水電工程勘察設(shè)計電子檔案的管理探析

孟莉莉

摘 要：在科技的引領(lǐng)下，信息化成為趨勢，影響力遍及各行各業(yè)，水電工程勘察設(shè)計行業(yè)也參與其中，電子檔案成為核心檔案模式，其價值性更加突出?；诖?，要結(jié)合水電工程勘察設(shè)計領(lǐng)域發(fā)展實際，以信息化為背景，對電子檔案管理進(jìn)行深入探討，掌握檔案基本特點，分析存在的問題，制定科學(xué)高效的管理方略，以更換提升管理效率與質(zhì)量，為檔案價值的發(fā)揮創(chuàng)造條件，以便更好服務(wù)于水電工程勘察設(shè)計單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水電工程勘察設(shè)計;電子檔案;管理

對于水電工程，勘察設(shè)計檔案是管理領(lǐng)域不可忽視的內(nèi)容，實現(xiàn)對水利工程發(fā)展情況信息的全面收錄，通常以文本、圖形圖表以及音頻視頻等方式進(jìn)行呈現(xiàn)。在信息技術(shù)的支持下，電子檔案成為水利工程勘察設(shè)計檔案的主要載體，依托信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效存儲、管理以及應(yīng)用，信息管理方式的作用更加突出，成為制約新時期檔案管理效果的關(guān)鍵因素。基于此，要以水電工程勘察設(shè)計的電子檔案為切入點，對其管理工作進(jìn)行系統(tǒng)分析。

1 準(zhǔn)確掌握水電工程勘察設(shè)計電子檔案的特點

1.1 檔案類型凸顯多元化，全面性成為管理基本要求

鑒于水電工程的特殊性，其于諸多行業(yè)關(guān)系緊密，如機(jī)電、建筑、農(nóng)業(yè)以及通信等領(lǐng)域，這是決定水電工程勘察設(shè)計電子檔案形式多樣的根本原因。因此，在進(jìn)行電子檔案收集的時候，需要以全面性為基本原則，力求嚴(yán)謹(jǐn)性與仔細(xì)性，避免出現(xiàn)遺漏問題，維護(hù)電子檔案資源的完整性。

1.2 檔案管理深受成套性、階段性與長期性的制約

對于水電工程勘察設(shè)計檔案，成套性的特征十分顯著，主要是指獨立工程需要全面而系統(tǒng)的檔案資源，精準(zhǔn)性更高。工程檔案涉及的全部文件都是檔案的一部分?？辈煸O(shè)計單位的檔案在進(jìn)行收集與整理的過程中，成套性不容忽視，其管理過程深受這一要求的制約;水電工程勘察設(shè)計檔案是整個水電工程檔案重要組成部分，其收集歸檔滲透在整個工程項目全流程，貫穿在項目立項、可行性調(diào)查、方案設(shè)計、施工準(zhǔn)備以及建設(shè)竣工全過程。縱觀整個流程，在進(jìn)行歸檔管理的時候，需要以時間與環(huán)節(jié)為依據(jù)，落實階段性管理;水電工程通常需要經(jīng)歷較長的時間，投資巨大，檔案管理也橫跨工程立項到竣工各個環(huán)節(jié)，滲透在各個流程之中。

2 深入剖析水電工程勘察設(shè)計電子檔案管理中存在的不足

2.1 缺乏完善與規(guī)范的檔案管理模式，制約電子檔案優(yōu)勢的發(fā)揮

立足水電工程勘察設(shè)計領(lǐng)域，電子檔案引入時間不長，尚未構(gòu)建統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，電子檔案管理內(nèi)容與新時期水利水電工程設(shè)計行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在差距。盡管電子檔案管理模式得到行業(yè)肯定，也運行了相關(guān)系統(tǒng)，但是，缺乏對功能的全面應(yīng)用，電子檔案的優(yōu)勢尚未得到真正意義上的實現(xiàn)，檔案管理方式尚未健全，無法有力維護(hù)電子檔案應(yīng)用過程中真實性與完整性，誘發(fā)檔案破損與泄密問題。

2.2 檔案管理人員觀念滯后，檔案信息化素養(yǎng)嚴(yán)重不足

在電子檔案管理中，對人員要求有別于紙質(zhì)檔案，對檔案管理知識以及信息技術(shù)能力要求較高。但在水利水電工程勘察設(shè)計領(lǐng)域，電子檔案管理人員知識存在滯后性，信息素質(zhì)與技能水平不高，較多依賴傳統(tǒng)檔案管理方式，對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不到位。另外，管理人員信息技術(shù)掌握水平不高，對電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用不熟練，很難將技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮在檔案管理工作之中，檔案管理效率不高，電子檔案發(fā)展受到阻礙。

2.3 檔案管理缺乏系統(tǒng)性，與工程項目相脫節(jié)，威脅電子檔案完整性

水利工程勘察設(shè)計自身特征鮮明，與其它行業(yè)的工程設(shè)計存在較大差異，囊括勘測、規(guī)劃、施工圖設(shè)計以及竣工圖設(shè)計等，項目持續(xù)時間較長，與工程項目全過程息息相關(guān)，系統(tǒng)性尤其較強。但是，在電子檔案管理實踐中，檔案管理工作被設(shè)置在工程完結(jié)之后，與整個項目過程存在脫節(jié)現(xiàn)象，尤其是很難保證與工程環(huán)節(jié)的同步進(jìn)行，出現(xiàn)檔案積壓、遺漏、不完整等現(xiàn)象。

3 如何全面堅強水電工程勘察設(shè)計電子檔案管理工作

3.1 做好電子檔案管理準(zhǔn)備工作，將檔案管理貫徹在水電工程項目全過程

1）重視落實電子檔案管理前期準(zhǔn)備工作。針對水電工程電子檔案管理，收集是首要任務(wù)，其于檔案信息化與現(xiàn)代化關(guān)系緊密。首先，將電子檔案控制工作落到實處，以完整性與可靠性為目標(biāo)，尤其關(guān)注可讀性特征。電子文件管理系統(tǒng)對信息技術(shù)具有較強的依賴性，易逝特質(zhì)較強，因此，水電工程勘察設(shè)計電子檔案收集工作需要做好準(zhǔn)備，力求提前做好全面落實，凸顯檔案管理運行控制的功能，以維護(hù)整個檔案收集按部就班地進(jìn)行，維護(hù)資料的真實性與可靠性。

2）以電子檔案完整性、系統(tǒng)性以及可讀性為基本指導(dǎo)。為了維護(hù)水電工程勘察設(shè)計檔案的真實性，需要重點對其形成與處理環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，保證原始記錄收錄完整，為未來認(rèn)證工作奠定基礎(chǔ)。針對完整性，主要是將工程勘察設(shè)計檔案的管理工作貫徹在整個項目開展全過程，對所有設(shè)計性資料電子檔案進(jìn)行歸檔，保證全面性，防止出現(xiàn)任何資料遺漏現(xiàn)象，切實維護(hù)檔案的連續(xù)性與系統(tǒng)性。電子檔案的可讀性特征極具復(fù)雜性，其可讀性的實現(xiàn)也要以檔案收集的全面性為前提。

3.2 依托職能鑒定法，強化電子檔案內(nèi)容形式及技術(shù)的鑒定

在水電工程勘察過程中，電子檔案規(guī)模較大，需要落實鑒定工作，即確定檔案的價值性，這項工作適用于紙質(zhì)檔案以及電子檔案兩種形式。但是，電子檔案除了要進(jìn)行內(nèi)容評定之外，還需要進(jìn)行技術(shù)鑒定，目的是保證其內(nèi)容、形式以及技術(shù)特征的價值水平。因此，鑒定法的選擇至關(guān)重要，一般以職能鑒定法為核心，以便結(jié)合檔案形成機(jī)構(gòu)以及個人的職能性質(zhì)進(jìn)行電子檔案價值的準(zhǔn)確判斷。

3.3 重視電子檔案保管，力求及時性與安全性

針對水電工程勘察設(shè)計電子檔案，其在保管方面有別于紙質(zhì)檔案，復(fù)雜性更強。電子檔案以計算機(jī)系統(tǒng)為存儲載體，對其依賴性較強，但是，能夠滿足隨時隨地存儲與利用的目的。另外，還需要對存儲環(huán)節(jié)進(jìn)行關(guān)注，尤其重視載體材質(zhì)選擇與應(yīng)用。在電子檔案保管中，安全性十分重要，是不容忽視的內(nèi)容，更是重中之重，需要引起高度重視。

3.4 合理進(jìn)行水利水電工程勘察設(shè)計電子檔案的應(yīng)用

立足水電工程勘察設(shè)計檔案管理實踐，電子檔案的出現(xiàn)為其高效利用提供條件，同時，檔案利用也凸顯新特點，既能有效服務(wù)于技術(shù)人員，也能以系統(tǒng)為載體，實現(xiàn)檔案信息更大范圍上的檢索與利用。具體講，依托電子檔案管理模式，支持多種終端使用，突破時空限制，檔案檢索、查詢以及應(yīng)用效率大大提升。其次，在電子檔案應(yīng)用過程中，能夠結(jié)合檔案資料內(nèi)容，進(jìn)行針對性分析，而后實現(xiàn)人機(jī)交互，互動性更強，檔案價值發(fā)揮得更加全面，檔案利用率顯著提升。再次，電子檔案支持多種形式，融文本、圖表、視頻以及音頻等多種方式于一體，能夠更好服務(wù)于檔案的利用。

4 結(jié)束語

在信息技術(shù)的影響下，水電工程勘察設(shè)計進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展階段，要結(jié)合新時期水電工程勘察設(shè)計行業(yè)發(fā)展實際，分析其獨有特征，明確發(fā)展中存在的不足，以電子檔案管理基本原則為前提，將電子檔案管理工作落到實處，加快構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理制度，以信息化平臺與系統(tǒng)為方式，在高素質(zhì)人才的支持下，切實提升水電工程勘察設(shè)計電子檔案管理水平，以期為水電事業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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