提高中專學(xué)校檔案管理工作研究

談舒佳

【摘要】學(xué)校的檔案管理工作是中專學(xué)校作為學(xué)生在學(xué)校中的成長參考信息，同時對于學(xué)校的發(fā)展也是一種有力的見證。所以對學(xué)校的檔案管理工作來說，如何解決好存在的一些問題，不斷提高檔案管理的效率，對整個學(xué)校的教學(xué)管理水平及學(xué)校的整體發(fā)展的提高有著重要意義。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層及檔案管理人員應(yīng)該在日常的工作中重視檔案工作，對學(xué)校的檔案管理工作要保持較高的管理積極性。

【關(guān)鍵詞】中專學(xué)校;檔案管理;水平

一個學(xué)校在管理工作方面要想得到比較好的成果，就必須要有一個優(yōu)秀良好的管理機制，有一系列工作嚴謹?shù)娜藛T以及管理系統(tǒng)，還要保證工作開展的體系結(jié)構(gòu)能共同組成一個良好的管理機制，這是一個學(xué)校改善管理工作的必然選擇。檔案管理工作作為學(xué)校整體管理及教學(xué)質(zhì)量的評定也決定著要在這方面有一個良好的管理機制。學(xué)校在檔案管理工作人員也應(yīng)有效提高自身在這方面的專業(yè)素質(zhì)，保證在檔案管理工作出現(xiàn)問題的時候能夠及時地給出有效的解決措施。

一、準確理解檔案管理工作的重要性

要想做好該項工作，首先就要正確認識到檔案管理工作的本質(zhì)以及意義，對于一個學(xué)校來說，它自身的日常管理及教學(xué)管理都離不開師資力量以及學(xué)生素質(zhì)和教育工作的具體能力，然而學(xué)校的檔案管理工作者就是要負責(zé)這些重要信息的整合以及收集。因為對于學(xué)校來說只有根據(jù)學(xué)校的檔案資料才能夠更加科學(xué)全面地去制定學(xué)校的教育改革方案和各項工作計劃的制定，為此學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要高度重視起檔案管理工作的重要性。另外學(xué)校的管理人員還要認識到學(xué)校的檔案關(guān)乎學(xué)校內(nèi)外的所有工作，因為它不光記錄著每一位教師的職稱評定以及學(xué)生的學(xué)籍資料和各種組織關(guān)系，更記錄著學(xué)校對內(nèi)對外交流等歷史的記錄。對于學(xué)校來說學(xué)生和教師都是在不斷的變動，那這些檔案就要詳細記錄學(xué)校每一位拼搏過的教師以及學(xué)生，而檔案管理人員就是學(xué)校成長和發(fā)展的見證人，更是把這些重要資料變成檔案的關(guān)鍵人員。檔案管理工作得到了重視，檔案在學(xué)校的成長過程中也就能起到更重要的作用。

二、科學(xué)管理檔案

（一）明確收集和借閱制度。檔案工作開展的前提是保證收集到的信息資料要有足夠的準確性。這就要求學(xué)校相關(guān)部門建立一個完善的收集制度，并且在實際工作當中嚴格按照相關(guān)規(guī)定的要求來完成工作內(nèi)容，具體來說需要明確以下三方面的工作;首先工作人員，要有一個比較嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對實際工作當中產(chǎn)生的一些技術(shù)文件以及收集到的信息，做到嚴格有序的存檔檔案的登記工作，在收集完信息之后，如何對這些信息做到有序的保存也是檔案管理工作開展的必然要求之一，工作人員需要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定的要求，避免出現(xiàn)資料遺失或是資料登記工作錯誤的情況，一個井井有條的資料存儲系統(tǒng)是保證管理工作開展的必然要求。最后針對某一時間段對檔案的調(diào)用情況來說，需要建立一個完善的檔案歸還制度，嚴格登記檔案借出的時間以及檔案歸還的流程，保證在檔案歸還的時候不會出現(xiàn)流失的問題，確保檔案完整性。

（二）提高歸檔質(zhì)量和效率。為此學(xué)校的檔案管理工作者必須要嚴格地按照檔案的具體屬性以及價值等進行科學(xué)的分類和管理，而且在歸納學(xué)校檔案管理的過程中必須要做到心中有數(shù)，只有這樣才能夠真正地去提升學(xué)校檔案的利用效率。在一般情況下，檔案管理的主要對象就是學(xué)校組織的各項活動所產(chǎn)生的資料，為此檔案管理人員必須要結(jié)合學(xué)校的實際情況來篩選各種資料，要盡可能地保證選用的資料能夠比較全面地反映學(xué)校的整體工作。提高了歸檔的質(zhì)量，必然提升了檔案在日后的利用效率。

（三）存檔系統(tǒng)化以及科學(xué)化。因此學(xué)校的檔案管理人員必須要明白中專檔案管理工作并不只是簡單地去保存和提取各種資料，而是要在日常工作的過程之中將各種零散和雜亂的資料進行重組和分類，然后再按照一定的順序進行編目。在進行存檔的時候一定要按照學(xué)校的教學(xué)資料或者是課堂探究以及人事變動等本質(zhì)規(guī)律進行存檔，這樣做的目的就是當學(xué)校有需要的話可以在最短的時間之內(nèi)查找到所需要的檔案和資料。另外在學(xué)校的檔案管理過程之中，還要做好檔案的鑒定工作，該項工作的開展一般情況下都是以資料的價值作為標準，然后去重點保護一些學(xué)校的重要資料，而如果是一些已經(jīng)失效的檔案或者是資料的話就要及時的清理，這樣才能夠最大限度地保證學(xué)校資料的有效期以及價值。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力

在新的時代要求學(xué)校的檔案管理工作也需要做出一定程度的改變，管理工作人員是影響管理工作整體質(zhì)量的決定性因素之一。對于管理工作人員來說，首先需要是端正自身的工作態(tài)度，不斷提升自身在檔案管理過程中的能力，在正確理解檔案管理工作的核心內(nèi)涵的基礎(chǔ)之上，提高自身對檔案管理工作的負責(zé)任程度，這樣才能夠?qū)λ趯W(xué)校的檔案管理工作貢獻出自身的力量。對于檔案管理工作人員來說，建立一個完善的專業(yè)技能體系，這樣才能保證管理方式走到前列，通過對檔案管理模式的創(chuàng)新工作來不斷實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)技能的提升，這樣不但對學(xué)校檔案管理工作有很好的幫助作用，對管理人員自身的文化修養(yǎng)的提升也有一定的提升。隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展進步，現(xiàn)階段的檔案管理工作已經(jīng)離不開電子信息技術(shù)的應(yīng)用，所以對于管理人員來說必須要掌握必要的電子通信技術(shù)，利用先進的檔案管理技術(shù)不斷地服務(wù)于社會以及學(xué)校。

四、重視學(xué)校檔案基礎(chǔ)建設(shè)

從中專學(xué)校目前的實際情況來看，在大管理方面的一些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作并沒有做到位，缺乏較好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這對完成良好的檔案管理工作留下了不好的影響，所以對于中專學(xué)校來說，要建立一個完善的檔案管理機構(gòu)，從其他一些部門安排專門的人員來負責(zé)檔案管理，這樣才能保證檔案管理工作效率的有效提升，與此同時，還需要組織學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，不定期地對檔案管理工作的完成程度進行嚴格的檢查工作，防止在檔案管理過程當中出現(xiàn)紕漏。對于學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，主要包括對人員的培訓(xùn)以及對電子信息設(shè)備的使用，工作人員有一個高效率的信息收集辦法才能保證收集整理信息的時候有效剔除不準確不完善的內(nèi)容，但管理工作的監(jiān)察辦法不但需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，更需要其他一些工作人員的建議。

五、找出管理缺陷并及時修正

從中專學(xué)校目前的檔案管理工作本身來看，仍然存在著一些比較嚴重的問題，直接影響到了檔案管理工作本身效果的實現(xiàn)，所以工作人員需要在檔案館中不斷積極地尋找可能會出現(xiàn)的問題，并針對這些問題采取合適準確的解決辦法，這樣才能保證不會給以后的工作留下隱患。比如目前存在的一個問題就是學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作本身不夠重視，這種情況下便很難給檔案管理工作提供較好的資金以及人員方面的支持。對于這方面的問題可以組織相關(guān)工作人員進行上訪，促進建設(shè)一個完整的檔案管理制度。對于檔案管理的缺陷不單單需要工作人員重視，學(xué)校的一些相關(guān)部門也應(yīng)當采取一些積極的措施來提供幫助。

六、結(jié)語

綜上所述，做好學(xué)校的檔案管理工作對于整個學(xué)校的發(fā)展來說是非常重要的，而且我國中專學(xué)校的發(fā)展也離不開一個高素質(zhì)和高技能的檔案管理人才隊伍以及檔案管理的部門，因為從某種程度上來說只有保證檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展才能夠進一步促進中專教學(xué)事業(yè)的進步，對于學(xué)校的整體管理水平提升也有重要意義，這幾方面共同要求中專學(xué)校提高檔案管理水平。為此中專學(xué)校的檔案管理工作者必須要認清自身的責(zé)任，在此基礎(chǔ)之上通過創(chuàng)新檔案管理工作方法來促進學(xué)校檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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