國外奧運檔案管理的特點及啟示

陳潔　徐擁軍　郭若涵　聶書源

摘 要：奧運檔案作為奧運遺產(chǎn)的重要組成部分，備受世人關(guān)注。本文通過文獻調(diào)查發(fā)現(xiàn)國外奧運檔案管理具備以下特點：推進奧運檔案信息資源集成化;運用知識管理方法管理奧運檔案;通過跨機構(gòu)合作管理奧運檔案;注重對奧運檔案價值的深度開發(fā);奧運檔案面向社會公眾高度開放?；谏鲜龇治觯岢鰧鴥?nèi)奧運檔案管理的啟示：加強奧運檔案信息化管理、推動多方協(xié)同合作、強化奧運檔案開放利用工作。

關(guān)鍵詞：奧運遺產(chǎn) 奧運檔案 檔案管理

中圖分類號 G271 文獻標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-11-08

Abstract As an important part of Olympic heritage， Olympic archives have attracted worldwide attention. Through literature review， this paper finds that foreign Olympic archives management has the following characteristics： promoting the integration of Olympic archives information resources， using knowledge management methods to manage Olympic archives， managing Olympic archives by inter-agency cooperation， paying attention to the deep exploration of the value of Olympic archives and opening Olympic archives to the public. Based on the analysis above， the paper puts forward the enlightenment to the domestic Olympic archives management： strengthening the Olympic archives information management， promoting the cooperation among various agencies， and strengthening the opening and utilization of Olympic archives.

Keyword Olympic heritage; Olympic archives; archives management

奧運檔案是指，在申辦、籌辦、舉辦奧運會過程中以及賽后，與奧運會有關(guān)的各種組織、機構(gòu)和個人形成的具有保存價值的歷史記錄。奧運檔案內(nèi)容豐富、價值珍貴，是奧運遺產(chǎn)的重點組成部分。2002年洛桑奧林匹克遺產(chǎn)大會專門將“檔案遺產(chǎn)”提升到與運動遺產(chǎn)、經(jīng)濟與旅游遺產(chǎn)、文化與政策遺產(chǎn)的同等地位。2019年北京冬奧組委發(fā)布《北京2022年冬奧會和冬殘奧會遺產(chǎn)戰(zhàn)略計劃》，確定了七大方面的遺產(chǎn)目標(biāo)與35個領(lǐng)域的重點任務(wù)。其中，“檔案管理”被列入“文化”方面的重點任務(wù)[1]。由此可見，奧運檔案作為奧運遺產(chǎn)重要組成部分，備受世人矚目?？茖W(xué)合理管理奧運檔案有利于留存時代記憶、弘揚奧運體育精神、傳承優(yōu)秀體育文化。

國際奧委會（IOC）通過遺產(chǎn)資產(chǎn)管理（Patrimonial Assets Management，PAM）項目，推進奧運遺產(chǎn)的數(shù)字化、還原、編目和出版工作，將一個多世紀(jì)的奧運歷史保存下來。PAM項目開展至今，每屆夏季奧運會之后都會有約3500小時視頻、40000張照片以及數(shù)百件藝術(shù)品和檔案文件得到良好保存[2]。國外多個奧運舉辦國響應(yīng)國際奧委會的號召，結(jié)合本國檔案工作實踐，充分發(fā)揮主觀能動性，開展了各具特色的奧運檔案管理實踐工作。如悉尼奧組委自成立之初就設(shè)立中央信息部門負(fù)責(zé)管理奧運檔案，運用知識管理理念進行奧運檔案管理;英國國家檔案館與中央和地方政府以及體育、文化、媒體和文化遺產(chǎn)等組織合作，幫助這些組織保管與倫敦奧運會相關(guān)的檔案[3]。奧運檔案工作同樣是我國檔案工作實踐的重點與熱點，2008年北京奧運會留存下來了豐富的奧運檔案，即將到來的2022年北京冬奧會也將產(chǎn)生大量檔案。這些奧運檔案數(shù)量龐大、形成主體眾多、形成周期長、形成過程復(fù)雜、載體和形式多樣，給其管理提出許多新的挑戰(zhàn)。本文試圖結(jié)合國外奧運檔案管理情況，分析其特點，為我國奧運檔案管理提供經(jīng)驗借鑒與啟示。

一、國外奧運檔案管理的特色

1.推進奧運檔案信息資源集成化。為充分發(fā)揮奧運檔案作為重要信息資源的價值，許多國家注重對奧運檔案進行整合集成。2003年，溫哥華獲得2010年第21屆冬季奧運會主辦權(quán)后，為實現(xiàn)奧運檔案資源的有效集成，溫哥華奧組委搭建起一個內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（ICE）和一個外聯(lián)網(wǎng)（SNOW），并與奧運知識管理項目外聯(lián)網(wǎng)（the OGKM extranet）進行連接，以保存冬奧會所產(chǎn)生的各種信息和知識，如技術(shù)手冊、會議紀(jì)要、政策文件、日常報告、最終報告等。檔案作為其中重要的信息資源以數(shù)字形式得以集中保存與管理[4]。

2012年倫敦奧運會的檔案管理項目“The Olympic and Paralympics Record”（簡稱“The Record”）同樣是體現(xiàn)奧運檔案信息資源集成化的典型案例。早在2003年，倫敦申奧組委會就已經(jīng)開始了對“The Record”項目的籌備。2007年12月，英國國家檔案館和英國博物館、圖書館與檔案館委員會聯(lián)合文化、媒體與體育部制定了一個共同聲明，規(guī)劃了它們收集倫敦2012年奧運會檔案的共同策略，“The Record”項目作為這一策略的一部分被正式提出[5]。該項目旨在通過對奧運檔案的收集和整理，形成一定規(guī)模的集成化信息資源后，使其成為倫敦奧運會遺產(chǎn)的一部分，其成果最終呈現(xiàn)為一個在線數(shù)字化檔案網(wǎng)站（https：//www.nationalarchives.gov.uk/olympics/），從而確保奧運檔案可以被相關(guān)人員充分利用。在具體執(zhí)行過程當(dāng)中，“The Record”分為了六個不同的小組進行相關(guān)檔案的收集和留存工作，分別是：對項目進程做出決策的中心機構(gòu)小組;對檔案資源進行網(wǎng)絡(luò)化的存儲庫小組;對記錄進行創(chuàng)建、管理、保存、提供獲取的公共記錄保存小組;針對文化資源進行識別、托管或存放與記錄相關(guān)文化資源的文化機構(gòu)小組;針對體育資源進行識別、托管或存放與記錄相關(guān)體育資源的體育機構(gòu)小組;以及進行相關(guān)事務(wù)協(xié)調(diào)的地方當(dāng)局小組[6]。由各個小組所收集和暫時留存的信息資源最終都在“The Record”網(wǎng)站上進行集中管理和展示，全方位地實現(xiàn)了奧運信息資源的集成化[7]。

2.運用知識管理方法管理奧運檔案。奧運檔案內(nèi)涵豐富，為了充分實現(xiàn)奧運檔案中內(nèi)含的知識價值，為后續(xù)重大體育賽事的籌辦與舉辦提供經(jīng)驗借鑒，知識管理理念逐漸被應(yīng)用到奧運檔案管理過程中。2000年悉尼奧運會是奧運知識管理實踐的開端。悉尼奧組委出于留存奧運遺產(chǎn)的目的啟動奧運信息管理項目（Olympic Games Information Management program，OGIM），該項目在后期逐步演變?yōu)閵W運知識管理項目[8]。

一方面，悉尼奧組委作為負(fù)責(zé)組織和舉辦第27屆夏季奧運會的組織，根據(jù)相關(guān)信息法案規(guī)定，需要將任何在法律層面上被定義為組織“文件”的材料進行歸檔，并在良好保存的基礎(chǔ)上移交給新南威爾士州圖書館（the State Library of NSW）。另一方面，國際奧委會早在奧運會籌辦前期就以購買的方式與悉尼奧組委達成了知識轉(zhuǎn)讓協(xié)議，要求悉尼奧組委在舉辦完奧運會之后提交全套辦賽知識[9]。因此，悉尼奧組委高度重視信息存儲與知識管理。在組織機構(gòu)層面，2001年1月悉尼奧組委將組織成立之初所設(shè)立的中央信息部門正式更名為知識管理服務(wù)項目部（Knowledge Management Services，KMS），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃與知識管理相關(guān)的一切業(yè)務(wù)，包括管理公司內(nèi)部網(wǎng)、呼叫中心服務(wù)、公共信息協(xié)調(diào)通道管理服務(wù)、圖書館事務(wù)、文件及檔案等等。在系統(tǒng)開發(fā)層面，1997年悉尼奧組委高層下達決議要求建立一個具備創(chuàng)建與共享信息功能的知識系統(tǒng)。隨后，在專業(yè)團隊的帶領(lǐng)下，悉尼奧組委內(nèi)部形成了一套完善的知識管理系統(tǒng)與工具，包括記錄/文件管理過程和檢索系統(tǒng)、奧運會編碼系統(tǒng)（Games Codes System）、2000年悉尼奧運會信息系統(tǒng)（the Sydney 2000 Games Information System）以及提供呼叫中心運營信息及公共信息的其他基礎(chǔ)設(shè)施等。其中，“2000年悉尼奧運會信息系統(tǒng)”（the Sydney 2000 Games Information System）為悉尼奧組委由信息管理向知識管理的過渡提供了關(guān)鍵技術(shù)支持，2000多名雇員可以通過該系統(tǒng)進行統(tǒng)一的共享操作及知識分享[10]。它將一個簡單的“信息倉庫”發(fā)展成為了一個共享的由數(shù)據(jù)庫鏈接的知識庫。這一系列舉措所產(chǎn)生的成果非常豐富，“2000年悉尼奧運會信息系統(tǒng)”的知識容量快速增長，保存的文檔由5000個（1998年7月）上升至39000個（2000年10月）。在悉尼奧運會結(jié)束后，悉尼奧組委將系統(tǒng)貯存的信息與知識統(tǒng)一以HTML格式放置于一個檔案資料遺產(chǎn)網(wǎng)站（www.gamesinfo.com.au）面向公眾開放[11]。

3.通過跨機構(gòu)合作管理奧運檔案。面對體量龐大、形式多樣、內(nèi)涵豐富的奧運檔案，檔案部門僅憑自身有限的人力資源與技術(shù)水平，難以充分實現(xiàn)奧運檔案的數(shù)字化管理與價值開發(fā)。英國與美國均選擇通過跨機構(gòu)合作的方式解決這一難題。英國“The Record”項目的開展由英國國家檔案館，英國博物館、圖書館與檔案館委員會，英國文化、媒體與體育部共同牽頭進行規(guī)劃，地方當(dāng)局小組則在項目執(zhí)行與地方事務(wù)調(diào)節(jié)的過程中發(fā)揮了重要作用，不同層級、不同組織通力合作，推進項目的順利進行。在奧運檔案信息處理、開發(fā)方面，倫敦奧組委則選擇與專業(yè)的英國倫敦遺產(chǎn)開發(fā)公司（London Legacy Development Corporation，LLDC）合作。LLDC是一家成立于2012年的上市公司，其組建的目的是為了對倫敦奧運會所留下的奧運遺產(chǎn)進行管理和開發(fā)[12]。LLDC的信息服務(wù)團隊在倫敦奧運會后，對于奧運會所產(chǎn)生的奧運檔案信息資源進行了統(tǒng)一的整合和進一步的加工處理，旨在創(chuàng)建一個包含標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)以及流程的整體框架以實現(xiàn)對于數(shù)據(jù)、信息和知識的有效管理，從而為利用者提供全面、可靠的奧運數(shù)據(jù)。在此過程當(dāng)中，LLDC的信息服務(wù)團隊對于六個不同來源的大量數(shù)據(jù)進行了無效數(shù)據(jù)清洗和去重工作，并對其存儲格式進行了統(tǒng)一，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的全面格式化處理，以方便后期的利用。與此同時，LLDC的信息服務(wù)團隊還把實體奧運遺產(chǎn)的開發(fā)和利用相關(guān)資料進行了收集，并納入到了最終的信息結(jié)構(gòu)體系當(dāng)中[13]。這些工作為后續(xù)奧運檔案的開發(fā)利用奠定了良好基礎(chǔ)。美國全國廣播公司（National Broadcasting Company，NBC）則選擇通過外包的方式，與著名磁帶庫外包商Spectra Logic合作，對其在里約奧運會的報道以及過程中采集到的音頻、視頻數(shù)據(jù)進行了收集和整理，并提供了檢索服務(wù)[14]，更好地實現(xiàn)多媒體數(shù)字檔案的收集與利用。

4.注重對奧運檔案價值的深度開發(fā)。檔案除了憑證價值、情報價值以外，還有文化價值、情感價值等，在奧運檔案利用的過程中，檔案部門通過對檔案信息深度挖掘，實現(xiàn)對重大事件的再現(xiàn)、對重要人物的還原，充分開發(fā)出奧運檔案的文化價值與情感價值，進一步拓展了奧運檔案利用的廣度與深度。如加拿大國家圖書檔案館曾對1948年圣莫里茨冬奧會的檔案進行整理和挖掘，對諸多在該屆奧運會當(dāng)中有著優(yōu)異表現(xiàn)的加拿大運動員進行了再現(xiàn)，并最終以“奧運英雄”為主題舉辦了展覽活動，收到了社會各界的一致好評[15]。英國威爾士地區(qū)的格拉摩根郡檔案館根據(jù)館藏記錄，還原了歷史人物阿伯達爾勛爵（Lord Aberdare）的眾多與奧運相關(guān)的事件，重新讓人們認(rèn)識到了他對于促進奧運會成為國際性大型賽事所做出的突出貢獻[16]。此外，英國西約克郡檔案服務(wù)處開展了“運動英雄”項目，通過對于館藏中當(dāng)?shù)剡\動領(lǐng)域著名人物檔案的整理和挖掘，塑造出了很多“運動英雄”形象，進一步激發(fā)了當(dāng)?shù)孛癖姷捏w育熱情，也對促進當(dāng)?shù)伢w育事業(yè)發(fā)展起到了不可忽視的作用[17]。

5.奧運檔案面向社會公眾高度開放。西方發(fā)達國家檔案開放工作起步較早，制度較為完善，檔案開放實踐工作也較為成熟。他們對于價值珍貴、作用廣泛的奧運檔案也采取了高度開放的工作策略。悉尼奧組委在奧運會結(jié)束后將奧運檔案資源轉(zhuǎn)化為兩種產(chǎn)品，以實現(xiàn)奧運檔案資源的長期有效利用，從而服務(wù)于更廣泛的受眾群體。一是將專有技術(shù)知識數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為網(wǎng)頁CD形式，并將其作為知識遺產(chǎn)以500萬澳元的價格出售給國際奧委會，為后續(xù)的奧運工作提供參考;二是將規(guī)劃和文件數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)內(nèi)容以光盤格式轉(zhuǎn)化為獨立的信息產(chǎn)品，保存于新南威爾士州圖書館，供公眾查閱利用[18]。英國則通過在線數(shù)字化檔案網(wǎng)站“The Record”將奧運檔案數(shù)字化成果有序組織，完整地呈現(xiàn)在公眾面前。其中主要包含的奧運記錄內(nèi)容分為英國國家檔案館所收藏的從1896年以來歷屆夏季奧運會的部分記錄，以及2012年倫敦奧運會全周期內(nèi)開展的豐富的體育和文化活動記錄。前者在展示形式上是按照每屆夏季奧運會的舉辦時間進行劃分的，主要包括：應(yīng)屆奧運會簡介、收錄的檔案展示、檔案館其他奧運會資源以及奧運會相關(guān)其他網(wǎng)站四個部分。后者是按照信息資源主題來進行劃分的，主要包括：體育、文化、歷史、學(xué)習(xí)、社區(qū)、媒體、遺產(chǎn)和商業(yè)八個選項，每個選項下都可以查看存檔詳情。同時，除了框架導(dǎo)航形式的查詢服務(wù)以外，該網(wǎng)站還設(shè)置有搜索框可以為讀者提供以關(guān)鍵詞為基礎(chǔ)的全站查詢。為便于公眾更好地查閱這些奧運檔案，“The Record”項目網(wǎng)站還提供了詳細的查詢指南，其中包括在英國國家檔案館進行相關(guān)信息查詢的方法和途徑，以及針對外部其他相關(guān)信息獲取的渠道和鏈接。這項工作卓有成效，為公眾利用檔案提供了極大的便利，“在2019年5月，項目網(wǎng)站一周內(nèi)的日均訪問電腦數(shù)量達到15200次，將同一臺電腦多次瀏覽的數(shù)量加入的訪問量達到日均66880次”[19]。

二、國外奧運檔案管理對我國的啟示

1.加強奧運檔案信息化管理。奧運檔案內(nèi)容豐富，涉及工程建設(shè)、文化宣傳、賽事記錄、后勤服務(wù)等諸多方面。同時，其載體形式多樣，既包括普通的紙質(zhì)文件，也包括大量的音頻、視頻、電子文件等形式的信息記錄，還有豐富的實物檔案需要得到合理妥善的保存與長久利用。傳統(tǒng)的檔案實體管理方式雖然有利于針對不同內(nèi)容、載體形式的實體檔案進行管理，但數(shù)字環(huán)境的沖擊使其逐漸暴露出相應(yīng)的弊端。一方面，傳統(tǒng)的檔案實體管理方式無法適用數(shù)字形式奧運檔案的管理;另一方面，也不利于奧運檔案的數(shù)字化開發(fā)利用。而信息化管理方式借助技術(shù)手段，可以有效收集、整合數(shù)字檔案資源，對其進行在線化開發(fā)利用。在前文案例中，溫哥華冬奧會、倫敦奧運會的檔案管理主體通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、網(wǎng)站建設(shè)、系統(tǒng)開發(fā)等技術(shù)手段實現(xiàn)了奧運檔案信息資源的集成，既節(jié)省了人工檔案管理需要花費的人力、物力、時間等成本，也為日后奧運檔案的開放利用提供了諸多便利。由此，奧運檔案必須實行信息化管理，而且將來還應(yīng)向知識化管理方向發(fā)展。

2.推動多方協(xié)同合作。奧運會的申辦、籌辦和舉辦涉及眾多的機構(gòu)，包括：國際奧委會、舉辦國家奧委會、國際單項體育協(xié)會、舉辦國奧組委、舉辦國和舉辦城市各級政府機構(gòu)、新聞媒體、供應(yīng)商、贊助商、民間團體等等。相應(yīng)地，奧運檔案的形成主體也眾多。通過多方協(xié)同合作的形式，加強與各相關(guān)機構(gòu)之間的溝通聯(lián)系，互通有無，合作建設(shè)奧運檔案信息資源集成平臺，便能有效打破不同機構(gòu)間的壁壘，充分整合奧運檔案資源，推動資源共享。而面對內(nèi)容豐富、形式多樣、數(shù)量驚人的奧運檔案，不同機構(gòu)合理發(fā)揮各自的人員、技術(shù)、資源優(yōu)勢，可提高奧運檔案信息資源管理效率，充分挖掘奧運檔案中蘊含的歷史文化價值，推動檔案服務(wù)工作質(zhì)量的提升。英國倫敦奧運會“The Record”項目之所以能取得成功并產(chǎn)生如此大的影響力，離不開體育界、傳媒界、相關(guān)公共文化組織及其他專業(yè)機構(gòu)的支持。檔案部門應(yīng)拓展視野，在合作中實現(xiàn)共贏與長效發(fā)展。

3.強化奧運檔案開放利用工作。奧運檔案具有長遠價值，一方面，可為后續(xù)奧運會籌辦與舉辦工作提供經(jīng)驗借鑒;另一方面，可在體育文化服務(wù)、社會記憶構(gòu)建等方面發(fā)揮重要作用。加拿大、英國不同檔案部門依托奧運檔案，以主題展覽的形式重現(xiàn)奧運盛會，幫助公眾了解奧運史上重要人物，宣傳奧運文化的同時也擴大了自身的影響力。而澳大利亞在對奧運檔案信息資源進行處理后，為不同受眾提供利用，實現(xiàn)奧運遺產(chǎn)價值延續(xù)的同時，也為公眾提供了接觸、了解奧運檔案的良好契機。檔案開放利用是實現(xiàn)檔案價值的前提。對于價值巨大的奧運檔案，檔案部門應(yīng)克服傳統(tǒng)“重藏輕用”思想的束縛，以開放的心態(tài)應(yīng)對社會公眾的需求，加快推進奧運檔案開放利用，為民服務(wù)，切實履行公共文化服務(wù)職能。

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