淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

范桂嫻

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作中，多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理的方式。而在對信息化檔案管理的過程中，其基礎(chǔ)檔案管理過程的工作質(zhì)量，對信息化檔案管理的效率也具有重要影響?；诖耍疚膶n案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行論述，希望能夠為相關(guān)企業(yè)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基礎(chǔ)工作;信息技術(shù)

企業(yè)將自身的檔案管理工作向信息化管理模式升級，不僅能夠促使企業(yè)檔案管理過程的更為具有效率，同樣也能夠促使企業(yè)更為良好的發(fā)展。但企業(yè)在將自身的檔案管理工作向信息化模式管理轉(zhuǎn)變后，也應(yīng)給予檔案管理過程中基礎(chǔ)工作足夠的重視，以使企業(yè)的檔案管真正具有效率性及質(zhì)量性，進(jìn)而充分發(fā)揮出信息化檔案管理模式的優(yōu)勢。本文對檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行分析，希望能夠促進(jìn)相關(guān)企業(yè)的成長。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作發(fā)展現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為集中，但是檔案的利用效率較低，出現(xiàn)了難以利用或者是嚴(yán)重不符合實際的弊端。傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，由管理部門進(jìn)行紙質(zhì)記錄，由于信息量的逐漸增加，時間年限的推進(jìn)，檔案信息的查閱難度也隨之增高。傳統(tǒng)檔案管理會出現(xiàn)編號不科學(xué)，例如同一宗檔案出現(xiàn)多個編號，也有可能同一編號與多個檔案數(shù)據(jù)相同?；蛘呤蔷C卷標(biāo)題不科學(xué)，與實際內(nèi)容不符，這也增加了后期檔案數(shù)據(jù)的查閱難題。再加之檔案基礎(chǔ)管理人員并未充分重視檔案管理工作的重要性，出現(xiàn)工作失職等現(xiàn)象。在紙質(zhì)檔案儲存期間，由于存儲時間較長，從而出現(xiàn)紙張破壞，或者是翻閱出現(xiàn)紙張損壞等現(xiàn)象，造成部分檔案數(shù)據(jù)遺失或者是缺漏。由于紙質(zhì)檔案信息數(shù)量的增加，再加之檔案管理館建立年代久遠(yuǎn)，所以檔案查找問題也更加凸顯，在現(xiàn)代信息化時代下，建設(shè)完善的現(xiàn)代檔案管理是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢。

2 提高檔案管理基礎(chǔ)工作效率的具體措施

2.1 錄入檔案過程中的高效建立檔案

檔案錄入過程中是建立檔案的基礎(chǔ)過程，同時在建立檔案的過程中，工作人員進(jìn)行提高錄入效率并選取檔案中的精華部分作為重點建立目標(biāo)，這對于提高檔案的管理效率及利用效率，具有十分積極的意義?；诖?，檔案管理過程的工作人員，有必要對檔案錄入過程中的高效錄入措施進(jìn)行掌握，以使檔案的建立能夠具有效率的同時，更為具有質(zhì)量。而提高錄入檔案過程中的效率，更需要檔案工作人員提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并積極主動學(xué)習(xí)相關(guān)高校的檔案錄入方法，進(jìn)而促使自身的工作質(zhì)量提高。另外，企業(yè)的紙質(zhì)檔案信息向數(shù)字信息轉(zhuǎn)化的過程中，工作人員也應(yīng)該提高錄入信息的效率與質(zhì)量，以使檔案的利用過程更為有效率。

2.2 檔案的重新整理及具體規(guī)劃

檔案的基礎(chǔ)工作中，對檔案信息進(jìn)行高質(zhì)量整理也是提高檔案利用效率的重要措施。因此，企業(yè)在對管理檔案的過程中不應(yīng)忽視檔案管理過程中的基礎(chǔ)整理工作。如檔案管理過程中，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的歸類，并對相對混亂的信息進(jìn)行合理分類，同時在整理歸類的過程中，工作人員還可以適當(dāng)?shù)貙n案進(jìn)行編排，以使檔案的歸納過程更為有質(zhì)量。這樣通過將相關(guān)聯(lián)檔案進(jìn)行歸類，不僅能夠加快檔案的錄入效率，同時也能夠提高相關(guān)檔案的利用效率。另外，基于相關(guān)檔案具有唯一性時，管理過程中也應(yīng)對這類檔案進(jìn)行集中歸類，以進(jìn)一步提高檔案管理過程中的效率。此外，基礎(chǔ)檔案管理的過程中，工作人員應(yīng)杜絕對無法考證的檔案進(jìn)行私自處理，同時避免相關(guān)檔案的盲目損壞，以免后期的利用過程中無法尋找。

2.3 確立基礎(chǔ)檔案管理過程中的標(biāo)準(zhǔn)

基礎(chǔ)檔案管理過程中，通常涉及的內(nèi)容較為繁瑣，而檔案管理部門在對相關(guān)檔案進(jìn)行管理的過程中，如能夠樹立相關(guān)基礎(chǔ)檔案管理過程中的管理標(biāo)準(zhǔn)，這對于檔案錄入過程的效率提高來說，也會具有較為良好的整體提高性。但檔案管理人員在確立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的過程中，也應(yīng)結(jié)合其基礎(chǔ)檔案管理措施中效率性、合理性等，以確?；A(chǔ)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的質(zhì)量。例如，基礎(chǔ)檔案管理的過程中，檔案管理人員可以樹立檔案建立后，立即分類的標(biāo)準(zhǔn)，這不僅能夠避免多種檔案共存的混亂，同時也能夠確保檔案錄入過程中的效率，而樹立這種標(biāo)準(zhǔn)，也能夠促使每一位工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，這也避免了由于工作人員的工作習(xí)慣不同，進(jìn)而造成的檔案管理過程中的效率下降。另外，基礎(chǔ)檔案的處理過程中，工作人員還應(yīng)注意檔案內(nèi)容與檔案不對稱的現(xiàn)象，并盡量避免這類現(xiàn)象的產(chǎn)生，以避免檔案利用中的障礙產(chǎn)生。同時這也需要檔案管理部門提高對檔案管理基礎(chǔ)的管理質(zhì)量，并能夠成立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案館過程的質(zhì)量。

2.4 檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用

在進(jìn)行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息。社會科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。

3 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的具體方法

3.1 數(shù)據(jù)分析做到循序漸進(jìn)

現(xiàn)代化檔案管理工作主要是提高檔案的利用效率，所以在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)本著，有所用的目的有效開展，工作根據(jù)社會的發(fā)展需求區(qū)分重點，并且根據(jù)文件的緩急程度進(jìn)行循序漸進(jìn)的管理。在檔案管理基礎(chǔ)工作發(fā)展中，必須結(jié)合管理人員的，實際情況以及社會的發(fā)展現(xiàn)狀將檔案的重點與次重點進(jìn)行有效分類，并且對數(shù)據(jù)信息優(yōu)先處理，能夠調(diào)撥工作人員，集中處理重點文件，從而提高工作效率。

3.2 分級次著錄，做到省力高效

在答案卷筑路過程中可以分為多個層次，筑路，將反映單一問題或者是價值不高的檔案，進(jìn)行案卷著錄。對于一份檔案包含幾個文件或者是一卷內(nèi)容進(jìn)行組合著錄。對于重點案卷或者是能反映龐大問題的文件進(jìn)行文件著錄，能夠揭示檔案的特征與內(nèi)容，并減少著錄條目的輸入時間，提高了人力物力的使用效率。

4 結(jié)語

綜上所述，時代在發(fā)展、科學(xué)在進(jìn)步。企業(yè)實現(xiàn)自身的信息化檔案管理環(huán)節(jié)，對促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展是十分有利的。但相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案信息管理過程中，不應(yīng)忽視管理過程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，并能夠認(rèn)識到基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)的重要性，進(jìn)而加強(qiáng)對檔案基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的管理，以使現(xiàn)代化信息檔案管理過程中的錄入、管理都具有效率及質(zhì)量。

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