信息化條件下企業(yè)檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策分析

摘 要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)獲得了更好的發(fā)展前景，而且隨著信息化技術(shù)不斷提高，企業(yè)管理正在朝著信息化方向不斷前進(jìn)，通過(guò)信息化管理能夠讓企業(yè)保持活力，獲得更有價(jià)值的信息。檔案管理工作對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)十分重要，在信息化條件下能夠讓檔案管理工作更加便捷、安全、高效，但是以目前的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，企業(yè)在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)還存在些許不足，要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并找到有效解決措施，只有這樣才能讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中信息化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，在不同行業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中都實(shí)現(xiàn)了以信息化為基礎(chǔ)的管理體系。對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，信息數(shù)據(jù)是實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展的核心資源，這也從側(cè)面反映出檔案管理工作的重要性。建設(shè)信息化檔案管理體系能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，讓管理工作更具效率和質(zhì)量，還能夠進(jìn)一步提升檔案信息資源的應(yīng)用水平和安全性[1]。

1 企業(yè)檔案管理信息化的意義

過(guò)去企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)一般是依靠工作人員進(jìn)行的，而且檔案搜索需要從海量的檔案中找到所需信息，并根據(jù)目錄去庫(kù)房尋找實(shí)物，這樣的工作效率比較低。在信息化條件下，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)快速搜尋信息，搜索速度快、效率高，而且還能夠進(jìn)行多角度搜索，給檔案管理人員減少了工作壓力，還能夠提高檔案工作管理效率。不僅如此，檔案需要長(zhǎng)時(shí)間保存，而且會(huì)被頻繁查閱，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損或發(fā)黃等現(xiàn)象那么就不利于查閱，而且在查閱檔案資料的過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)原件丟失等情況。在信息化條件下，能夠讓檔案管理人員在傳統(tǒng)勞動(dòng)中得到解脫，對(duì)檔案進(jìn)行編輯和收集，而且檔案資源更加安全，可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限、加密等方式避免檔案外泄或丟失，能夠使檔案更具保密性。

2 檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1）檔案管理的安全意識(shí)較差。檔案的信息化管理有一定特殊性，其中包括大量重要文件，這些信息不能損壞，不能丟失，需要工作人員加以保護(hù)。但是在實(shí)際工作中往往忽略了這一點(diǎn)，由于管理人員不具備良好的安全意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息管理往往存在安全隱患[2]。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，如果沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，那么就會(huì)給一些不法分子提供可乘之機(jī)，他們會(huì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)盜取信息，并且在互聯(lián)網(wǎng)上肆意傳播，給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)影響到企業(yè)的社會(huì)當(dāng)中的形象。

2）企業(yè)不重視檔案管理工作。在企業(yè)中，一些管理人員并不重視檔案管理工作，有的企業(yè)甚至沒(méi)有相關(guān)部門(mén)，這造成企業(yè)檔案信息存在漏洞，會(huì)對(duì)檔案信息管理產(chǎn)生嚴(yán)重負(fù)面影響。一些企業(yè)雖然設(shè)置了檔案室，但是忽略了檔案管理工作的重要性，而且大多時(shí)候只是為了完成上級(jí)交付的任務(wù)，還在使用較為落后的管理模式，沒(méi)有將信息化融入其中，這也讓檔案管理工作發(fā)展速度較慢。

3）檔案信息化建設(shè)投入不足。我們不可否認(rèn)，在企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理時(shí)需要資金投入，并購(gòu)買(mǎi)一些硬件設(shè)備，包括打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，通過(guò)這些現(xiàn)代化設(shè)備能夠讓信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。而且還要購(gòu)買(mǎi)軟件設(shè)備，對(duì)信息化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。但有的企業(yè)在資金投入上存在不足，難以滿足信息化條件下檔案管理工作的實(shí)際需求，這就導(dǎo)致檔案管理工作難以跟得上社會(huì)發(fā)展的腳步，阻礙了企業(yè)快速發(fā)展。

4）企業(yè)檔案管理人員的基本素質(zhì)不高。在一些企業(yè)中，檔案管理人員并不具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，無(wú)法滿足實(shí)際檔案管理工作需求，而且在進(jìn)行檔案管理工作中，他們的理論知識(shí)和實(shí)踐水平無(wú)法滿足工作需要，對(duì)電子信息技術(shù)無(wú)法有效掌握，讓管理人員無(wú)法有序開(kāi)展信息管理工作。所以要進(jìn)一步提高管理人員綜合水平，讓企業(yè)信息化檔案管理工作能夠有序進(jìn)行[3]。

3 企業(yè)檔案信息化管理的措施

1）完善工作體系。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，最重要的就是要建立科學(xué)的工作體系。首先，要建立管理體制，在實(shí)際工作中進(jìn)行完善，對(duì)其中的條例和規(guī)則進(jìn)行補(bǔ)充。此外，要建立完善的法規(guī)制度，對(duì)工作行為進(jìn)行約束。不僅如此，更要建立效評(píng)估體系，對(duì)工作人員進(jìn)行激勵(lì)，倒逼他們更好地完成信息化檔案管理工作。

2）增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。企業(yè)在進(jìn)行信息化檔案管理工作時(shí)要具有現(xiàn)代化精神，若管理人員還是采用傳統(tǒng)的管理辦法那么就會(huì)阻礙信息化檔案管理工作的前進(jìn)。在實(shí)際工作中，要具備良好的檔案管理意識(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要重視這一點(diǎn)，在信息化檔案管理中起到領(lǐng)導(dǎo)作用，特別是要改變老舊的管理模式，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理作出突出貢獻(xiàn)。

3）實(shí)現(xiàn)資源共享。企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作，除了要建立完善的機(jī)構(gòu)、部門(mén)以及良好的技術(shù)支持，還要在內(nèi)部建立完善的規(guī)章制度，將檔案管理與信息化建設(shè)相結(jié)合，使基礎(chǔ)信息和靜態(tài)、動(dòng)態(tài)信息以及衍生信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用，讓信息資源得到共享，保證信息服務(wù)更加安全，為企業(yè)帶來(lái)持續(xù)發(fā)展。

4）強(qiáng)化信息管理設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)。企業(yè)內(nèi)部還要建立完善的管理設(shè)施，能夠使信息化檔案管理更好落實(shí)。先進(jìn)的管理設(shè)備能夠確保信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，要對(duì)設(shè)施進(jìn)行日常保養(yǎng)，使設(shè)備可以良好運(yùn)轉(zhuǎn)，為了使案信息化管理水平有所提升，企業(yè)就要在這些方面加大資金投入力度，需要購(gòu)買(mǎi)良好的管理設(shè)備，讓這些設(shè)備能夠滿足企業(yè)對(duì)于檔案信息化管理的一切要求，只有企業(yè)滿足良好的基礎(chǔ)環(huán)境，并得到技術(shù)支持才能讓工作效率得到全面提升，使企業(yè)能夠在檔案信息化管理中有所進(jìn)步。

5）保障信息管理的安全性。企業(yè)檔案要有良好的保密性，因此需要在檔案安全管理上提出更多要求?，F(xiàn)如今我國(guó)正在步入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，提升了信息傳播速度，使我們的生活與工作更加便利，但其中也存在安全隱患，那就是信息容易丟失以及被竊取，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重威脅。因此檔案信息管理員要對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，落實(shí)好信息防護(hù)技術(shù)，使企業(yè)信息更加安全。設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，建立科學(xué)的防護(hù)體系，使信息更加安全，更加保密。

6）加強(qiáng)管理人才建設(shè)。首先要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工利益不受侵害，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，用過(guò)科學(xué)的培訓(xùn)方式幫助員工提升工作能力，包括經(jīng)驗(yàn)交流、聘請(qǐng)專(zhuān)家講座等等。對(duì)檔案工作人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，讓他們具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，使他們的操作技能和實(shí)踐水平得到提升，讓他們工作更加積極。其次還要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)系統(tǒng)、軟件等進(jìn)行開(kāi)發(fā)并使之得到合理應(yīng)用，都需要工作人員具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)水平。所以，企業(yè)要與學(xué)校以及其他企業(yè)進(jìn)行合作，引進(jìn)人才，突破技術(shù)壁壘，實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們正在步入信息化時(shí)代，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展就要借助信息技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷提升，讓檔案管理工作擺脫過(guò)去不專(zhuān)業(yè)、不安全、效率低等缺點(diǎn)，讓檔案管理朝著信息化方向不斷前進(jìn)，形成科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)發(fā)展提供更多幫助，進(jìn)而為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出更多貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]何玉蘭.信息化背景下高校檔案管理建設(shè)工作研究[J].信息記錄材料，2018（7）：205-206.

[2]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問(wèn)題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2017（1）：83-84.

[3]李文斌.試論檔案信息化管理問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案管理，2018（2）：13-14.

作者簡(jiǎn)介

王春麗（1986-），女，漢族，江蘇省南京市人，本科，初級(jí)，南京晨光集團(tuán)有限責(zé)任公司 產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件主管，研究方向：檔案管理。