高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化問(wèn)題研究

張曉靜

摘 要：檔案作為一個(gè)時(shí)代發(fā)展一個(gè)國(guó)家發(fā)展的積累，具有重要的作用，檔案對(duì)于高校的發(fā)展也是意義重大，高校的檔案管理是對(duì)高校成長(zhǎng)的見(jiàn)證，也承擔(dān)著高校的基礎(chǔ)管理工作，隨著我國(guó)社會(huì)知識(shí)水平的發(fā)展，檔案的水平和數(shù)量在不斷增加，人們對(duì)檔案的需要量和水平也有了很高的要求，這也為我國(guó)高校檔案管理發(fā)展提供了十足的原動(dòng)力。高校檔案服務(wù)的好壞是一個(gè)高校服務(wù)水平的最基本的體現(xiàn)，對(duì)于高校檔案管理的公共服務(wù)如何滿足高校師生和社會(huì)的基本需要是高校檔案管理的一個(gè)挑戰(zhàn)。本文在研究高校檔案發(fā)展的大背景前提下，對(duì)我國(guó)高校檔案管理存在的基本問(wèn)題與發(fā)展方向進(jìn)行了探討，對(duì)我國(guó)高校檔案管理提出了新的構(gòu)想，希望可以為未來(lái)高校檔案管理提供新的思路和方向。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;服務(wù)

1 研究背景

高校作為服務(wù)師生和社會(huì)的主體，有著對(duì)知識(shí)的傳承和繼承的功能，高校檔案管理在其中發(fā)揮了十分重要的作用，檔案管理承擔(dān)著對(duì)學(xué)校的發(fā)展、科研的創(chuàng)新等方面的服務(wù)功能，同時(shí)也有為社會(huì)服務(wù)的基本作用，高校檔案管理的服務(wù)能力也間接的考驗(yàn)了學(xué)校的整體服務(wù)能力，作為一個(gè)高校的窗口性服務(wù)單位，檔案管理工作需要不斷更新技術(shù)方法，需要更好地為各個(gè)不同階層的需要者服務(wù)，提升整體服務(wù)質(zhì)量，2014年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》）。意見(jiàn)中對(duì)推進(jìn)檔案管理和檔案建設(shè)提出了相關(guān)的意見(jiàn)和條例，其中在對(duì)服務(wù)的方向上進(jìn)行了重點(diǎn)的闡述，提升檔案開(kāi)發(fā)利用水平的指導(dǎo)要求，優(yōu)勢(shì)是對(duì)有效的服務(wù)進(jìn)行了說(shuō)明，明確要求各級(jí)檔案館要面向社會(huì)進(jìn)行檔案的開(kāi)放。

高校作為檔案管理的一個(gè)重要部門，其重要意義不言而喻，隨著歷史得發(fā)展，高校檔案的建設(shè)顯得尤為重要，我們?cè)诎l(fā)展中不僅要看眼前，更應(yīng)該看歷史，高校檔案管理是一個(gè)學(xué)校歷史的沉淀，是師生了解學(xué)校發(fā)展，了解現(xiàn)狀的一個(gè)重要依據(jù)，同時(shí)也承擔(dān)著為社會(huì)服務(wù)的基本職能，同時(shí)應(yīng)當(dāng)相應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，向社會(huì)開(kāi)放檔案的基本內(nèi)容和情況，提供更高級(jí)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案價(jià)值的最大化。作為一名高校檔案管理工作者，面對(duì)著當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案的要求，時(shí)代的快節(jié)奏發(fā)展，數(shù)據(jù)量的不斷增加，以前單一的管理模式和收集整理模式已經(jīng)不能滿足高校發(fā)展的要求和社會(huì)對(duì)高校檔案質(zhì)量的要求，必須適當(dāng)作出調(diào)整，發(fā)揮高?？蒲信c知識(shí)主陣地的特點(diǎn)，加強(qiáng)高校檔案管理的質(zhì)量，更好地滿足師生和社會(huì)對(duì)高校檔案管理質(zhì)量的要求。

2 研究的目的

目前我國(guó)在文化方面的主要矛盾是人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求，與社會(huì)生產(chǎn)力相對(duì)落后的矛盾之間的關(guān)系，在高校檔案管理中，這一矛盾更為明顯，高校是一個(gè)相對(duì)學(xué)歷水平較高的地方，除了要為社會(huì)提供服務(wù)的同時(shí)，涉及到現(xiàn)有和以往學(xué)生的基本檔案管理，職能更加全面，設(shè)計(jì)面更廣，尤其是對(duì)知識(shí)量的要求更大，承載著學(xué)校發(fā)展與創(chuàng)新的基本理念，維持研究高校檔案管理中存在的服務(wù)性問(wèn)題和基本要求，對(duì)高校檔案管理工作有十分重要的意義，為未來(lái)可以更好地為需要相應(yīng)檔案的人提供更加全面快捷的服務(wù)。

3 國(guó)內(nèi)外研究的進(jìn)展

國(guó)內(nèi)高校檔案管理在研究中更多地注重對(duì)自身教學(xué)和科研的要求，對(duì)社會(huì)服務(wù)方面有待提高，在社會(huì)服務(wù)方面還有待進(jìn)一步拓寬相應(yīng)的領(lǐng)域，但是從服務(wù)的水平和服務(wù)的質(zhì)量上看與社會(huì)服務(wù)的檔案管理相比也有自身的優(yōu)勢(shì)，例如科技含量相對(duì)較高，高水平的手段與高水平的知識(shí)量較大，我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展史是伴隨我國(guó)高校發(fā)展水平來(lái)決定的，也是一個(gè)高校發(fā)展的體現(xiàn)，高校質(zhì)量的層次不同，其檔案管理的層次也有不同的差別，在我國(guó)的檔案管理還有很多問(wèn)題有待解決，例如如何服務(wù)大眾，如何加強(qiáng)大眾服務(wù)進(jìn)程，怎樣結(jié)合更多元的知識(shí)來(lái)完善檔案水平等工作都需要進(jìn)一步完善。

國(guó)外對(duì)檔案管理要追溯到1790，比我國(guó)要早很多，這也打開(kāi)了檔案公共服務(wù)的先河，成為檔案界的一個(gè)里程碑?，F(xiàn)代的開(kāi)放也是為了更好地普及相應(yīng)的知識(shí)，民眾可以根據(jù)自身的需要進(jìn)行知識(shí)的查閱，雖然現(xiàn)在手段對(duì)知識(shí)的查閱相對(duì)簡(jiǎn)單，但是檔案管理部門的資料在質(zhì)量和數(shù)量上還是有一定優(yōu)勢(shì)的，外國(guó)的檔案管理中設(shè)計(jì)到一定的法律制度，這一點(diǎn)比我們的建設(shè)要先進(jìn)，重視保護(hù)個(gè)人的隱私，我國(guó)檔案管理中也應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)定，這樣可以更好地開(kāi)放不同的檔案，國(guó)外在檔案的互通間做地相對(duì)較好，可以通過(guò)查詢系統(tǒng)了解相應(yīng)的文件，可以借閱相關(guān)單位的文件，這些都很好地滿足了讀者對(duì)文件質(zhì)量的

要求。

通過(guò)了解高校檔案發(fā)展的歷史不難看出，我國(guó)和國(guó)外的高校檔案管理都在嘗試更好地提供社會(huì)服務(wù)，但是公共服務(wù)的水平和能力還有一定的差異，我國(guó)的服務(wù)發(fā)展較晚，理念和水平還需要進(jìn)一步提高，這些需要我們?cè)谕鈦?lái)的工作中進(jìn)行實(shí)踐和總結(jié)，發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，借鑒外國(guó)成熟的發(fā)展理念，提升我國(guó)高校檔案管理的總體水平。

4 高校檔案管理服務(wù)的職能

檔案作為一種重要的服務(wù)型工具，尤其重要的價(jià)值，不管是對(duì)形成這還是對(duì)使用者來(lái)說(shuō)都十分的重要，對(duì)形成者來(lái)說(shuō)檔案的作用會(huì)不斷弱化，隨著時(shí)間的推移，檔案管理工作更多的是往存儲(chǔ)方面轉(zhuǎn)移了，對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)這種價(jià)值在不斷放大，可以使使用者更少走彎路，加強(qiáng)研究的深度和廣度，高校檔案管理是一個(gè)集教育與管理與一身的系統(tǒng)，對(duì)價(jià)值的利用是十分的廣泛的。

高校的檔案管理是一個(gè)重要的服務(wù)型工具，高校檔案管理既是一個(gè)實(shí)體，也是一個(gè)事業(yè)，檔案管理是一項(xiàng)社會(huì)各個(gè)方面服務(wù)的工具，檔案管理的服務(wù)性是存在的基本依據(jù)，高校檔案管理作為一個(gè)重要的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，無(wú)疑是一個(gè)重要的理論踐行者，為此更好地進(jìn)行檔案工作建設(shè)是十分重要的，也是社會(huì)發(fā)展的需要。

5 高校檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題與意見(jiàn)

首先是我國(guó)的檔案管理不夠完善，隨著時(shí)代的變化，檔案建設(shè)的方式和領(lǐng)域在不斷更替，針對(duì)我國(guó)的檔案管理應(yīng)急機(jī)制不夠合理的局面，應(yīng)該有所改變，相對(duì)于更嚴(yán)格的法律建設(shè)在高校制度的建設(shè)上我認(rèn)為應(yīng)該更加全面。隨著我國(guó)技術(shù)水平的發(fā)展高校檔案館接觸的檔案載體越來(lái)越全面，從過(guò)去的紙質(zhì)資料向新型載體，視頻、音頻或是更新載體的檔案正考驗(yàn)著我們應(yīng)該如何將這些檔案收集、整合成人們所需要的信息資源。針對(duì)新的發(fā)展領(lǐng)域，檔案管理的總體水平和能力需要不斷提升，并且需要檔案管理制定相應(yīng)的應(yīng)急和應(yīng)變預(yù)案來(lái)完成自身的使命。

其次是服務(wù)理念問(wèn)題，我國(guó)的高校在發(fā)展過(guò)程中在服務(wù)方面始終落后于社會(huì)檔案服務(wù)，其中有自身因素，也有社會(huì)大環(huán)境的影響，但是總體來(lái)說(shuō)是缺少自主創(chuàng)新和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，一個(gè)好的服務(wù)性單位不能故步自封，要打破原有的服務(wù)模式，對(duì)接待和管理進(jìn)行十分嚴(yán)格的考核，以此來(lái)增加檔案服務(wù)的整體水平。高校檔案在作為社會(huì)服務(wù)的一員中要注重了解公眾的需要，了解自己的工作價(jià)值、服務(wù)價(jià)值，以人為本更好地為客戶服務(wù)，使高校檔案管理向社會(huì)化發(fā)展方向轉(zhuǎn)變。另外人員思想也應(yīng)該轉(zhuǎn)變，不只是定位于服務(wù)師生，在自身素養(yǎng)上下功夫，提升服務(wù)能力和水平，主動(dòng)詢問(wèn)用戶利用需求，學(xué)習(xí)圖書(shū)館、博物館等機(jī)構(gòu)的交流溝通方式加強(qiáng)與利用者的實(shí)時(shí)互動(dòng)，結(jié)合學(xué)校自身?yè)碛械臋n案特點(diǎn)，提供除此以外更豐富、更多樣的檔案，從而使檔案管理事業(yè)有一個(gè)更大的跨越。

第三提升檔案的總體價(jià)值，高校的檔案管理更多的是注重單一的檔案效能，進(jìn)行存儲(chǔ)，但是社會(huì)需要時(shí)將檔案歸類后形成的基礎(chǔ)知識(shí)，高校檔案管理更應(yīng)注重知識(shí)的總結(jié)和整理，提升單一檔案的總體價(jià)值，同時(shí)還要更好的收集相應(yīng)的知識(shí)點(diǎn)，進(jìn)行更好地融合，著未來(lái)將是我國(guó)高校檔案管理發(fā)展的主要方向。

6 小結(jié)

根據(jù)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)高校檔案管理進(jìn)行一個(gè)全面的梳理，加強(qiáng)我國(guó)高校的檔案建設(shè)與管理工作，既可以更好地為高校師生服務(wù)，同時(shí)也可以更好地為社會(huì)提供相應(yīng)的服務(wù)，這是檔案管理的基本職能，在未來(lái)的發(fā)展中高校檔案管理需要更加系統(tǒng)，也需要管理者提升自身的素質(zhì)，更好地完成檔案管理的這一基本任務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐蔚.論高校檔案的社會(huì)化與社會(huì)服務(wù)功能[J].北京檔案，2010，（01）：30.31.