平。

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