淺談市政檔案管理對市政建設的作用

張洋

摘 要：市政工程就是城市市政建設的工程，通過綜合近幾年社會經(jīng)濟建設發(fā)展來看，開展市政工程，主要是為解決當?shù)厥忻竦木唧w困難，從一定程度上可以有效改善城市環(huán)境，提高城市建設，并起到促進地方經(jīng)濟發(fā)展的目的，市政工程檔案是在城市規(guī)劃、管理、建設活動過程中形成的具有保存價值的材料，是對當前城市市政建設管理工作過程的真實記錄，可以說在城市建設的很多方面起著十分重要的作用，因此，如何正確發(fā)揮市政工程檔案的作用，實現(xiàn)市政工程檔案自身價值，是當前急需解決的問題。

關鍵詞：市政;檔案管理;市政建設;作用

1 市政工程檔案特點

市政工程檔案的專業(yè)性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。形成時間長、數(shù)量多。建設一個市政工程項目，從調(diào)研與評估起，包括決策與立項、勘測與設計、施工與竣工等環(huán)節(jié)，直到試運行為止，時間跨度少則一年，多則3年5年。在此期間，所有能夠反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件數(shù)量之多，也非一般類目檔案可比。涉及單位多、種類全。一項市政工程的檔案絕不僅僅是設計單位、施工單位或驗收部門一家的材料。自立項起，審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像都能夠用于指導城市建設與維護，都可有效預防、減少和解決城市運行過程中的問題，都應該歸檔以備利用。在此過程中的任一參建單位疏忽，未能及時歸檔全部資料，就會影響市政檔案材料的完整性。檔案門類多、載體雜。市政工程在建設全周期內(nèi)會產(chǎn)生勘測設計、招標投標、工程施工等多方面文件資料，會涉及土建、安裝、電力等多專業(yè)。不僅有文字檔案類的紙質(zhì)載體，還有3D模型、樣品等實物載體，近年還多了聲音、影像類的多媒體載體。

2 市政工程檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 市政工程檔案管理人員水平不足

傳統(tǒng)的市政工程檔案主要是紙質(zhì)檔案，對管理人員的業(yè)務技能要求相對較低。當前，部分市政工程檔案不僅包括相關紙質(zhì)檔案，還涉及諸多圖紙、模型、電子文件以及影像資料等。因此，此類市政工程檔案管理人員有較高的素質(zhì)要求，不僅要求工作人員有過硬的管理類業(yè)務知識，還要求檔案管理人員熟練掌握計算機相關操作技能，能熟練進行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。市政工程檔案管理具有很強的綜合性和專業(yè)性，檔案編制和管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對市政建設的質(zhì)量有著不可忽略的作用。在市政工程建設和維修管養(yǎng)行業(yè)，檔案編制和管理人員大多非專業(yè)人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，管理水平不強，編制的檔案資料質(zhì)量良莠不齊，導致工程檔案編制管理與項目建設難以同步形成，嚴重的還會導致工程檔案失真、遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 市政工程檔案管理重視程度不足

當前，部分市政工程缺乏對檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無的環(huán)節(jié)。缺乏先進的市政工程檔案管理手段，極易導致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價值以及利用價值。我國市政工程建設和管理領域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設、竣工驗收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學管理機制，檔案管理缺乏細則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準確性和連續(xù)性打折，市政工程建設檔案資料失真和歸檔滯后的現(xiàn)象時有發(fā)生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統(tǒng)一歸檔和規(guī)范入庫管理的現(xiàn)象普遍存在，導致市政工程統(tǒng)一歸檔接收率不高。

2.3 市政工程檔案管理改革力度不足

檔案資料的標準化、規(guī)范化是檔案管理信息化的基礎，檔案資料標準化程度低制約了市政檔案管理信息化的發(fā)展。一直以來對市政檔案管理工作投入不足，市政檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數(shù)字化和信息化改革進展緩慢，市政檔案管理方式滯后于社會發(fā)展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統(tǒng)管理方式仍然占絕對優(yōu)勢，造成檔案資料利用手續(xù)繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務社會的功能減弱。

3 市政建設中檔案管理的作用

3.1 為政府決策及行政管理提供參考作用

政府檔案記錄的內(nèi)容大都是針對那些機關單位和事業(yè)單位，記錄其在現(xiàn)實生活中出現(xiàn)過的事件和有價值的計劃等。通常情況下，均以文字、圖片和聲音的形式存儲下來，便于以后查詢與使用。這些檔案資料的保管充分發(fā)揮出了政府職能。政府決策與行政管理資料的保存與探究，以此為政府項目決策提供依據(jù)，有助于維護政策的有效性，還為可行性調(diào)研提供科學的文獻資料，防止行政職權的濫用與重復，有助于提升行政效率。一個國家及民族，甚至個人，均存于歷史之中。檔案信息是記載歷史的資料，最后會成為后輩了解當今社會現(xiàn)狀的依據(jù)。建立檔案保留的是城市面貌，講述的是時代變遷。檔案記錄了社會發(fā)展的整個歷程，具有顯著的法律效用，檔案信息呈現(xiàn)的歷史具備客觀性，其保存了當時的歷史實際，這些檔案有著很高的參考作用，城市基礎設施創(chuàng)建屬于政府行為，關系著民生。

3.2 給政府行政帶來法制保證

依法治國的核心是簡政放權，在法制的約束下治國檔案起到了兩點作用：其一，加大行政行為的透明度，為政府文件公開帶來依據(jù)及保障?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》為確保群眾依法獲得行政信息，加大政府活動的公開度，促使依法行政，增強政府服務思想而建立的。檔案是政府信息的核心載體，為群眾監(jiān)督政府、出言獻策提供了有效的參考信息。2007年之后，各級政府部門在網(wǎng)絡上均專門設立了信息公布專欄，通過電子信息的形式公開發(fā)布信息。其二，為監(jiān)督、優(yōu)化政府決策提供保障。人民代表大會屬于立法監(jiān)督機構，監(jiān)督政府執(zhí)行職權是其重要的職責之一。自黨的十八大以后，強調(diào)簡政放權。政府所有的大型決策均要經(jīng)人大審批。檔案信息是政府工作的記錄資料，應當上交人大審議，最后產(chǎn)生決議性信息。對政府工作的不良后果追究責任，給人大審議奠定法律基礎。若政府發(fā)布的相關法律即政策產(chǎn)生嚴重失誤的話，以后均有地方可查。就這單個方面來講，檔案的保管在很大程度上制約著政府的不良行為，由于有檔案的存儲，政府相關工作均會受到法律及社會大眾的全面監(jiān)督。

3.3 檔案管理是城市規(guī)劃建設的前提條件

城市規(guī)劃作為一個龐大系統(tǒng)的項目，其包含許多內(nèi)容，例如天氣、環(huán)境、交通等，若城市規(guī)劃不當將會引發(fā)無法挽回的損失。城市不僅無法超前發(fā)展，反之會發(fā)展停滯。但是，若加強檔案管理，有檔案的借鑒情況就會有很好的改變，由于檔案是對歷史現(xiàn)況的記錄，有較高的準確性。市政檔案管理為城市的發(fā)展提供了一定的保障，可以使市政項目更順利地進行。避免重大決策出現(xiàn)錯誤，確保決策的及時性和正確性，使檔案為市政建設提供更優(yōu)質(zhì)的服務，盡可能降低工作上的措施，更好為群眾服務。

4 結語

綜上所述，市政工程檔案的采集和管理存在諸多問題，要通過完善工程竣工驗收備案管理制度、完善檔案管理的法規(guī)和相關制度、強化檔案采集意識、提高檔案管理人員的業(yè)務技能等策略加以改善。

參考文獻

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