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      人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用研究

      2020-03-23 06:11:15吳蕓蕓
      卷宗 2020年1期
      關(guān)鍵詞:人工智能技術(shù)檔案管理信息化

      摘 要:人工智能技術(shù)是一種新型技術(shù),被廣泛地應(yīng)用在各個行業(yè)中,為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),滿足時代發(fā)展需求。人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是未來發(fā)展的主要趨勢,以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ),實現(xiàn)智能化管理,提高檔案管理水平。本文從人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用必要性入手,深入進行分析,從多個角度進行創(chuàng)新,明確現(xiàn)階段常見的技術(shù),以供參考。

      關(guān)鍵詞:人工智能技術(shù);檔案管理;信息化

      人工智能技術(shù)在發(fā)展過程中逐漸滲透到各行各業(yè),無論是在日常的生活辦公中還是在生產(chǎn)自動化中都可以見到人工智能技術(shù)的身影,該技術(shù)具有智能化優(yōu)勢,可以模擬人類的思維進行自動化處理,為人們提供便捷的服務(wù)。將人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合,實現(xiàn)了信息化發(fā)展,改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,降低管理成本,提升管理效率。

      1 人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用必要性

      1)提升檔案管理安全。相對來說,受檔案管理自身的性質(zhì)因素影響,其安全問題是人們關(guān)注的重點,尤其是大型的企業(yè)或者國家事業(yè)單位其工作屬于重點內(nèi)容。在傳統(tǒng)管理過程中,人工操作量較大,管理流程繁瑣,存在較大的管理風(fēng)險,容易出現(xiàn)各種安全問題,如檔案遺失、資料損壞、信息泄漏等,對企業(yè)造成不良的影響。靈活應(yīng)用人工智能技術(shù)改變了傳統(tǒng)的管理模式,實現(xiàn)智化管理,如利用計算機進行權(quán)限管理,不在權(quán)限范圍內(nèi)的工作人員不具備查詢資格,并設(shè)置安全秘鑰,提升檔案信息管理的安全性,滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求[1]。

      2)降低檔案管理成本。靈活應(yīng)用人工智能技術(shù)還有助于降低管理成本,通過該技術(shù)的應(yīng)用徹底改變了傳統(tǒng)的檔案管理形式,在傳統(tǒng)的管理過程中雇傭大量的員工管理,需要支出的成本較大,同時還需要繳納相關(guān)的保險福利資金,而人工智能技術(shù)則屬于一次性投入,工作效率較高,甚至可以實現(xiàn)二十四小時正常運轉(zhuǎn),從長遠的角度分析,對企業(yè)的成本降低具有積極的促進意義。

      3)提高檔案管理效率。在當前的項目檔案管理過程中,涉及的內(nèi)容較多,范圍較廣,需要工作人員從多方面進行分析,以滿足現(xiàn)階段的管理需求。靈活運用人工智能技術(shù),可以從整體上促使現(xiàn)階段復(fù)雜繁瑣的檔案管理程序得到簡化,快速處理大量的信息,構(gòu)建完整的體系,提高檔案管理水平與管理質(zhì)量[2]。

      4)減少管理錯誤率。由于人工管理自身的性質(zhì)因素影響,在日常管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)錯誤事件,主要原因在于人工意外較多,造成管理失誤,影響企業(yè)發(fā)展。靈活應(yīng)用人工智能技術(shù)可以從根本上杜絕人工錯誤,降低錯誤幾率,并提升整體的管理質(zhì)量,滿足發(fā)展需求[3]。

      2 人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用技術(shù)

      2.1 靈活應(yīng)用智能系統(tǒng)識別技術(shù)

      人工智能技術(shù)是以當前的系統(tǒng)識別技術(shù)為核心,靈活利用其技術(shù)優(yōu)勢進行整體的控制,從多個角度創(chuàng)新,為人們提供優(yōu)質(zhì)的管理工具,降低外界因素產(chǎn)生的干擾,提升整體的管理水平與管理質(zhì)量。現(xiàn)階段,常見人工智能技術(shù)應(yīng)用在引擎搜索中,靈活應(yīng)用現(xiàn)階段的智能性優(yōu)勢對其文字檢索,甚至可以實現(xiàn)通過語音檢索技術(shù),實現(xiàn)智能化判斷,改變傳統(tǒng)的管理模式,適應(yīng)時代發(fā)展。

      以實際的案例為例,工作人員在檔案查閱過程中,靈活應(yīng)用現(xiàn)階段的智能系統(tǒng)識別技術(shù),可以從根據(jù)需求者的關(guān)鍵詞開展快速的搜索,通過點擊搜索模式可以搜索相關(guān)的內(nèi)容。在語音識別過程中原理相同,對識別的語音進行轉(zhuǎn)化,形成文字后利用系統(tǒng)實現(xiàn)自動檢索,尋找到相應(yīng)的答案,為需求者提供精確的信息?,F(xiàn)有的圖片智能識別技術(shù)主要常見于古老的文件搜索,將其技術(shù)運用于歷史檔案中,如部分項目歷史檔案時間較為久遠,其項目的關(guān)鍵詞等具體信息模糊,通過合理的圖片識別可以高效搜索文檔,進而獲取相關(guān)的信息內(nèi)容,滿足人們的需求[4]。

      2.2 合理應(yīng)用指紋虹膜識別技術(shù)

      對于現(xiàn)階段來說,信息的價值不斷提升,促使人們逐漸加強對信息價值的保護,提升信息的安全性。但由于經(jīng)濟利益等多方面因素的驅(qū)使,部分不法分子為獲取經(jīng)濟利益出現(xiàn)盜取信息的行為,造成當前信息泄露事件屢有發(fā)生,因此檔案管理的安全性成為管理工作的重點內(nèi)容。為保證檔案文件的機密性與安全性,靈活運用指紋虹膜識別技術(shù)管理,工作人員在查詢檔案前需要進行指紋驗證,通過識別后瀏覽查詢,保證檔案的安全性。

      以實際的案例為例,部分政府機關(guān)在檔案管理過程中,可以靈活利用現(xiàn)有的技術(shù)優(yōu)勢將部分機密的人事檔案與機密文書進行加密處理,尤其是與經(jīng)濟利益相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容應(yīng)保證其機密性。將單位的領(lǐng)導(dǎo)人員與負責(zé)人員設(shè)置為可查閱人員,錄入虹膜與指紋進行權(quán)限設(shè)定,在檔案管理過程中,如果非權(quán)限人員在管理過程中超出自身的查看權(quán)限可以及時發(fā)出警告,同時將其行為以郵件或者短信的形式上報給主管,形成完整的預(yù)警風(fēng)險機制,對風(fēng)險開展合理的預(yù)測。營造良好的行業(yè)管理環(huán)境,從多個角度進行創(chuàng)新,提升檔案管理工作整體技術(shù)水平,實現(xiàn)良性循環(huán),適應(yīng)時代發(fā)展。

      2.3 積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)

      查閱檔案、借閱檔案、歸還檔案過程較為繁瑣,尤其是在傳統(tǒng)的管理過程中,紙質(zhì)文件管理流程涉及的內(nèi)容較多,需要層層審批,影響檔案的應(yīng)用。因此靈活應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)進行管理,可以促使整體的流程得到簡化,以實現(xiàn)全面的創(chuàng)新,以計算軟件的形式完成各種審批,滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求。與此同時,企業(yè)在進行處理過程中,還可以建立完善的局域網(wǎng)平臺,將其部分資料在平臺中共享,工作人員通過自身的賬號ID就可以進行正常的查閱,提升文獻資料查詢的便捷性[5]。

      以實際的案例為例,在進行應(yīng)用過程中,企業(yè)可以構(gòu)建完善的內(nèi)部信息資源共享平臺,營造優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化氛圍,工作人員在日常工作過程中,可以靈活的應(yīng)用現(xiàn)階段的技術(shù)優(yōu)勢為員工提供便捷的服務(wù),通過登陸計算機系統(tǒng)搜索相關(guān)的檔案信息,實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理,減輕工作人員的管理負擔(dān),優(yōu)化整體的流程,滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求。

      人工智能技術(shù)是現(xiàn)階段一種高科技技術(shù),在應(yīng)用過程中具有較強的技術(shù)優(yōu)勢,可以從整體上提升檔案管理質(zhì)量與效率,滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求。將人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是未來發(fā)展的主要方向,推動我國檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理,以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ),構(gòu)建完善的管理體系,充分發(fā)揮出計算機的識別技術(shù)與邏輯分析能力,為人們提供個性化服務(wù),改變傳統(tǒng)的策略理念,加強檔案的編研,基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行創(chuàng)新,切實滿足現(xiàn)階段的個性化需求,改變傳統(tǒng)的人工應(yīng)用模式,進一步提升檔案管理目標,以滿足當前時代發(fā)展。

      3 結(jié)論

      綜上所述,在當前的時代背景下,人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢,促使檔案的管理理念發(fā)生,明顯的變化,創(chuàng)新現(xiàn)有的管理形式與方法,解決傳統(tǒng)管理中存在的問題,充分發(fā)揮出檔案信息的價值,推動現(xiàn)代檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展,實現(xiàn)更高效的管理,優(yōu)化整個管理流程,營造優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理環(huán)境,提高管理效率與水平。

      參考文獻

      [1]謝波.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用[J/OL].機電工程技術(shù),2019,14(11):40-42.

      [2]張鴻艷,王中秋.人事檔案管理中人工智能技術(shù)整合應(yīng)用探尋[J].蘭臺內(nèi)外,2019,10(29):33-34.

      [3]李子林,熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設(shè),2019,11(06):10-13+9.

      [4]胡春銳,雷稚薔.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案,2019,12(01):33.

      [5]郭小磊.淺談人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用和加強應(yīng)用的必要性[J].才智,2019,14(18):259-260.

      作者簡介

      吳蕓蕓(1979-),女,漢,本科。

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