林業(yè)檔案開發(fā)利用與規(guī)范管理研究

燕亞娟

摘 要：林業(yè)檔案作為林業(yè)活動(dòng)后形成的多形式歷史記錄，其在林業(yè)建設(shè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面發(fā)揮著非常重要的作用，然而從目前來(lái)看，林業(yè)相關(guān)檔案資源利用的利用率比較低，林業(yè)檔案的作用并為在實(shí)際工作中充分發(fā)揮出來(lái)，而林業(yè)工作的發(fā)展也因此受到了很大的限制。為此，本文從林業(yè)檔案管理的角度出發(fā)，對(duì)林業(yè)檔案開發(fā)利用措施與規(guī)范管理策略展開了探究，希望能夠?qū)α謽I(yè)建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)起到一定幫助。

關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案;檔案管理;開發(fā)利用

林業(yè)檔案中海量的林業(yè)活動(dòng)相關(guān)信息不僅可以為林業(yè)規(guī)劃建設(shè)決策提供重要參考依據(jù)，同時(shí)也能夠?qū)α謽I(yè)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展起到推動(dòng)作用，其利用價(jià)值是非常高的，而對(duì)于林業(yè)檔案的管理工作，則是將林業(yè)檔案利用價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作成果的關(guān)鍵，只有保證了林業(yè)檔案管理的規(guī)范性，并使林業(yè)檔案的利用率得到提升，林業(yè)檔案的作用價(jià)值才能夠得到更好的發(fā)揮。

1 林業(yè)檔案開發(fā)利用的有效措施

1.1 整合現(xiàn)有檔案信息

從當(dāng)前我國(guó)的林業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，各地區(qū)林業(yè)部門、林業(yè)企業(yè)雖然大多都建立了專門的林業(yè)檔案管理室以及林業(yè)檔案信息系統(tǒng)，對(duì)各種林業(yè)檔案文件進(jìn)行存儲(chǔ)管理，但由于檔案文件的建檔編制缺乏明確規(guī)范，對(duì)于檔案內(nèi)容、板式的要求也比較少，因此檔案信息普遍存在著零散化和隨機(jī)性的特點(diǎn)，單一文件的利用價(jià)值并不高，實(shí)際利用中的文件整理更是十分麻煩。針對(duì)這一情況，林業(yè)檔案管理人員還需轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的編年體檔案記錄形式，結(jié)合現(xiàn)階段林業(yè)建設(shè)的實(shí)際需求，將林業(yè)檔案編制規(guī)范確定下來(lái)，之后再按照這一要求對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行重新整理、歸納，將原本零散化、隨機(jī)分布的檔案信息整合為內(nèi)容完整、分類明確的檔案文件，以滿足林業(yè)建設(shè)的實(shí)際需求，提高林業(yè)檔案的利用價(jià)值[1]。

1.2 加快軟硬件設(shè)施建設(shè)

信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用雖然已經(jīng)比較廣泛，但在很多林業(yè)科研單位中，檔案管理工作的信息化水平仍然是比較低的，而未來(lái)對(duì)于林業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，則需要從這一問題入手，全面開展相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，通過構(gòu)建信息管理平臺(tái)、開發(fā)各種計(jì)算機(jī)軟件工具、引進(jìn)先進(jìn)硬件設(shè)備等措施來(lái)提高林業(yè)檔案管理的整體信息化水平，建立數(shù)字檔案室，使人們能夠在網(wǎng)絡(luò)上查詢、下載各種林業(yè)檔案文件，這對(duì)于林業(yè)檔案的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的。

1.3 加大檔案宣傳力度

由于社會(huì)公眾對(duì)于林業(yè)檔案缺乏足夠的了解，因此現(xiàn)階段我國(guó)林業(yè)檔案信息的利用主要局限行政管理及學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，其他行業(yè)對(duì)于林業(yè)檔案的應(yīng)用非常之少。面對(duì)這一現(xiàn)狀，林業(yè)檔案管理人員還需堅(jiān)持對(duì)外開放原則，建立官方網(wǎng)站、官方微信公眾號(hào)，在上方發(fā)布文章的方式對(duì)林業(yè)檔案的相關(guān)知識(shí)、內(nèi)容、作用展開宣傳，并通過留言評(píng)論與粉絲進(jìn)行互動(dòng)，這樣既可以為公眾創(chuàng)造更多了解、利用林業(yè)檔案的機(jī)會(huì)，也能夠拉近公眾與林業(yè)檔案部門間的距離，使其能夠逐漸產(chǎn)生利用林業(yè)檔案的意愿。同時(shí)，林業(yè)檔案宣傳作為林業(yè)部門的重要工作內(nèi)容，同樣林業(yè)部門也可以主動(dòng)尋求與報(bào)紙、電視等媒體進(jìn)行合作，通過舉辦專題節(jié)目、發(fā)表專欄文章等方式對(duì)林業(yè)檔案進(jìn)行宣傳介紹，使更多社會(huì)公眾能夠充分認(rèn)識(shí)到林業(yè)檔案的重要性，這對(duì)于林業(yè)檔案宣傳同樣是非常重要的[2]。另外，部分林業(yè)檔案文件雖然具有著較為嚴(yán)格的保密性要求，但仍然有很大一部分林業(yè)檔案是可以公開的，對(duì)于這類檔案資料，林業(yè)部門則可以對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一整理，建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過門戶網(wǎng)站上傳到網(wǎng)絡(luò)上來(lái)，為公眾提供下載、搜索、閱讀林業(yè)檔案文件的機(jī)會(huì)，使林業(yè)檔案能夠真正在日常生活與工作中得到有效應(yīng)用。

1.4 重視信息安全問題

隨著檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，林業(yè)檔案的電子化已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子檔案文件雖然在管理上更加方面，丟失、損壞現(xiàn)象也大大減少，但同樣也面臨較為嚴(yán)峻的信息安全問題，如果保密性檔案文件因網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等問題而被銷毀或竊取，那么林業(yè)部門各項(xiàng)工作的展開都會(huì)受到很大的影響。因此，林業(yè)部門未來(lái)還需對(duì)林業(yè)檔案的信息安全問題予以足夠的重視，一方面利用防火墻、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)為電子檔案及檔案信息系統(tǒng)采取信息安全防護(hù)措施，提高其信息安全等級(jí)，另一方面則要規(guī)范檔案管理人員的日常操作，制定完善的工作制度，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)操作要求進(jìn)行明確，同時(shí)將檔案管理人員的工作責(zé)任落實(shí)下來(lái)，避免因人為操作不當(dāng)而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失等問題。

2 林業(yè)檔案規(guī)范管理策略

2.1 強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員作為林業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行者，其對(duì)于林業(yè)檔案管理的規(guī)范性有著直接的影響，而要想實(shí)現(xiàn)對(duì)林業(yè)檔案的規(guī)范化管理，自然也就需要保證檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在這一情況下，各林業(yè)單位、林業(yè)企業(yè)還需從現(xiàn)階段林業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容入手，定期組織檔案管理人員參加各種培訓(xùn)教育活動(dòng)，進(jìn)行專業(yè)技能、知識(shí)的學(xué)習(xí)，以提高林業(yè)檔案信息資源服務(wù)的質(zhì)量。另外，林業(yè)單位、企業(yè)還需加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，通過嚴(yán)格的工作考核機(jī)制與獎(jiǎng)懲制度來(lái)約束檔案管理人員的工作行為，幫助其樹立正確的工作態(tài)度與工作意識(shí)，保證檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照規(guī)定完成工作任務(wù)，這同樣是實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案管理的重要途徑[3]。

2.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范化的檔案管理工作離不開完善檔案管理制度的支持，在當(dāng)前林業(yè)檔案資源管理工作備受重視的情況下，林業(yè)部門還需以國(guó)家出臺(tái)的林業(yè)檔案管理規(guī)定為基礎(chǔ)，結(jié)合單位自身檔案管理工作特點(diǎn)及檔案信息資源需求，制定具有針對(duì)性的檔案管理工作制度，將檔案文件備份、檔案信息安全防范、檔案遺失補(bǔ)救等方面的工作細(xì)節(jié)確定下來(lái)，為實(shí)際工作的執(zhí)行提供明確指導(dǎo)，這樣一來(lái)，林業(yè)檔案管理的各項(xiàng)工作任務(wù)都能夠按規(guī)定進(jìn)行，其規(guī)范性自然也就會(huì)得到提升。例如在文獻(xiàn)保管期限方面，需要根據(jù)重要程度對(duì)各類林業(yè)檔案資料進(jìn)行區(qū)分，并將其中的森林資源調(diào)查文件、工程檢測(cè)評(píng)估文件、政策性文件、林權(quán)管理情況等類型文件列為重要林業(yè)檔案，并根據(jù)檔案的實(shí)際情況對(duì)長(zhǎng)期保存、永久保存等不同保管期限進(jìn)行區(qū)分，這樣一來(lái)，不同檔案文件的保管期限都能夠得到明確，林業(yè)檔案的保存管理也會(huì)更具規(guī)范性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，林業(yè)檔案管理在林業(yè)建設(shè)工作具有著非常重要的作用，但要想將這一作用充分發(fā)揮出來(lái)，則還需要從檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理隊(duì)伍、檔案信息整合等方面對(duì)林業(yè)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)全面推進(jìn)林業(yè)檔案信息的開發(fā)建設(shè)工作，提高林業(yè)檔案利用率與利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]劉超.加強(qiáng)林業(yè)檔案管理促進(jìn)林業(yè)生態(tài)建設(shè)[J].農(nóng)家參謀，2019（18）：94.

[2]陳愛麗.新時(shí)期林業(yè)檔案管理工作探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（25）：38-39.

[3]袁靜.淺談國(guó)有喀左縣小城子林場(chǎng)林業(yè)檔案綜合利用[J].農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2019，39（11）：85-88.