事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探析

韓雪飛 雙遼市王奔鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心

引言：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程重要部分，通過規(guī)范化的開展檔案管理工作，提高檔案管理以及利用效率。因此，作為相關(guān)工作人員，要加強(qiáng)檔案管理能力，要重視規(guī)范化管理工作的開展，從而保證工作效率，下面具體分析。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）檔案收集階段

檔案管理的工作，開始于對(duì)檔案收集的階段，所以該階段很重要，在實(shí)際工作中發(fā)揮著積極作用。而收集檔案看起來并不難，但也要注意收集檔案的全面性，收集檔案的真實(shí)性，否則對(duì)于后續(xù)的工作開展會(huì)有影響，因?yàn)闄n案管理是環(huán)環(huán)相扣的，哪個(gè)環(huán)節(jié)都不能產(chǎn)生失誤。第一，檔案資料的收集，必須確保數(shù)量，還要保證檔案的真實(shí)性。第二，確保檔案整理，檔案編目、檔案鑒定等多方面工作的準(zhǔn)確性，進(jìn)而全面提高檔案管理工作質(zhì)量。第三，增強(qiáng)與其他部門的良好溝通，收集檔案要根據(jù)具體的工作流程開展，進(jìn)而讓檔案工作收集得以完成，然后把檔案交給專門負(fù)責(zé)的人員，由其整理好入卷，如此才更加有利于檔案的保存。

（二）檔案整理階段

檔案的管理，前文提到環(huán)環(huán)相扣，那么完成收集后就到了檔案的整理階段，這里的整理需要讓檔案更加清晰，具有條理性，所以包括具體的檔案分類，檔案組合、檔案的編制。該階段工作必須要做好，發(fā)現(xiàn)組合整理的不合理性要進(jìn)行整改，不要讓檔案沒有秩序性，分辨不出實(shí)際的內(nèi)容，讓應(yīng)用率減少。作為事業(yè)單位，檔案整理的過程中要詳細(xì)檢驗(yàn)并確認(rèn)好收集階段的工作質(zhì)量，進(jìn)而確保符合標(biāo)準(zhǔn)再實(shí)施檔案的全面整理。

（三）檔案保管階段

完成了檔案的收集，檔案的整理，接下來要做的就是規(guī)范化的管理，當(dāng)保管環(huán)節(jié)失誤，檔案的應(yīng)用率就會(huì)有所降低。第一，良好的檔案保管能夠讓檔案的價(jià)值增大。相反，保管工作不到位就會(huì)致使檔案丟失，檔案泄露的情況發(fā)生，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來講非常不利。第二，檔案保管與單位的其他管理有著密切的聯(lián)系，實(shí)施保管的過程中，必須確保負(fù)責(zé)檔案管理的人工作人員與管理者能夠在工作上形成默契，并產(chǎn)生很好的配合效果，以此確保檔案保管的順利實(shí)施。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化策略研究

（一）強(qiáng)調(diào)責(zé)任

所謂檔案管理的規(guī)范化，是在確定管理流程，確定管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下進(jìn)行檔案資料管理的一項(xiàng)工作。為此，要想讓檔案管理工作的整體效率得到提高，一定要確保工作的責(zé)任，責(zé)任主體要落實(shí)到人，以此讓管理人員自覺投入到工作當(dāng)中。第一，作為事業(yè)單位，檔案管理的作用不能停留在表面，這不是在短期就能看到效果的，必須要做好每一個(gè)細(xì)節(jié)。第二，有的單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理上沒有很好的認(rèn)識(shí)，不重視檔案管理與單位的關(guān)系，致使檔案發(fā)揮不出應(yīng)用價(jià)值。第三，檔案管理工作效率的不斷提高，先要把該工作納入到單位的工作項(xiàng)目上，并不斷規(guī)范管理的制度，以此讓實(shí)際的責(zé)任能夠得到落實(shí)。第三，檔案管理工作要定期檢查監(jiān)督，明確開展過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)。

（二）完善制度

沒有規(guī)矩不成方圓，管理就是規(guī)矩，規(guī)矩就是制度。在檔案管理中要不斷完善管理制度，讓監(jiān)管的辦法更加的規(guī)范化才能給檔案管理的優(yōu)化提供保障。第一，依據(jù)檔案管理的有關(guān)條例，聯(lián)系單位情況，有效建立完善的檔案信息化策略，并設(shè)計(jì)好檔案管理的考核辦法，依據(jù)法律法規(guī)嚴(yán)格對(duì)檔案做出管理，推動(dòng)檔案管理工作的實(shí)行。第二，利用實(shí)際的管理，向社會(huì)公開監(jiān)督的形式，敢于接受群眾的監(jiān)督，并排除檔案管理中遇到的問題，進(jìn)而營(yíng)造有效的信息化管理氛圍。第三，作為事業(yè)單位，要持續(xù)開展學(xué)習(xí)，深入學(xué)習(xí)法律法規(guī)中的檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理制度的認(rèn)識(shí)。第四，不斷完善檔案管理評(píng)估的體系，進(jìn)一步考核檔案管理工作的科學(xué)合理性，從而確保信息化管理的效果，為檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）推進(jìn)各項(xiàng)建設(shè)

檔案管理工作的主要參考者是管理人員，檔案管理工作效率要想不斷提高，一定要強(qiáng)化對(duì)自身的專業(yè)修養(yǎng)，并在先進(jìn)設(shè)備上加大投入的力度。第一，事業(yè)單位要給檔案管理更大的空間，不斷完善基礎(chǔ)性設(shè)施的有效建設(shè)，推動(dòng)管理的順利實(shí)施。第二，避免檔案在管理中受到潮濕，或是遭遇火災(zāi)的情況，這就需要有完善的設(shè)施做保障。第三，檔案管理工作的效率提升最為主要的是靠人才資源來實(shí)現(xiàn)。所以事業(yè)單位要重視培養(yǎng)人才，實(shí)施招聘的時(shí)候要選擇專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人才，并通過考核合格上崗。第四，對(duì)于已經(jīng)在職的檔案管理人員，必須利用定期培養(yǎng)的形式，幫助他們提高素質(zhì)和能力，進(jìn)而確保在職檔案管理人員可以滿足社會(huì)的需要。第五，單位要加強(qiáng)投入檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)施，讓強(qiáng)大的檔案資源能得到更好的保護(hù)。除此之外，信息化技術(shù)不要忽略，利用該技術(shù)可全面提高檔案管理的效率。

（四）數(shù)據(jù)記錄標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)前，事業(yè)單位生產(chǎn)管理的信息，因?yàn)槿狈σ?guī)范化的管理，致使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)比較混亂，阻礙了發(fā)展的進(jìn)程。為了讓生產(chǎn)體系管理更加的標(biāo)準(zhǔn)化，必須要用規(guī)范的數(shù)據(jù)記錄格式，有效減少數(shù)據(jù)的分歧，進(jìn)而建立統(tǒng)一的記錄形式。另外，要讓所有管理標(biāo)準(zhǔn)都能夠統(tǒng)一化，主要包括產(chǎn)品制作，質(zhì)量檢驗(yàn)、工作監(jiān)控等方面的統(tǒng)一，進(jìn)而形成標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)管理體系。

結(jié)束語(yǔ)：總之，在研究事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作過程，要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，不斷完善管理制度，優(yōu)化管理體系。希望通過以上分析，能進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理水平。