檔案智能化庫房管理帶來空間集約化利用及服務(wù)效率提升

蔡苗苗

（國網(wǎng)寧夏電力有限公司銀川供電公司，寧夏 銀川 750001）

1 檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

為了適應(yīng)新時代檔案發(fā)展的新要求，檔案庫房需要更新管理模式進行管理。檔案安全保護綜合智能管理系統(tǒng)，應(yīng)符合《檔案建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010），《檔案設(shè)計》等與檔案安全保護有關(guān)的管理技術(shù)要求，例如《建筑標(biāo)準(zhǔn)103》。 -2008”（建筑標(biāo)準(zhǔn)103-2008）和“檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定”已經(jīng)完成，重點介紹了“十項預(yù)防措施”（盜竊，火災(zāi)和老鼠，潮濕，灰塵，高溫，光照，霉變，和有害氣體）要求，檔案庫房的安全保護需要從被動的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代，科學(xué)，智能和人性化的管理，在線使用計算機和空調(diào)，除濕機，溫濕度記錄儀或傳感器可以自動監(jiān)控檔案庫房的溫度和濕度；計算機和攝像頭，煙霧探測器和警報器的在線使用可能意味著確定檔案庫房的安全狀態(tài)自動檢測，自動報警以及自動錄像和存儲[1]。

2 檔案庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題

傳統(tǒng)的庫房管理基本上是由庫房管理人員手工完成的，存在工作量大，效率低，收集不透明，統(tǒng)計使用不便以及單一物理安全控制方法等問題。1）員工工作量大，工作效率低。由于實體是放置在架子上，從倉庫中取出或放入庫房等，因此需要通過庫房管理人員的個人記憶或查詢相應(yīng)記錄來判斷特定實體文件的位置信息，這增加了庫房管理人員的工作量，并且與庫房管理有關(guān)。人員的專業(yè)水平更相關(guān)。庫房經(jīng)理必須進行例行的溫度和濕度檢查，庫房檢查等，并且只能手動記錄檢查結(jié)果和檢查，而不能進行快速的統(tǒng)計和利用。實物檔案的存儲位置信息基本上由庫房管理員的內(nèi)存或手動記錄來判斷。在應(yīng)用物理檔案（例如咨詢和復(fù)制）期間無法快速定位位置信息，并且隨著館藏的增加，查找位置信息需要花費更長的時間。長期以來，工作效率相對較低。2）庫房管理不直觀，可視化程度低。庫房的庫存依賴于手動記錄或簡單的電子輔助記錄。除倉庫管理人員外，單位主管和其他人員無法了解庫房的實際布局，文件存放位置，庫房存放，溫度和濕度記錄，檢查等情況。在這種情況下，工作監(jiān)督很難進行。3）文件實體幾乎沒有安全控制，因此無法追溯。按照檔案八防工作的要求，目前所有單位的檔案庫房基本采取防務(wù)策略，盡量減少檔案的實際使用，僅采取防盜等安全措施。缺乏有效的監(jiān)視方法來對庫房內(nèi)的歸檔實體進行安全控制。

3 “六維一體”管理創(chuàng)新智能化庫房管理

針對上述問題，建立了“六維一體”的智能庫房管理模型，以確保電力企業(yè)的檔案管理進入更高的層次。六維集成管理模型如圖1所示，包括網(wǎng)格管理，集約管理，信息管理，標(biāo)準(zhǔn)化管理，協(xié)作管理和現(xiàn)代管理，以提高電力企業(yè)檔案和倉庫的管理水平[2]。

圖1 “六維一體”檔案管理創(chuàng)新模式

1）實施檔案網(wǎng)格化管理，創(chuàng)新組織管理結(jié)構(gòu)。實時智能庫房的網(wǎng)格管理是為了提高檔案管理的重要性，提高檔案管理的實施水平。通過網(wǎng)格管理，形成了四級管理模型。首先，以企業(yè)業(yè)務(wù)負責(zé)人為第一檔案管理負責(zé)人，確保檔案管理工作得到重視，并進行相關(guān)設(shè)施的采購和技術(shù)創(chuàng)新；企業(yè)部門首先收集，整理和分類檔案數(shù)據(jù)，并利用企業(yè)部門的專業(yè)人才來提高各部門檔案的專業(yè)化程度；引進檔案庫房專業(yè)人才，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。良好的文件管理的第一篇文章極為重要。最后，實施文件管理輪換系統(tǒng)，通過輪換管理，可以有效地了解文件管理的弊端，提高企業(yè)文件管理的整體水平。

2）創(chuàng)新檔案集約化管理模式。集約化管理模式作為電力企業(yè)檔案管理的重要手段，對提高企業(yè)檔案收集能力具有重要意義。電力公司必須在公民和法人的日常工作中使用，因此，就電力用戶而言，它們具有大量數(shù)據(jù)流。其次，電力公司的組織結(jié)構(gòu)包括縣級電力公司，鄉(xiāng)鎮(zhèn)電力公司以及各電力集團等部門，為了提高員工和用戶的檔案訪問和整體管理水平，必須進行集約化管理。集約化管理模式的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在“先垂直后水平”模型的建立上。首先，建立市縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館的集約化管理，建立三級垂直檔案館集約化。根據(jù)工作類型，部門和服務(wù)目標(biāo)對所有文件進行分類，進行水平文件密集管理，通過對水平和垂直文件進行密集管理，確保文件檢索關(guān)鍵詞的效率和有效性，提高人力資源調(diào)度和業(yè)務(wù)管理調(diào)度服務(wù)水平。

3）標(biāo)準(zhǔn)化智能庫房管理。作為一種新型的檔案管理庫房，智能檔案庫房管理既具有傳統(tǒng)的庫房管理功能又具有網(wǎng)絡(luò)化的庫房管理功能。就其標(biāo)準(zhǔn)化管理而言，必須同時考慮傳統(tǒng)倉庫管理和網(wǎng)絡(luò)庫房管理。一種是有形管理，另一種是無形管理。存在某些差異和共同點。就通用性而言，檔案管理員僅需進行相應(yīng)的管理和繼承即可確保工作的連續(xù)性。在差異化管理方面，有必要制定《網(wǎng)絡(luò)檔案平臺管理辦法》，《網(wǎng)絡(luò)檔案資源錄入管理辦法》，《在線檔案保密管理規(guī)定》等，開展在線檔案管理的各種規(guī)章制度，規(guī)范，統(tǒng)一和規(guī)范在線檔案平臺的管理[3]。

4）創(chuàng)新協(xié)同化管理模式，提升地區(qū)服務(wù)能力。隨著智能檔案庫房的建設(shè)，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了跨區(qū)域，跨空間的建設(shè)。取消了傳統(tǒng)的市縣行政區(qū)劃。鑒于智能庫房的建設(shè)，區(qū)域協(xié)調(diào)已成為檔案管理的新趨勢。這種協(xié)同包括各級協(xié)同，省市協(xié)同，市協(xié)同，市縣協(xié)同，市政系統(tǒng)和其他多級系統(tǒng)協(xié)同。在協(xié)同管理方面，要根據(jù)國家指導(dǎo)方針和省級檔案協(xié)同管理的要求，牢固建立市級協(xié)同管理體系，并按照協(xié)同管理體系實施協(xié)同管理計劃。電力企業(yè)檔案的協(xié)同管理除了要嚴格遵守國家和省級協(xié)同管理的要求外，還應(yīng)在資源共享，數(shù)據(jù)共享，人才共享等各個方面進行共享。通過數(shù)據(jù)資源共享，有利于電力企業(yè)發(fā)展全市范圍的整體服務(wù)營銷。改善服務(wù)水平的策略；其次，必須制定協(xié)調(diào)的應(yīng)對措施。面對省級重大檔案工作，縣級檔案管理部門要做好工作分配，共同努力，共同完成省市檔案研究項目，確保研究項目的廣泛性和針對性，以提高檔案館的管理水平。達到我國檔案管理水平，并提供協(xié)助以增強檔案管理實力；最后，必須確保人才共享，積極挖掘各種人才供企業(yè)使用。

4 結(jié)束語

檔案庫房的智能化管理是時代潮流，也是改善檔案管理的保證。為了做好檔案庫房的智能管理，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，提出了“六維一維”檔案管理模型，并通過創(chuàng)新的六維管理來確保智能庫房的管理水平。