淺談怎樣做好檔案這道“題”

摘 要：本文就怎樣做好檔案管理工作中收集、鑒定、著錄、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，做好這些基礎(chǔ)工作的作用進(jìn)行了簡單闡述，以及對檔案工作以后的需求、服務(wù)和發(fā)展方向進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基礎(chǔ)工作;展望

檔案管理工作不是簡單的將各個(gè)部門文件收一收、理一理、放一放就好的資料收集，而是對單位各項(xiàng)工作原始記錄材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、檢索、掃描、裝訂、入庫、利用、統(tǒng)計(jì)的系統(tǒng)處理。

1.判斷題

單位和職工在日常工作、科研課題研究，政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、宗教活動等過程中會產(chǎn)生各種各樣的文件，要求齊全完整、真實(shí)可靠和及時(shí)有效，包括紙質(zhì)和電子文件材料都可作為歸檔文件，但它們不可能都作為檔案來保存。文件和檔案是同一物體在不同階段的兩種表現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案就是過去的文件，現(xiàn)在的文件可能就是將來的檔案[1]。

想要做好這道題就必須熟悉本單位的職能和主要任務(wù)，將單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料價(jià)值，確定出本單位的歸檔范圍。這是對文件選擇的過程，說到底就是看該文件是否有保存價(jià)值。瞻前思后、去粗取精，甄別剔除沒有保存價(jià)值的文件，是“走”是“留”需要對它做一個(gè)歸檔與不歸檔的判定。這是做好文件歸檔的第一關(guān)，也是鑒定檔案的重中之重。

2.選擇題

檔案保管期限分為永久、30年期、10年期。是獲得永生，還是只有30年或10年的“壽命”，是對于檔案具有至關(guān)重要的選擇題。文件的保存價(jià)值和保管期限成正比，這是對歸檔文件的價(jià)值鑒定是對文件特性進(jìn)行分析的過程，絕不能憑個(gè)人感覺、喜好、感情來做決定。

做好這道“題”首先要根據(jù)相關(guān)文件、條例制定適合自己單位的保管期限表，并以此為依據(jù)把本單位、本系統(tǒng)及與本單位密切相關(guān)的機(jī)構(gòu)作為主體來進(jìn)行劃分，對文件價(jià)值做進(jìn)一步判定。相關(guān)聯(lián)單位形成的歸檔文件保管期限相對較長，涉及人事更是“就高不就低”。是決定檔案命運(yùn)的關(guān)鍵所在。

3.填空題

3.1檔案著錄

檔案著錄工作就是對檔案“身份證”的填寫，它對檔案檔號登記、內(nèi)容介紹、檔案類型等基本信息進(jìn)行編輯，是檔案管理中必不可少的一項(xiàng)，形成的歸檔文件目錄就是歸檔文件的“戶口簿”。隨著電子文檔管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子歸檔文件目錄具有規(guī)范、整齊、簡潔、方便等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的手工目錄已逐漸被其取代。

3.2電子文件內(nèi)容掛接

“無紙化”辦公已是趨勢，利用辦公平臺進(jìn)行文件的交換、下發(fā)、上報(bào)在提高辦公效率的同時(shí)，也給檔案管理工作者帶來便利，可直接將數(shù)據(jù)從平臺中導(dǎo)出再導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)就完成檔案歸檔工作;紙質(zhì)檔案通過掃描數(shù)字化處理后的電子原文與對應(yīng)的檔案條目掛接到位;這兩條腿同時(shí)動起來即可完成數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)。

完成好這道“題”，就要提升檔案人員的自身素質(zhì)需具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力熟練應(yīng)用Word、Excl、Photoshop等相關(guān)應(yīng)用軟件，現(xiàn)代檔案管理離不開新的作戰(zhàn)裝備，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，這是歷史發(fā)展的必然趨勢。為檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供了基本條件。

4.分析題

4.1檔案再鑒定

隨著檔案數(shù)量的不斷增加，有的檔案失去了保存價(jià)值，致使庫存檔案顯得龐雜起來[2]。須對檔案價(jià)值再鑒定，確定檔案是升高還是降低保管期限或移出銷毀。這項(xiàng)工作必須以文件內(nèi)容為主全面考察，切忌片面地、機(jī)械地強(qiáng)調(diào)某一方面而忽略其他方面;遵循保存從寬，銷毀從嚴(yán)，“以短從長”的原則，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。

4.2統(tǒng)計(jì)工作

檔案統(tǒng)計(jì)是對檔案管理工作的一個(gè)真實(shí)反映，是有較強(qiáng)的目的性是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)工作，不得弄虛作假。通過數(shù)據(jù)分析對檔案做到心中有數(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的決策數(shù)據(jù)。

這道“題”做好后，可以通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中進(jìn)行觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性，是了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。為檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供建設(shè)性意見，對檔案的長足發(fā)展極其重要。

5.檔案發(fā)展及其面臨的問題

今天的檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，檔案數(shù)字化使其煥發(fā)出勃勃生機(jī)，在管理和利用起來更是得心應(yīng)手。以能用、有用、好用為目的，提供省時(shí)、省事、省心的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)只需在相應(yīng)系統(tǒng)錄入關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)檢索，就可以得到“原汁原味”的電子檔案，隨時(shí)隨地提供可以“觸手可及”的檔案資料;這是我們追求的目標(biāo)，也是社會發(fā)展走向。

雙套質(zhì)管理讓其綻放出新的光彩，彰顯了現(xiàn)代檔案的精髓。擁有紙質(zhì)和電子版兩套，再將電子版異地保存，為它上個(gè)“雙保險(xiǎn)”，既保證檔案實(shí)體安全使“原始”檔案得到了體貼入微的保護(hù)，又實(shí)現(xiàn)檔案信息安全，實(shí)現(xiàn)雙贏。

就檔案數(shù)字化衍生出的問題也有很多，如何讓電子檔案擁有合法、真實(shí)、有效的外衣。目前應(yīng)大力開展針對檔案電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性保障以及全程管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、應(yīng)急管理、電子證據(jù)采信等理論研究，加強(qiáng)元數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)封裝、長期保存、數(shù)據(jù)分析等相關(guān)應(yīng)用技術(shù)攻關(guān)。建設(shè)電子文件標(biāo)識服務(wù)系統(tǒng)，完善電子文件交換服務(wù)，滿足跨地區(qū)跨部門電子文件交換共享需求;推動開展驗(yàn)證服務(wù)，為其提供在線或離線的可信驗(yàn)證，確保它的原始性從而達(dá)到其使用、利用等價(jià)值。

檔案事業(yè)大有可為，檔案這道“題”期待越來越多的你進(jìn)行攻關(guān)和參與。努力現(xiàn)實(shí)讓數(shù)據(jù)多“跑步”，讓群眾少“跑路”，不斷推進(jìn)自身改革，全面提升檔案在各部門的服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]唐明瑤，劉益芝.檔案管理[M].北京，科學(xué)出版社，2016年：1.

[2]唐明瑤，劉益芝.檔案管理[M].北京，科學(xué)出版社，2016年：63.

作者簡介：

湯加蘭（1978-）女，漢，重慶，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：四川省攀枝花市農(nóng)林科學(xué)研究院）