事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略探討

張平平

摘 要：我國社會(huì)的發(fā)展離不開各行各業(yè)的支持，事業(yè)單位作為社會(huì)發(fā)展中極為重要的組成部分，事業(yè)單位本身的作用十分凸顯，其中人事檔案管理工作會(huì)直接影響到事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展，必須要予以重視，認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性，并且積極的采取措施提高人事檔案管理效率和水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;策略

人事檔案的本質(zhì)就是人們行為信息的重要載體，能夠真實(shí)、客觀的記錄人們的學(xué)習(xí)和工作等重要經(jīng)歷，通過人事檔案能夠十分明確的查看人們的學(xué)習(xí)和工作履歷以及思想政治等情況，所以，必須要不斷地優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案管理工作，才能夠充分地發(fā)揮出人事檔案的作用和價(jià)值，最終促進(jìn)社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1.1 人事檔案的基礎(chǔ)性價(jià)值和意義

一部分事業(yè)單位在進(jìn)行人才招聘的時(shí)候，人事檔案管理工作的最大作用就是能夠?qū)φ衅附M的履歷進(jìn)行審核，另外，在實(shí)際工作的時(shí)候必須要結(jié)合每個(gè)員工的實(shí)際工作情況做好評判工作，必須要認(rèn)真地分析每份人事檔案，從而才能夠掌握每個(gè)員工們的實(shí)際工作情況，同時(shí)還能夠了解員工們的以往工作經(jīng)歷，根據(jù)這些信息能夠獲得一個(gè)全面的分析和綜合的研究。所以，必須要通過科學(xué)、合理的處理之后，才能夠保證事業(yè)單位能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行充分的利用，保證每個(gè)人才都能夠勝任相應(yīng)的崗位。

1.2 人事檔案在決策中的作用與價(jià)值

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，必須要重視管理工作，每位員工作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)組成部分，對于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展起到了十分關(guān)鍵的作用，必須要將事業(yè)單位的利益與每位員工的利益進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，制定科學(xué)、合理的獎(jiǎng)懲制度，才能夠充分地發(fā)揮出人事檔案的作用和價(jià)值。可以對員工們的績效開展定期或不定期的考核工作，一般情況下，每個(gè)企業(yè)都會(huì)將員工的業(yè)績和工作效果等信息存入到人事檔案中，人事檔案能夠?qū)γ课粏T工的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，如果需要對相關(guān)人員資料進(jìn)行查閱的時(shí)候，就能夠通過客觀、可靠的檔案信息作出相應(yīng)的評判，事業(yè)單位的相關(guān)決定也會(huì)更加準(zhǔn)確和科學(xué)。無論什么階段的員工檔案記錄都能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案的作用和價(jià)值，尤其對于后期的工作內(nèi)容變更等現(xiàn)象，檔案能夠成為十分重要的依據(jù)，相關(guān)管理人員在進(jìn)行抉擇的時(shí)候就能夠憑借檔案信息成為比較重要的信息依據(jù)和參考。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 管理工作認(rèn)知不充分

目前，事業(yè)單位在快速發(fā)展的過程中，一部分事業(yè)單位并沒有重視人事檔案管理工作，從而會(huì)直接影響到事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，也沒有做好表率工作，最終造成了人事檔案管理人員缺乏關(guān)注和重視。人事檔案管理工作沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就不會(huì)對人事檔案管理工作進(jìn)行更多的投入，直接影響到事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。另外，影響管理工作的另外因素就是沒有重視人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，嚴(yán)重地阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.2 管理人員素質(zhì)不高

事業(yè)單位人事檔案管理工作十分的復(fù)雜、繁瑣，不僅對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平具有較高的要求，還對人事檔案管理人員的責(zé)任心和職業(yè)道德水平具有一定的要求，能夠清晰地做好人事檔案資料的分類，從而為后期的查閱提供便利條件，在有限的時(shí)間內(nèi)能夠找到需要的人事檔案資料。必須要做好人事檔案資料的完整性和原始性，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，必須要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，積極的選擇現(xiàn)代化管理手段和數(shù)字化方式進(jìn)行管理，諸多全新的管理模式和技術(shù)對人事檔案管理人員的要求不斷地提高，我國本身十分缺乏優(yōu)秀、專業(yè)的人事檔案管理人才，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理人才已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足新時(shí)代快速發(fā)展的需求，從而無法將人事檔案管理責(zé)任落實(shí)和執(zhí)行，甚至還會(huì)出現(xiàn)諸多弊端，給人事檔案資料帶來一定的損失和遺失，不利于我國事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

3 提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略

3.1 充分發(fā)揮人事檔案作用

為了能夠充分地發(fā)揮出事業(yè)單位人事檔案管理工作的作用和價(jià)值，必須要明確管理目標(biāo)，從根本上保證人事檔案管理工作的真實(shí)性和客觀性，在進(jìn)行人事檔案管理工作落實(shí)的時(shí)候必須要以檔案記載內(nèi)容作為主要的依據(jù)，從根本上提高人事檔案信息的參考價(jià)值和管理工作的規(guī)范性。另外，為了能夠充分地發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值，事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)的時(shí)候必須要以人事檔案信息為主，人事大難管理工作應(yīng)該將人事檔案的參考價(jià)值發(fā)揮出來，做好事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)的分析工作，積極的優(yōu)化結(jié)構(gòu)，不斷地完善和創(chuàng)新事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)，才能夠更好地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3.2 提高人事檔案管理職能

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理工作開展的時(shí)候，必須要充分地發(fā)揮出人事檔案管理工作的職能，主要可以通過以下幾個(gè)方面加以體現(xiàn)。其一，必須要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況制定符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的人事檔案管理制度以及審查檔案管理制度，積極地落實(shí)相關(guān)責(zé)任，嚴(yán)格的規(guī)范和檔案管理相關(guān)的工作。其二，應(yīng)該保證人事檔案查閱工作的特性，保證人事檔案管理工作的便利性，才能夠充分地發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值，便于后期的維護(hù)工作。其三，必須要發(fā)揮出人事檔案管理工作的服務(wù)功能，在使用、查閱檔案信息的時(shí)候能夠提供便捷的服務(wù)，從根本上保證檔案信息的精準(zhǔn)性和及時(shí)性。其四，人事檔案信息在進(jìn)行歸檔處理的時(shí)候必須要保證其實(shí)效性，同時(shí)還應(yīng)該保證人事檔案管理工作的安全性。

3.3 增強(qiáng)人事檔案管理水平

為了能夠提高事業(yè)單位的工作效率，必須要提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的水平，在日常工作中必須要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理工作與事業(yè)單位管理體系進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，并且由專業(yè)人員對其進(jìn)行管理，做好相關(guān)的監(jiān)督管理工作。事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候必須要予以充足的經(jīng)費(fèi)，不斷地加大資金的投入，才能夠不斷地完善和創(chuàng)新人事檔案存儲(chǔ)環(huán)境，定期地更新安全保證設(shè)備，最終才能夠真正的保證人事檔案管理工作的安全性和可靠性。必須要由專職人員保證事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，不僅需要具有較高的綜合素質(zhì)，良好的思想品德，還必須要具備比較強(qiáng)的責(zé)任心以及豐富的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，才能夠真正地保證人事檔案管理工作的水平和效果，最終促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

4 結(jié)語

影響事業(yè)單位正常、健康發(fā)展的因素諸多，人事檔案管理作為事業(yè)單位中不可或缺的重要組成部分，必須要重視人事檔案管理工作的作用和價(jià)值，才能夠促進(jìn)人事檔案管理工作的順利開展，最終保證事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

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