淺論高校電子文件的管理

胡曉瑩

【摘要】目前高校電子文件管理面臨諸多問(wèn)題，本文基于元數(shù)據(jù)、文檔一體化、風(fēng)險(xiǎn)管理提出3種電子文件管理方案，要求高校從頂層設(shè)計(jì)，自上而下，明確電子文件管理目標(biāo)定位，并納入高校教育信息化改革進(jìn)程，促進(jìn)職能部門、二級(jí)學(xué)院之間的聯(lián)系，將高校分散的、不合理的電子文件管理孤立系統(tǒng)建設(shè)成為一個(gè)合理規(guī)范體系。

【關(guān)鍵詞】高校;電子文件;元數(shù)據(jù);文檔一體化;風(fēng)險(xiǎn)管理

電子文件在時(shí)代的需求下應(yīng)運(yùn)而生，在如今的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，更是蓬勃發(fā)展。電子文件具有紙質(zhì)文件不可比擬的攜帶方便、存儲(chǔ)方便、共享方便等特征，能夠最大限度地提高文件利用率。目前，高校處于紙質(zhì)文件和電子文件雙軌制管理階段，但是由于高校電子文件檔案的載體、開(kāi)放形式（網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)等）不夠完善，加之教師、學(xué)生的檔案保護(hù)意識(shí)不高，在有技術(shù)漏洞或病毒侵入的情況下，導(dǎo)致高校電子文件管理出現(xiàn)諸多問(wèn)題，高校電子文件管理工作任重而道遠(yuǎn)。

一、高校電子文件管理面臨的問(wèn)題

一是高校檔案工作人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，大部分由普通工作人員兼任，這些人員平時(shí)很少鉆研檔案業(yè)務(wù)，工作崗位也經(jīng)常變動(dòng)，致使檔案工作缺乏連續(xù)性，檔案工作管理質(zhì)量不高，尤其是電子文件管理工作非常落后。

二是由于電子文件自身的特點(diǎn)，使得電子文件管理面臨一些難題。第一，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件或其他載體的電子文件（即經(jīng)數(shù)字化技術(shù)生成）保留了傳統(tǒng)文件的性質(zhì)、運(yùn)行軌跡和管理模式，一旦在傳統(tǒng)管理模式下出現(xiàn)文件缺失、泄密等問(wèn)題，電子文件管理中也會(huì)出現(xiàn)無(wú)法檢索的問(wèn)題。第二，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下運(yùn)行的電子文件，其真實(shí)性、完整性以及可讀性等容易遭到破壞。電子文件從生成到傳輸、保存與利用，中間有很多情況都可能導(dǎo)致文件真實(shí)性、完整性的缺損，或者無(wú)法證明它的真實(shí)與完整，比如沒(méi)有使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的學(xué)校，學(xué)校層面的電子文件需要經(jīng)過(guò)職能部門、二級(jí)學(xué)院（輔導(dǎo)員）層層傳達(dá)、轉(zhuǎn)發(fā)，才能傳達(dá)至每一位教師或?qū)W生，由于理解的深度不同，文件就容易被傳輸者消化吸收后重新傳輸;即使是使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的單位，文件也有可能被惡意篡改，如果該電子文件的原始記錄性被破壞，那么其保存、利用也就無(wú)從談起，電子文件管理工作就會(huì)出現(xiàn)偏差。第三，大數(shù)據(jù)背景下，互聯(lián)互通、共享機(jī)制成為必然，但是電子文件的屬性問(wèn)題極易造成信息孤島現(xiàn)象，日后也會(huì)成為社會(huì)歷史、文化、法律、科技的殘缺，無(wú)法喚起社會(huì)的記憶。

二、高校電子文件管理方案

（一）元數(shù)據(jù)——電子文件的狀態(tài)更迭

檔案工作是為了真實(shí)完整地記錄保存人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，并且對(duì)其進(jìn)行研究，上升為理論，再指導(dǎo)人們的實(shí)踐活動(dòng)，無(wú)論采用什么樣的方式方法，保持檔案的原始記錄性是檔案工作最本質(zhì)的特征。電子文件元數(shù)據(jù)全面、系統(tǒng)和有序地記錄了電子文件的屬性、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其變化情況，具有反映電子文件原始狀態(tài)的功能。元數(shù)據(jù)跟蹤記錄電子文件從“生（利用）到死（銷毀）”的全過(guò)程，其間如果發(fā)生了載體、設(shè)備及所用技術(shù)的變化，元數(shù)據(jù)可以真實(shí)地記錄下來(lái)，如果該文件被修改、刪除、恢復(fù)，元數(shù)據(jù)亦可記錄整個(gè)歷史過(guò)程，即不論載體、設(shè)備、技術(shù)如何更新?lián)Q代，不論使用者、使用人次多少，元數(shù)據(jù)都能將全部變動(dòng)作為歷史數(shù)據(jù)保存下來(lái)，將電子文件的創(chuàng)建、形成、使用及載體和設(shè)備的更替、銷毀全過(guò)程記錄備案，對(duì)判斷電子文件的真實(shí)性與完整性、憑證依據(jù)的效力有重要作用。

元數(shù)據(jù)可以由人（編制者、信息專家或使用者）提供，也可由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)生成，不同的編制者包含的元數(shù)據(jù)不同?！缎畔⑴c文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第一部分：原則》（GB/T26163）中對(duì)元數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、管理及應(yīng)用進(jìn)行了規(guī)范。國(guó)家檔案局于2009年、2014年、2017年先后發(fā)布《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）及《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）。

（二）文檔一體化管理——電子文件的生命周期

電子文件可以作為法律證據(jù)使用，其法律憑證效力由“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景”三大要素支撐，電子文件是流動(dòng)的數(shù)據(jù)，隨時(shí)都可能被修改刪除。為確保其安全性，應(yīng)在文件生成之初就確定文件的保存價(jià)值、歸檔范圍以及采集時(shí)間和方式，否則有些文件可能會(huì)丟失或被非法修改損壞。因此，電子文件從形成到永久保存或銷毀，整個(gè)生命周期應(yīng)該是一個(gè)無(wú)縫管理系統(tǒng)，這就更需要文檔一體化管理。

文檔一體化管理主張?jiān)陔娮游募芍蹙筒扇⌒袆?dòng)，以保證歸檔質(zhì)量，即在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔管理模式中，將“后控制”手段提到前端。文件生命周期理論是實(shí)行文檔一體化管理的基礎(chǔ)，該理論認(rèn)為文件、檔案只是文件在整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)周期的不同階段，不管文件處在哪一個(gè)階段，生成、傳輸、保存、利用亦或銷毀，其物質(zhì)形態(tài)、信息內(nèi)容等方面無(wú)根本性的改變。文件生命周期把文件從“生（利用）到死（銷毀）”看成一個(gè)完整的過(guò)程，在進(jìn)入文件生命周期之前，把整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則、需要實(shí)現(xiàn)的功能、有可能出現(xiàn)的問(wèn)題及問(wèn)題的解決辦法全部進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，這是前端控制思想的精髓。

另外，來(lái)源原則是檔案工作的基本理論和核心原則，其基本思想是尊重來(lái)源，明確檔案與形成者的聯(lián)系，從而有力地維護(hù)和保持檔案的原始記錄性。這就要求檔案部門尊重文件形成部門自成體系的管理方法，將工作重心放到文件歸檔之前，體現(xiàn)了文檔部門的合作精神，為文檔一體化管理策略提供了依據(jù)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)管理——電子文件的安全穩(wěn)定

電子文件的產(chǎn)生，豐富了文件的表達(dá)形式、結(jié)構(gòu)、性能，但是其自身攜帶的兼容性、安全性方面的技術(shù)漏洞給電子文件管理留下了隱患;電子文件本身的傳輸速度、效率和利用給人們帶來(lái)方便，但是也給更改、截獲電子文件帶來(lái)更多的可能;同時(shí)，高校使用的其他各種管理系統(tǒng)、學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也必然會(huì)影響到電子文件的安全穩(wěn)定。事物本身具有的兩面性使得電子文件管理系統(tǒng)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有安全的保障，系統(tǒng)同樣不能穩(wěn)定運(yùn)行。因此，從謹(jǐn)慎安全方面考慮如何很好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理是不容忽視的一步。電子文件管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理亦要遵循全程管理和前端控制原則，始終本著超前的意識(shí)和有始有終的態(tài)度，風(fēng)險(xiǎn)管理大概分為：一是風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)時(shí)檢測(cè)，即防范。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)時(shí)檢測(cè)，最大限度地將風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃里，避免對(duì)文件造成破壞，使系統(tǒng)遭到損失。二是風(fēng)險(xiǎn)的消除，即執(zhí)行。運(yùn)用一切技術(shù)消除出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，確保文件的真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀。三是風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，即創(chuàng)新。針對(duì)殘余的風(fēng)險(xiǎn)及新風(fēng)險(xiǎn)一一堵漏，逐項(xiàng)完善，做到高效、安全、卓越，與眾不同。

三、結(jié)語(yǔ)

不管是電子文件的元數(shù)據(jù)、文檔一體化管理，還是風(fēng)險(xiǎn)管理，都要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要從職能部門、二級(jí)學(xué)院層面向?qū)W校層面，從分散式管理模式向集中式管理模式，從環(huán)節(jié)式分段管理向無(wú)縫式流程管理進(jìn)行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，從頂層設(shè)計(jì)，自上而下，明確電子文件管理目標(biāo)定位，并納入高校教育信息化改革進(jìn)程，促進(jìn)職能部門、二級(jí)學(xué)院之間的聯(lián)系，不斷完善高校分散的、不合理的電子文件管理系統(tǒng)。

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（作者單位：鄭州信息工程職業(yè)學(xué)院）