食品制造企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化研究
——以SY企業(yè)為例

伏珂穎

(中南林業(yè)科技大學(xué) 湖南 長沙 410004)

一、引言

食品制造業(yè)作為我國國民經(jīng)濟(jì)支柱產(chǎn)業(yè)之一，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長和提供就業(yè)崗位做出了突出貢獻(xiàn)。但由于準(zhǔn)入門檻低，受經(jīng)濟(jì)變化的影響小，該行業(yè)長期以來以數(shù)量擴(kuò)張為主的粗放型發(fā)展方式仍然未得到全面改變，大中型企業(yè)偏少，市場競爭結(jié)構(gòu)離散，集約化進(jìn)程比較緩慢。再者，國內(nèi)食品生產(chǎn)企業(yè)品牌發(fā)展良莠不齊，相當(dāng)一部分企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不盡合理，自身質(zhì)量安全管理存在諸多不足，對食品安全造成直接影響，據(jù)統(tǒng)計，在“中國全面小康進(jìn)程中最受關(guān)注的十大焦點問題”中，民眾對食品安全的關(guān)注度近十年來居高不下。無論從哪個方面講，研究食品制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制，對于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和保障民生權(quán)益均具有重要意義。

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的前提和起點，而食品制造企業(yè)又與其他制造業(yè)不同，其采購環(huán)節(jié)的突出特點主要有三：第一，采購頻率較高，且大部分食品制造業(yè)采購的原料多為初級農(nóng)產(chǎn)品，貯存時間過長會導(dǎo)致營養(yǎng)成分流失甚至腐壞變質(zhì)，因此不可過量堆積貯存；第二，對原料的質(zhì)量要求較高，民以食為天決定了食品制造業(yè)是與老百姓身體健康息息相關(guān)的重要行業(yè)，原材料質(zhì)量是否合格直接決定了最終產(chǎn)出的產(chǎn)品是否符合國家食品質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)，要控制最終產(chǎn)品的質(zhì)量就得從采購開始抓起；第三，采購成本對產(chǎn)品成本影響較大，由于食品制造企業(yè)采購的原材料種類繁多，如果單次采購量少，采購活動太過頻繁，容易造成原料價格過高，人工、運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用激增，導(dǎo)致最終產(chǎn)品成本上升，如果單次采購量過大，原料一旦腐壞變質(zhì)會造成資金損失，增加庫存成本。因此，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是食品制造企業(yè)內(nèi)部控制的重點環(huán)節(jié)，本文以SY食品制造企業(yè)為例，探析采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化路徑。

二、SY食品制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的問題

SY企業(yè)是湖南省岳陽市的一家生產(chǎn)擠壓糕點、方便食品、面包的食品制造企業(yè)，2013年5月成立，多年來，其產(chǎn)品憑借鮮香美味的口感遠(yuǎn)銷湖南，深受廣大消費(fèi)者特別是年輕人的喜愛。但是，2017年至2018年，先后四次受到當(dāng)?shù)厥称匪幤繁O(jiān)督管理局的處罰，究其原因，都與內(nèi)部控制失效脫不了干系，內(nèi)部控制薄弱成為了阻礙企業(yè)發(fā)展的嚴(yán)重問題。

一般來說，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制主要包括編制采購預(yù)算及采購計劃、供應(yīng)商管理、招標(biāo)管理、采購成本管理、采購訂單管理、采購結(jié)算管理和采購合同管理八個方面。經(jīng)調(diào)查了解，SY食品制造企業(yè)的采購環(huán)節(jié)主要在原料采購計劃、供應(yīng)商管理、采購環(huán)節(jié)信息溝通與監(jiān)督、采購訂單后續(xù)追蹤管理四方面存在以下問題：

(一)缺少原材料采購計劃

對于食品制造業(yè)來講，原料易腐爛變質(zhì)的特點決定了原料不可大量囤積，否則容易增加庫存壓力或引起資金浪費(fèi)，單次購買的原料過少可能會影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營，采購頻率過高又會增加原料采購成本，因此單次采購量的確定十分重要。然而經(jīng)過考察發(fā)現(xiàn)，SY企業(yè)的采購部門往往只根據(jù)生產(chǎn)部門的申請單一次性采購大量原料，并沒有根據(jù)實際情況制定階段性的采購計劃，這導(dǎo)致SY公司經(jīng)常出現(xiàn)部分原料浪費(fèi)的現(xiàn)象，損害了公司的經(jīng)濟(jì)利益。

(二)對供應(yīng)商的篩選標(biāo)準(zhǔn)不明確

由于食品制造企業(yè)所需原材料繁多，選擇合適的供應(yīng)商是影響采購質(zhì)量和采購成本的重要因素，SY企業(yè)在實際采購中并沒有供應(yīng)商審核標(biāo)準(zhǔn)體系，大多數(shù)情況下是通過熟人介紹、管理層指定方式進(jìn)行選擇，再加以比較原材料價格就草率地與其簽訂采購合同，更沒有針對供應(yīng)商階段性的評估與考核，供應(yīng)商不承擔(dān)任何壓力與公司建立起長期合作關(guān)系，很容易影響原材料品質(zhì)，這樣一定程度上增加了采購風(fēng)險。

(三)采購訂單后續(xù)管理不到位

企業(yè)應(yīng)該要謹(jǐn)防采購訂單延誤風(fēng)險和采購訂單變更風(fēng)險，主要表現(xiàn)在供應(yīng)商由于外部和自身原因沒有及時履行合同以及隨意變更采購訂單內(nèi)容。SY企業(yè)在采購?fù)瓿珊?，采購部門不會定期與供應(yīng)商聯(lián)系，對訂單繼續(xù)開展后續(xù)追蹤，這樣看似節(jié)省了人力、物力、財力，但增加了采購風(fēng)險，由于SY企業(yè)采購的原材料中初級農(nóng)產(chǎn)品偏多，一旦供應(yīng)商由于外部不可抗力因素延遲送貨或送的貨質(zhì)量不合格，將會給公司造成直接的經(jīng)濟(jì)損失。

(四)采購環(huán)節(jié)各部門缺乏信息溝通與監(jiān)督

采購環(huán)節(jié)涉及的部門很多，原則上有幾個環(huán)節(jié)必不可少。銷售部門根據(jù)往年的銷售量并結(jié)合市場情況確定相對合適的生產(chǎn)量并傳遞生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門在評估自己生產(chǎn)能力的基礎(chǔ)上將原料采購量傳遞給采購部門，采購部門要與財務(wù)部及時溝通以便靈活安排資金，采購后要經(jīng)質(zhì)監(jiān)部門驗收方可入庫。然而，SY企業(yè)各部門在采購環(huán)節(jié)沒有協(xié)同合作，采購活動從頭到尾沒有銷售部門的參與，財務(wù)部門審批采購單時隨意性較大，喪失了對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督作用。另外，SY企業(yè)沒有設(shè)置質(zhì)檢部門，直接由采購部門充當(dāng)質(zhì)檢，使得原料出現(xiàn)質(zhì)量安全問題的概率增大。

三、SY食品制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題的優(yōu)化路徑

(一)健全采購計劃管理制度

健全采購計劃管理可以有效規(guī)避風(fēng)險，減少因庫存過多或缺乏對公司造成的損失，有利于資源合理配置，取得最佳經(jīng)濟(jì)效益。SY企業(yè)的采購人員首先應(yīng)根據(jù)公司年度目標(biāo)，經(jīng)營計劃和生產(chǎn)計劃等制定年度采購計劃，然后在綜合考慮采購所需數(shù)量、時間、采購成本和管理成本等因素的基礎(chǔ)上制定階段性采購計劃，確定合理經(jīng)濟(jì)的采購量。采購部門還需在公司內(nèi)部確立合理的材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，減少浪費(fèi)。

(二)健全供應(yīng)商選擇和考核制度

為促進(jìn)公司的長期穩(wěn)定發(fā)展，SY企業(yè)應(yīng)摒棄基于人情利益關(guān)系選擇供應(yīng)商的方式，建立客觀合理的供應(yīng)商選擇和考核制度。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)該把供應(yīng)商是否具有合法營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營、衛(wèi)生許可證、原材料質(zhì)量是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)放在突出位置，而后從價格、交貨時間、運(yùn)輸費(fèi)用等因素進(jìn)行綜合考慮。全面搜集供應(yīng)商有關(guān)信譽(yù)、服務(wù)、生產(chǎn)能力等資料，多方多途徑了解后建立供應(yīng)商檔案，此舉既有利于防止出現(xiàn)質(zhì)量、產(chǎn)能、履約失信等情況，也有助于針對供應(yīng)商開展后期考核工作。采購部門應(yīng)建立嚴(yán)格的考核體系以針對供應(yīng)商開展階段性考核，明確考核職責(zé)和分工，明確供應(yīng)商考核的獎勵和處罰措施，并嚴(yán)格執(zhí)行。

(三)健全采購訂單追蹤管理

向供應(yīng)商下達(dá)采購任務(wù)后，并不意味著采購環(huán)節(jié)的結(jié)束，SY企業(yè)的采購人員需要不定期與供應(yīng)商進(jìn)行電話溝通，必要時候可以進(jìn)行走訪了解其備貨情況，以防出現(xiàn)延遲交貨的情況。一旦知悉訂單異常，采購人員應(yīng)主動采取積極措施進(jìn)行催交，同時與部門經(jīng)理和生產(chǎn)部門反饋信息以便及時補(bǔ)救或調(diào)，必要時企業(yè)應(yīng)該及時更換供應(yīng)商以挽回?fù)p失。

(四)健全采購環(huán)節(jié)信息溝通與監(jiān)督機(jī)制

采購是生產(chǎn)經(jīng)營的起點，也是涉及多個部門的環(huán)節(jié)，SY企業(yè)應(yīng)健全采購環(huán)節(jié)內(nèi)部信息溝通與監(jiān)督機(jī)制，采購部門應(yīng)與生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)檢等部門聯(lián)合起來，一起把好原材料采購這道關(guān)口，為公司的正常經(jīng)營奠定基礎(chǔ)。為了不影響采購活動的正常進(jìn)行，生產(chǎn)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交請購單，如需變更數(shù)量或取消采購，應(yīng)及時通知采購部門；采購部門應(yīng)將采購計劃報送財務(wù)部門審核，財務(wù)部門應(yīng)針對采購部門提交采購計劃進(jìn)行嚴(yán)格高效的審批，合理安排資金，SY企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的質(zhì)檢部門對原料進(jìn)行驗收之后方可入庫，進(jìn)一步保證原料質(zhì)量，降低風(fēng)險?？偠灾?，要建立全公司協(xié)調(diào)采購、互相監(jiān)督的思想。

(五)加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

采購環(huán)節(jié)的特殊性還表現(xiàn)在人財物的統(tǒng)一，要保證采購活動正常進(jìn)行，任何一個因素都不能出現(xiàn)問題。因此，SY企業(yè)在招聘采購部門員工時，除了相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)要達(dá)標(biāo)外，還要重點考察員工的品行、操手和價值觀，這會直接影響他們在采購活動中的表現(xiàn)；其次，企業(yè)高管要帶頭重視采購業(yè)務(wù)，有利于形成良好的采購氛圍，同時建立合適的不影響采購業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的監(jiān)督考核機(jī)制；最后，企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部文化建設(shè)，使員工能普遍認(rèn)可并自覺遵循，從而指導(dǎo)和規(guī)范員工的價值取向和行為方式。

結(jié)束語

采購是公司組織生產(chǎn)和銷售產(chǎn)品的前提，既影響企業(yè)產(chǎn)品成本，又對銷售定價有重要影響，而對于食品制造業(yè)企業(yè)來講，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制等同于把好食品質(zhì)量安全的第一道關(guān)，因此，采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制不可忽視。本文選取SY公司為研究對象，探討了該公司在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的問題及風(fēng)險，并提出優(yōu)化措施。但本文研究也存在不足，單獨討論采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，忽視了與供應(yīng)鏈其他環(huán)節(jié)的聯(lián)系，可能會導(dǎo)致整個企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)效果無法發(fā)揮到最佳，這需要進(jìn)一步研究和改進(jìn)。